В архив организации

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года (или определенного периода, в котором они сформировались) должны быть подготовлены к оформлению, оформлены и учтены. Это нужно для обеспечения их сохранности и эффективного использования в подразделениях в течении всего оперативного периода до момента передачи дел в архив. Подготовка дел и документов к передаче в ведомственный архив включает в себя:

• систематизацию документов в делах;

• проведение экспертизы ценности документов в делах;

• оформление дел;

• составление описи дел структурного подразделения.

Перечисленные работы проходятся сотрудниками подразделений, ответственными за ведение делопроизводства, под методическим руководством и при непосредственном практическом участии заведующего архивом организации.

Перед техническим оформлением дел при необходимости проводят дополнительную систематизацию или пересистематизацию документов в делах. Для этого документы снимают со скоросшивателей и располагают в хронологической последовательности, т.е. в порядке, обратном тому, который сложился в текущем делопроизводстве. В начале дела (сверху) располагают самый ранний документ, в конце (внизу) - самый поздний.

Например: в деле под заголовком "Приказы директора предприятия с № 1 по № 95", на листе под номером 1 будет находиться первый приказ Директора от 5 января 1998 года № 1, на последнем листе - последний приказ директора от 30 декабря 1998 года № 95.

Параллельно с систематизацией проводят дополнительную полистную экспертизу ценности документов: проверку на дублетность, принадлежность к данному хронологическому периоду и данному делу. Изымают лишние экземпляры, черновики и т.п.

В случае необходимости к данной работе привлекают членов экспертных комиссий, руководителей подразделений и ведущих специалистов (например, при определении подлинности документа, принадлежности документа к данному делу и т.п.).

Оформление дел - полное или частичное, производят в зависимости от сроков хранения дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения. Частичному (неполному) - дела временного хранения (до 10 лет включительно).

Полное оформление дела включает в себя:

• нумерацию листов;

• составление заверительной надписи;

• составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов;

• переплет или подшивку;

• оформление обложки.

При частичном (неполном) оформлении допускается хранить дела скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов внутри дела, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.