Исполнение бюджета (сметы) проекта

Вряд ли вы сможете успешно реализовать проект, если не будет финансирования со стороны заказчика, того учреждения, фирмы или физического лица, с которым вы заключили договор о целевом финансировании. Поэтому в первую очередь необходимо следить за своевременностью финансирования со стороны заказчика. Принимайте все необходимые меры, если финансирование задерживается, и в любом случае активно задействуйте дополнительные привлеченные средства. Постарайтесь уяснить для себя, насколько задержка финансирования влияет на выполнение мероприятий проекта – возможно, влияние этого фактора не так существенно, как вы себе это представляете.

Проанализируйте совпадение объемов финансирования со стороны заказчика с задачами каждого из этапов проекта. Большое значение имеет то, как вы вместе с заказчиком определите сроки и объемы перечисляемых средств. Это во многом зависит от вашего плана мероприятий – возможно, большую часть расходов вы понесете на начальном этапе проекта (для покупки оборудования и др.), а может быть, наоборот. В любом случае настаивайте на индивидуальном рассмотрении потребностей вашего проекта при заключении договора.

Часто исполнители недооценивают важность отслеживания объема привлеченных средств, возможно потому, что при подготовке проектной заявки данные берутся “с потолка”, недостаточно обоснованы. И все же этот параметр имеет особое значение – он показывает дополнительный эффект от реализации проекта и состоятельность ваших управленческих решений.

Поэтому следите за наличием подтверждающих документов о привлеченных средствах. Это могут быть внутренние документы вашей организации, подтверждающие приобретение каких-либо материалов для проекта, оплату коммунальных услуг и т.п. С другой стороны, это платежные документы, передаточные акты на имущество от партнеров, спонсоров, а также любые другие возможные документы.

Постоянно отслеживайте изменения в реальных расходах по сравнению с запланированными. Самый лучший вариант, когда таких изменений нет вообще. И все же в ходе проекта приходится вносить те или иные коррективы. В любом случае вам придется обосновать такие изменения и согласовать их с заказчиком в письменном виде.

Объем привлеченного волонтерского труда должен подтверждаться табелями учета рабочего времени волонтеров, списками участников волонтерских акций. Этому параметру наряду с привлеченными средства должен быть посвящен отдельный раздел в ваших финансовых отчетах.

Наконец, бухгалтер вашего проекта обязан регулярно, а не только в период подготовки отчетности, вести соответствующую документацию. При оценке вашего проекта особое внимание уделяется наличию или отсутствию недостатков в оформлении бухгалтерских документов.