Наименование должности

передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма итоговой записи о категориях и количестве дел

Графа четвертая "Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню"

В этой графе указывают срок хранения дела и номера статей по перечню (типовому, ведомственному).

В настоящее время основным нормативным пособием при определении сроков хранения документов в процессе составления номенклатур и отборе документов на государственное хранение и к уничтожению является "Типовой перечень". Его полное название - "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения" (М.: Главархив СССР; ВНИИДАД, 1989). Перечень держит сведения по срокам хранения типовых документов, образующий при документировании управленческой, научно-технической и производственной деятельности, в большинстве организаций.

Действующим ныне является также ряд ведомственных перечней, разработанных в 1970-1980 годах большинством министерств и ведомств на основе типовых общегосударственных перечней.

Пример:

"Перечень документов со сроками хранения Министерства связи СССР, министерств связи союзных республик и подведомственных им ор­ганизаций и предприятий связи" (М.: Радио и связь, 1984).

Ведомственные перечни дополняют и конкретизируют состав доку­ментов для определенных отраслей, устанавливают сроки хранения спе­цифических, свойственных конкретной отрасли, документов.

При определении сроков хранения документов и дел целесообразно использовать типовой и ведомственный (при его наличии) перечни. При этом за основу в каждом конкретном случае принимают один из перечней (как правило, ведомственный).

Пример:

45лет, где: 45лет - срок хранения;

204 "т.п" 204 "т.п." - номер статьи по типовому перечню.

На первом листе номенклатуры к наименованию графы 4 дают ссылку на полное название и исходные данные перечней, используемых в номенклатуре. Напротив дел, статьи к которым используют выборочно, в графе 4, рядом с номером статьи по перечню, проставляют условное обозначение перечня, статьи которого используют выборочно.

Сроки хранения в типовом и ведомственном перечнях могут быть разными на одни и те же документы.

В делопроизводстве подавляющего большинства организаций образуется ряд документов, сроки хранения которых перечнями не предусмотрены. В таких случаях сроки хранения определяют в результате совместного решения государственной архивной службы и Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) или ЭК организации. Вместо срока хранения по перечню в номенклатуре проставляют срок хранения, предусмотренный решением ЭК, а вместо номера статьи - ссылку на решение ЭК (дату и № протокола).

Пример:

___ 5 лет ____

протокол ЭК

от 06.04.98 № 1

Как показывает практика работы по экспертизе ценности документов, сроки хранения отдельных категорий документов (в частности, финансовой, первичной отчетно-бухгалтерской документации) за последнее десятилетие значительно возросли. Об этом свидетельствует ряд совместных решений, принятых государственной архивной службой и государственной налоговой инспекцией России.

При определении сроков хранения подобной документации организациям необходимо руководствоваться распоряжениями вышестоящих органов. В таких случаях в графе 4 следует давать ссылку на соответствующий распорядительный документ, в котором зафиксирован срок хранения документов данной группы.

Графа пятая - "Примечание"

В графу 5 вносят сведения о "переходящих" делах, об утрате, уничтожении дел, о передаче дел в другие структурные подразделения организации. В данной графе при необходимости можно указывать фамилии лиц, ответственных за формирование и ведение какой-либо группы или отдельно взятого дела, проставлять отметки о заведении дел, о включении новых дел, о переносе информации по документам, содержащимся в деле, на машинные носители и т.д.

В этой графе также дают ссылки на решения ЭК.