Основные правила формирования дел

Исполненные документы в соответствии с номенклатурой группируют в дело.

Дела можно формировать в организации централизованно, т.е. только в службе документационного обеспечения, и децентрализовано - в документационной службе и в структурных подразделениях.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

• помещать в дело документы, оформленные в соответствии с дарственными стандартами;

запрещается оставлять в делах черновые и дублетные экземпляры документов;

• помещать в дело только исполненные документы;

• включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

• группировать в отдельные дела документы постоянного и временного хранения;

• группировать в дела документы одного календарного года,за исключением "переходящих" дел, которые формируют в течение ряда лет или какого-либо периода по

вопросам, решение которых происходит в течение ряда лет, например:

• личные дела, которые формируют в течение всего периода работы сотрудников организации;

В дело могут включаться дубликаты, черновики и дополнительные экземпляры особо ценных документов (ОЦД).

• судебные дела;

• документы учебных заведений, которые формируют за учебный год;

• дела театров, характеризующие сценическую деятельность за период театрального сезона;

• истории болезней и т.п.;

• приложения к документам, независимо от дат их подписания или утверждения, присоединяют к документам, к которым они относятся; объемные приложения могут составлять отдельный том (тома) данного дела;

• если уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним, их группируют вместе; если они утверждены как самостоятельные документы, их формируют как самостоятельные дела;

• самостоятельными делами являются также утвержденные планы, отчеты, сметы и т.п.; их группируют отдельно от их проектов;

•приложения к ним, если они имеют достаточный объем, составляют отдельный том;

• предложения, заявления и жалобы граждан, касающиеся работы организации

формируют отдельно от заявлений по личным вопросам;

• переписка формируется, как правило, в пределах календарного года, учебного года, срока созыва и т.п.; при этом документ - ответ помещается за документом - запросом;

• формировать дела по принципу: "Входящие письма", "Исходящие письма" - не рекомендуется.

Дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см, что является наиболее оптимальным условием как при оформлении, так и при использовании и хранении дел.

Дела толщиной более 4 см неудобны в обработке и использовании.

Как правило, внутри дела документы располагают в хронологическом порядке или так, чтобы последовательно освещать решение вопросов, документы по которым входят в данные дела.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, протоколы и т.п.) также группируют в хронологическом порядке.

Приказы по основной деятельности группируют отдельно от приказов по личному составу.

При больших объемах приказы по личному составу рекомендуется группировать в самостоятельные дела в зависимости от того, каких сторон деятельности сотрудников они касаются (прием, перемещение, увольнение, премирование, командировки и т.п.), в связи с тем, что приказы по данным вопросам имеют разные сроки хранения (от 3 до 75 лет).

Документы в личных делах располагают в хронологической последова-тельности по мере их поступления, начиная с заявления о приеме на работу и заканчивая заявлением об увольнении, переводе в другую организацию.

Личные карточки группируют на уволившихся в данном году в порядке алфавита по фамилиям.

Лицевые счета по заработной плате рабочих и служащих располагают в деле в порядке алфавита по фамилиям работающих.