Составление номенклатур дел

СРСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ

СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ

Номенклатура дел является важнейшим документом, применяемым в практике организации делопроизводства. Она представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения.

Номенклатура дел предназначена для:

• классификации документов;

• порядка формирования дел в делопроизводстве;

• учета дел;

• группировки исполненных документов в дела;

• систематизации дел;

• индексации дел;

• фиксации результатов по экспертизе ценности документов на этапе текущего

делопроизводства при установлении сроков хранения документов;

• использования архивом организации в качестве учетного документа при работе с делами, относящимися к разряду дел с временными сроками хранения (до 10 лет включительно);

• использования в качестве основы для составления описей дел с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроками хранения;

• использования, в качестве основы, для составления актов о выделении к уничтожению

дел с истекшими сроками хранения.

Номенклатуры дел бывают трех видов:

•типовые;

• примерные;

• конкретные;

Типовые номенклатуры определяют типовой состав и сроки хранения дел для организаций определенной категории или системы.

Примерные номенклатуры устанавливают примерный состав дел тех организаций, на которые они распространяются. Этот вид номенклатуры имеет рекомендательный характер.

Независимо от наличия типовой и примерной номенклатуры, каждая организация должна иметь конкретную номенклатуру в качестве нормативного документа. Она представляет собой систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в календарном году, для данной организации (или ее структурных подразделений). При разработке конкретных номенклатур организации, входящие в единую подведомственную сеть, применяют типовые и примерные номенклатуры.

Для того чтобы квалифицированно составить номенклатуру, необходимо тщательно изучить состав и содержание всего объема организационно-распорядительной, планово-отчетной и других групп документов, образующихся в процессе деятельности организации.

Основными документами, на которых следует базироваться при составлении номенклатуры, являются:

· устав (положение) организации;

· положения о структурных подразделениях;

· классификаторы участков деятельности и кодификаторы структурных подразделений (при их наличии);

· штатные расписания;

· планы и отчеты о работе организации и ее структурных подразделений;

· номенклатуры организации за прошлые годы;

· описи дел постоянного хранения, временного хранения и по личному составу, акты о выделении документов и дел к уничтожению;

· типовые и примерные номенклатуры дел данной системы (при их наличии);

· решения Государственной архивной службы России и территориальных архивных органов об изменении сроков хранения тех или иных категорий документов.

Номенклатуру дел на предстоящий календарный год составляют на основании номенклатур структурных подразделений заранее, так чтобы утвердить и ввести ее в действие с 1 января. Ответственность за составление (корректировку) номенклатуры дел организации лежит на службе документационного обеспечения управления, номенклатур структурных подразделений - на руководителях подразделений. Работу по составлению номенклатуры строят в соответствии с приказом руководителя организации. В нем должны быть указаны сроки разработки номенклатур структурными подразделениями и представления их в документационную службу, сроки разработки номенклатуры для всей организации и представления ее на утверждение руководителю организации, а также срок введения в действие.

Разработку номенклатур структурных подразделений, как правило, возлагают на сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в организации.

Организациям с большим количеством подразделений и объемом дел целесообразно иметь кодификаторы, по которым каждому подразделению присваивают код, используемый для индексации документов и дел в подразделении. Ее проводят под непосредственным методическим руководством и при практическом участии сотрудника документационной службы и заведующего ведомственным архивом (ответственного за apхив). Заголовки дел по номенклатуре сличают с документами и делами текущего года и в случае необходимости корректируют, а также вносят дополнительные заголовки, отражающие новые или ранее не учтенные документируемые участки или вопросы деятельности.

Готовую номенклатуру подразделения сначала подписывает сотрудник, ответственный за делопроизводство подразделения, далее ее согласовывают с экспертной комиссией (ЭК) подразделения (при ее наличии) и заведующим ведомственным архивом, а затем ее утверждает руководителе структурного подразделения.

Номенклатуру дел организации оформляют на общем бланке или чистом листе формата А4. Сначала ее подписывает руководитель службы делопроизводства организации. Затем ее визирует заведующий ведомственным архивом. После одобрения номенклатуры дел ЭК организации её направляют на согласование с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. Согласованная с ЭПК apxивного учреждения номенклатура утверждается руководителем организация После этого в структурные подразделения направляют выписки соответствующих разделов.

Номенклатуры печатают в 4 экземплярах. Первый и второй экземпляры хранят в службе делопроизводства. Причем первый экземпляр находится на постоянном хранении, а второй выдают для работы. Третий экземпляр передают в архив организации в качестве учетного дoкyмeнта. Четвертый оставляют в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.

В конце каждого года номенклатуру корректируют, перепечатывают и представляют на утверждение руководителю организации и вводят в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатуру пересогласовывают с ЭПК архивного учреждения не реже, чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации номенклатуру пересоставляют и согласовывают независимо от срока ее предыдущего согласования.

Номенклатура дел организации является документом постоянного хранения и как самостоятельное дело подлежит учету по номенклатуре дел службы делопроизводства.

В организациях, не передающих документы на государственное хранение, разработанные номенклатуры ежегодно рассматривают на заседании ЭК организации. После одобрения ЭК номенклатуры утверждаются руководителем. Хранят их не менее 10 лет.

Составляют номенклатуру по форме, установленной "Основными правилами работы ведомственных архивов" (М., 1986). Номенклатура содержит в себе пять граф:

· первая - индекс дела;

· вторая - заголовок дела (тома, части);

· третья - количество дел (томов, частей);

· четвертая - срок хранения дела (тома, части) и номера статей по "Перечню";

· пятая - примечание.

Графа первая - "Индекс дела"

Каждому делу, включенному в номенклатуру, присваивается индекс, который составляется из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) организации и порядкового номера дела по номенклатуре, пределах данного подразделения или организации в целом. Индекс обозначают арабскими цифрами (например, 01-05, где 01 - индекс структурного подразделения, а 05 - порядковый номер дела в пределах, данного структурного подразделения).

Порядок индексирования подразделений должен быть изложен в основном нормативном документе по документационному обеспечению управленческой деятельности - инструкции или стандарте предприятия по ведению делопроизводства в организации.

Однородным (типовым) делам, имеющимся в большинстве структурных подразделений (копии приказов руководителя организации, планы и отчеты о работе отделов, положения об отделах, должностные инструкции, распоряжения начальников подразделений, документы с грифами "Для служебного пользования", "Конфиденциально", номенклатуры дел подразделений и описи дел, передаваемых в архив и т.п.) целесообразно присваивать единые индексы. Так, например, во всех подразделениях, дело с копиями приказов руководителя организации будет учтено под одним номером - 05. Такой порядок индексирования дел значительно облегчает работу с документами как управленческого так и производственного персонала при поиске информации по документам, при учете и формировании дел, экспертизе ценности документов (в частности, при отборе документов с временными сроками хранения к уничтожению) и т.п.

Личные дела сотрудников также вносят в номенклатуру пододниминдексом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, данному делу присваивают индекс дела предыдущего года.

Графа вторая - "Заголовок дела (тома, части)"

В эту графу номенклатуры включают заголовки дел (томов, частей отражающих документируемые участки и вопросы деятельности организации. Этот порядок имеет место и в общественных организациях (например, профсоюзной, добровольных обществах, подразделениях или органах, действующих на общественных началах, комиссиях, советах) и т.п. Временно действующие органы (например, ликвидационные комиссии) придерживаются того же порядка.

Если организация подлежит ликвидации и в составе ее дел оказались незавершенные делопроизводством дела, то их необходимо включать в номенклатуру организации-правоприемника.

В номенклатуру включают также справочные картотеки, журналы и картотеки регистра-ции документов (входящих, исходящих, внутренних, с грифом "Для служебного пользования", учета печатей и штампов и т.п.), дела с размноженными для работы копиями документов.

Заголовки дел (в т.ч. картотек и журналов), не завершенных в течение одного года или ряда лет, являются "переходящими". Их вносят в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. При этом в графе 5 -"Примечание" делают отметку - "переходящее".

Заголовок в обобщенной форме должен четко отражать состав и содержание документов дела.

Пример:

"Приказы руководителя организации по основной деятельности";

"Документы (договоры, соглашения, планы, отчеты и др.) об установлении производственных связей с организациями".

Не допускаются формулировки типа: "Исходящая переписка", " Общая переписка", "Входящие письма", "Разное"и т.п.

Элементы заголовка располагают в следующей последовательности:

· название вида документа (приказ, протокол, план и т.п.);

· название вида дела (переписка, документы, журнал, картотека и т.п.);

· название автора документа (организации, структурного подразделения, должностного лица);

· название организации, которой будет адресован или от которой будут получены

· документы (адресат или корреспондент документа);

· краткое содержание документов дела;

· название местности, с которой связано содержание документов дела;

· даты (период) документов дела ("План проведения научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ института на 2005 год").

Если разные документы по какому-либо одному вопросу связаны между собой последовательностью делопроизводства, то заголовки на такие дела, как правило, начинаются с термина "Дело" или "Документы".

Термин "Документы" применяют и в тех случаях, когда они связаны между собой процессом решения одного или нескольких взаимосвязанных вопросов.

Личные дела вносят в номенклатуру под общим заголовком.

Пример:

"Личные дела сотрудников, принятых на работу в 1998 году".

В заголовках дел, содержащих распорядительные документы одной разновидности, название последней указывают во множественном числе. Название организации - автора документа записывают кратко или указывают ее общее видовое название (завод, институт, инспекция, лаборатория и т.п.).

Пример:

"Приказы директора института о приеме, перемещении и yвoльнeнии сотрудников"; "Приказы директора 000 "Фармацевт" по основной деятельности".

Если ожидается, что дело будет состоять из нескольких томов (частей), и содержание его будет уточняться в процессе управленческой и производственной деятельности, то к нему составляют общий заголовок.

При необходимости в заголовок дела в конце года можно вносить дополнения и уточнения (проставить номера документов, даты, географические названия, уточнить тематику и т.п.).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывают название корреспондента и вопрос, по которому она ведется. Если корреспондентов несколько, то можно указать одного или двух - основных. Возможен вариант и без указания корреспондентов.

Пример:

"Переписка с ЗАО "Прогресс" о поставке продукции";

"Переписка с ЗАО "Прогресс" и др. предприятиями о ремонте оборудования";

"Переписка об организации совещаний, семинаров, обмене опытом и научно-технической пропаганде".

В делах, содержащих плановую и отчетную документацию, указывают период (месяц, квартал, год), на (за) который составлен данный документ.

Пример:

"План научно-исследовательской работы института на I квартал 2005 года";

"Отчет о проведении научно-исследовательских работ института за
I квартал 2005 года".

Важным этапом работы является систематизация заголовков дел. В настоящее время в номенклатурах организаций преобладает принцип систематизации дел в соответствии с утвержденной структурой организаций

Названия разделов номенклатуры при таком построении обычно соответствуют названиям отделов, отделений, цехов, самостоятельных лабораторий, секторов, общественных организаций и т.п.

Первый раздел номенклатуры соответствует подразделению документационного обеспечения управленческой деятельности (канцелярия, секретариат и т.п.), независимо от его места в структурной схеме организации, т.к. в данном подразделении формируется наиболее важная для организации в целом распорядительная документация (уставы, положения, протоколы, приказы и т.п.).

В пределах подразделений заголовки располагают в соответствии со степенью важности документов и их взаимосвязью. В начале располагают дела с организационно-распорядительной документацией, затем с планово-отчетной. Заголовки, требующие систематизации по географическому, именному, корреспондентскому и другим признакам, располагают по алфавиту географических названий, фамилий, корреспондентов и т.д.

В организациях с небольшим объемом документооборота или не имеющих структурного деления номенклатуры строятся в соответствии с содержанием управленческих функций и направлениями деятельности.

Графа третья - "Количество дел (томов, частей)"

Эту графу номенклатуры заполняют по окончании календарного года. Она предназначена для фиксации факта заведения дел. Ее данные используют при составлении итоговой записи к номенклатуре о категориях и количестве дел, заведенных в определенном году в организации. В состав итоговой записи входят сведения о категориях и количестве дел, образовавшихся в организации в течение года, в том числе по срокам хранения - постоянного, временного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно, "переходящих" и с отметкой "ЭПК"). Службы делопроизводства и архивы используют эти данные для определения состава и объ­емов образующихся ежегодно дел, что позволяет планировать мероприятия по совершенствованию работы с документами, определять объемы дел разных категорий, а следовательно перспективы использования и расширения архивных площадей и т.п.

Периодически эти сведения вносят в "Паспорт архива учреждения, организации, предприятия" по состоянию на 1 января следующего года. Паспортизация архивов проводится под методическим руководством местных архивных учреждений России.

Федеральная Архивная Служба Российской Федерации обобщает и анализирует данные, представляемые архивными учреждениями России, для совершенствования работы по развитию архивного дела в стране.