X. Прием, регистрация, направление на исполнение обращений граждан

10.1. Обращениями граждан являются заявления, письма, жалобы. Обращения граждан принимаются, регистрируются и передаются на исполнение с учетом правил, изложенных в пунктах 7.1., 9.2. настоящей Инструкции.

10.2. Если в обращении не указаны фамилия, имя, отчество, домашний адрес (при его отсутствии - место работы) заявителя, то такое обращение признается анонимным, регистрации не подлежит, но оно представляется должностному лицу, которому оно адресовано, для ознакомления с его содержанием.

10.3. Обращения, по которым требуется направить ответ в Администрацию Президента РФ, Правительство РФ, Федеральное Собрание РФ, Главе администрации Архангельской области и другие органы государственной власти, ставятся на особый контроль.

10.4. При личном приеме граждан должностным лицом обращения также подлежат регистрации в журнале приема граждан по личным вопросам, который ведет принимающий. Прием граждан по личным вопросам ведется Главой МО «Котлас», Первым заместителем Главы МО «Котлас», руководителем органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас», в соответствии с графиком, утвержденным соответствующим должностным лицом.

10.5. Ответ гражданину оформляется в виде официального письма с учетом следующих требований:

1) на всех экземплярах ответа в нижнем левом углу указывается исполнитель в соответствии с п.п. а и б п. 3.15 настоящей Инструкции;

2) ответ на обращение гражданина, подписываемый Главой МО «Котлас», Первым заместителем, заместителем по социальным вопросам, содержит на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа визу согласования с руководителем того органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас», работником которого является исполнитель ответа.

10.6. Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе журнала указывается регистрационный номер первого обращения. В правом верхнем углу регистрационной карточки делается отметка «повторно», при этом подбирается вся предшествующая переписка.

Повторными следует считать обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения обращения, т.е. прошло более 30 дней или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

10.7. Обращения одного и того же лица по тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в один орган, учитываются под регистрационным номером первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь.

10.8. Письменный ответ на обращение гражданина должен быть дан в 30-дневный срок с момента его поступления. В случае устного ответа делается соответствующаязапись в журнале.

10.9. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы в соответствии с действующим законодательством.

10.10. Если в обращении поставлены вопросы, решение которых не относится к компетенции администрации МО «Котлас», не позднее, чем в пятидневный срок, заявителю сообщается об этом, и, по возможности, даются рекомендации, куда ему необходимо обратиться. Пятидневный срок исчисляется с момента поступления документа в тот орган или структурное подразделение, которое должно дать ответ.

10.11. В случае, если в интересах гражданина обратился депутат законодательного (представительного) органа, ответ дается в два адреса: и депутату, и гражданину. Если к обращению депутата не приложено заявление гражданина, в чьих интересах депутат действует, ответ дается только в адрес депутата.

10.12. Контроль за своевременным разрешением обращений граждан осуществляется специалистом по ОКР по регистрационно-контрольным карточкам.

10.13. Жалобы, адресованные на имя Главы МО «Котлас» и поставленные на контроль, должны быть возвращены после их рассмотрения специалисту по ОКР со всеми материалами, которые использовались для проработки ответа.

10.14. Отчеты по работе с обращениями граждан по установленной форме ежеквартально представляются Главе МО «Котлас» помощником Главы МО «Котлас» по связям с общественностью.

10.15. Жалобы граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, а также документы по личному приему граждан оформляются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторных обращений или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.

10.16. Срок хранения обращений граждан – 5 лет. Регистрационно-контрольные карточки после исполнения обращений переносятся в справочную картотеку, где хранятся в течение 5 лет.

Ответственность за сохранность документов по обращениям граждан несет специалист по ОКР (специалист органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас», ответственный за делопроизводство).

10.17. По истечении установленного срока хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению в установленном порядке.

XI. Организация контроля исполнения документов, поручений и резолюций в администрации МО «Котлас»

11.1. Осуществление контроля исполнения документов, поручений и резолюций включает следующие этапы:

1) постановка на контроль;

2) контроль исполнения;

3) снятие с контроля исполнения;

4) учет и анализ результатов исполнения.

11.2. Обязательному контролю исполнения подлежат:

1) указы, распоряжения и поручения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации;

2) поручения, постановления и распоряжения Главы администрации Архангельской области, решения Правительства администрации Архангельской области, решения Архангельского областного Собрания депутатов;

3) решения Собрания депутатов МО «Котлас», поручения, постановления и распоряжения Главы МО «Котлас»;

4) обращения депутатов всех уровней;

5) резолюции Главы МО «Котлас» на критических материалах в адрес Главы МО «Котлас», администрации МО «Котлас», опубликованных в средствах массовой информации.

11.3. Заместители Главы МО «Котлас», руководители органа или самостоятельного структурного подразделения администрации МО «Котлас», несут ответственность за координацию, общее состояние работы по контролю своевременности и полноте исполнения контролируемых документов в подчиненных им органах или структурных подразделениях администрации МО «Котлас», определяют исполнителей, которые представляют информацию о выполнении контролируемых документов специалисту по ОКР (специалисту органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас», ответственному за делопроизводство).

11.4. Срок выполнения распорядительных документов органов государственной власти и управления, если он не определен в документе или в резолюции Главы МО «Котлас», устанавливается продолжительностью один месяц и исчисляется с даты наложения резолюции.

Поручения с пометкой «срочно» исполняются в течение трех дней, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов – в течение десяти дней.

11.5. Указания по обеспечению исполнения документов (кому поручается исполнение, содержание действия, срок исполнения, подпись, дата) фиксируются в контрольной карточке, прилагаемой к документу.

Специалистом по ОКР ставятся на контроль и в течение дня передаются для исполнения исполнителям:

1) решения Собрания депутатов МО «Котлас», предусматривающие контроль исполнения со стороны администрации МО «Котлас»;

2) поручения, данные на совещаниях, проводимых Главой МО «Котлас» или лицом, исполняющим его обязанности;

3) резолюции Главы МО «Котлас» на критических материалах в адрес Главы МО «Котлас» и администрации МО «Котлас», опубликованных в средствах массовой информации.

11.6. По поручению Главы МО «Котлас» или заместителя Главы МО «Котлас», ответственного за исполнение постановлений и распоряжений Главы МО «Котлас», могут проводиться внеочередные проверки исполнения распорядительных актов специалистом по ОКР.

11.7. Постановления и распоряжения Главы МО «Котлас» снимаются с контроля Главой МО «Котлас».

11.8. Специалист по ОКР:

1) ежемесячно представляет руководителю Аппарата Главы МО «Котлас» сведения о состоянии исполнения распорядительных документов, находящихся на контроле;

2) еженедельно (каждый понедельник) направляет напоминания о документах, подлежащих исполнению, о сроках и задержках информации по исполнению распорядительных документов исполнителям.

11.9. Контролю в органах и структурных подразделениях администрации МО «Котлас», подлежат:

1) документы органов государственной власти и управления;

2) решения Собрания депутатов МО «Котлас»;

3) постановления и распоряжения Главы МО «Котлас», а также поручения Главы МО «Котлас», касающиеся деятельности органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас» и поступившие непосредственно этому органу или структурному подразделению.

Контроль за фактическим исполнением указанных документов осуществляет руководитель органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас».

11.10. При уходе в отпуск, выезде в командировку или болезни сотрудник администрации МО «Котлас» передает находящиеся у него на исполнении документы другому специалисту по указанию непосредственного руководителя.

11.11. Руководитель органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас» лично следит за сроком, качеством подготовки проекта, его согласованием, своевременностью представления его на подпись уполномоченному лицу.

11.12. Исполненные документы передаются специалисту по ОКР (специалисту органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас», ответственному за делопроизводство), который направляет их на снятие с контроля соответствующему должностному лицу.

XII. Организация архивного дела в администрации МО «Котлас»

12.1. Ежегодно, в срок до 25 декабря, орган или структурное подразделение администрации МО «Котлас» составляют номенклатуру дел, которая вводится в действие с 1 января следующего года.

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органах или структурных подразделениях администрации МО «Котлас», с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

При составлении номенклатуры дел орган или структурное подразделение администрации МО «Котлас» руководствуются Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68.

12.2. Номенклатура дел:

1) органа или самостоятельного структурного подразделения администрации МО «Котлас» утверждается руководителем органа или самостоятельного структурного подразделения;

2) Аппарата Главы МО «Котлас» - утверждается Главой МО «Котлас».

12.3. Один раз в пять лет номенклатура дел органа или самостоятельного структурного подразделения администрации МО «Котлас», Аппарата Главы МО «Котлас» согласовывается с экспертно-проверочной комиссией при Управлении по делам архивов администрации Архангельской области.

12.4. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, в нее вносятся данные о заведенных в течение года делах.

12.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

1) в дела помещать документы, по виду и содержанию соответствующие заголовкам дел по номенклатуре;

2) помещать в дела только исполненные документы, правильно оформленные, т.е. с наличием необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии, к т.п.:

3) помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;

4) группировать в дела документы одного календарного года (за исключением переходящих дел);

5) в дело не подшиваются документы, подлежащие возврату, неисполненные, лишние экземпляры, черновики;

6) сформированное дело не должно превышать 250 листов (если дело превышает установленные нормы, следует формировать документы, относящиеся к данному делу, в два или несколько томов под одним и тем же индексом).

12.6. Ответственность за полноту, качество оформления, формирование, учет и сохранность документов и дел в органах или структурных подразделениях администрации МО «Котлас» до передачи на архивное хранение несут руководители указанных органов и структурных подразделений.

12.7. По истечении срока хранения дел в подразделениях администрации документы постоянного хранения передаются в муниципальный архив.

Дела временного хранения (до 5 лет) хранятся до истечения срока хранения в органах и структурных подразделениях администрации МО «Котлас».

12.8. Для передачи дел на архивное хранение их оформляют. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, подшивке или переплету, нумерации листов, составлению заверительной подписи.

Обложка при заведении дела оформляется в соответствии с установленными стандартами и содержит следующие сведения:

1) наименование органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас» или выборного должностного лица (Глава МО «Котлас»);

2) наименования документов, содержащихся в деле (постановления, распоряжения, приказы и т.д.);

3) начало, окончание регистрации, срок хранения (постоянно, временно).

Надписи на обложках производятся четко, светостойкими чернилами или тушью. Составляются описи дел, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного хранения и дела по личному составу.

12.9. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером с указанием индекса дела по номенклатуре.

Заголовок дела, которое вносится в опись, должен соответствовать заголовку дела на обложке и в номенклатуре дел.

12.10. Описи дел составляются в четырех экземплярах. Описи дел Аппарата Главы МО «Котлас» подписываются специалистом по ОКР и утверждаются руководителем Аппарата Главы МО «Котлас». Описи дел органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас», подписываются специалистом данного органа или структурного подразделения администрации, ответственным за делопроизводство, и утверждаются руководителем органа или структурного подразделения администрации. Три экземпляра описи вместе с документами передаются в муниципальный архив, один экземпляр с отметкой о приеме дел в архив остается в органе, структурном подразделении, передавшем дело на хранение.

12.11. Дела временного хранения (до 10 лет) не подшиваются, не нумеруются, описи не составляются. Учет ведется согласно номенклатуре дел.

12.12. До передачи в муниципальный архив дела с постоянным сроком хранения, образовавшиеся в подразделениях, хранятся по месту их формирования.

12.13. Архивный отдел администрации МО «Котлас» оказывает методическую и практическую помощь в организации учета документов.

Учет документов предполагает ежегодное составление описи на завершенные делопроизводством дела постоянного и долговременного хранения.

12.14. В муниципальный архив при архивном отделе администрации МО «Котлас» передаются дела с постоянным сроком хранения после истечения 5 лет со дня их завершения.