VIII. Исполнение документов

8.1. Сотрудник, которому, согласно резолюции должностного лица, его заместителя или руководителя органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас» (далее – должностного лица), дано поручение об исполнении поступившего документа, подготовке нового документа, является исполнителем документа.

8.2. Исполнитель документа должен выполнить поручение в соответствии с резолюцией должностного лица в сроки, указанные в резолюции. Если срок исполнения в резолюции не указан, применяется срок, установленный для исполнения такого рода документов.

8.3. Установленный должностным лицом в поручении или резолюции срок может быть продлен только им самим.

8.4. При необходимости продления срока исполнения документа исполнитель не позднее, чем за три дня до истечения установленного срока, представляет на имя соответствующего должностного лица мотивированную просьбу о продлении срока исполнения документа. Если исполнитель не обратился с просьбой о продлении срока исполнения документа или должностное лицо не продлило срок исполнения, документ считается не исполненным в срок.

8.5. В случае, если срок исполнения документа нарушен, работник несет дисциплинарную ответственность за нарушение исполнительской дисциплины, если причины нарушения срока не будут признаны должностным лицом уважительными.

8.6. Исполнитель к документу прилагает лист рассылки, в котором указываются адресаты, которым необходимо направить документ.

8.7. Документ, представляемый на подпись Главе МО «Котлас», оформляется на бланке Главы МО «Котлас». Подготовленный исполнителем проект документа за подписью Главы МО «Котлас» (за исключением проектов постановлений и распоряжений Главы МО «Котлас») в одном экземпляре представляется исполнителем непосредственно или через специалиста, ответственного за делопроизводство, в канцелярию, которая проводит проверку документа на предмет его грамотного составления и на предмет правильности его оформления в соответствии с Инструкцией и производит соответствующую корректировку.

8.8. Срок проведения проверки документа – в течение одного рабочего дня, а в экстренном случае – немедленно.

После проверки документ возвращается исполнителю или специалисту ответственному за делопроизводство, сообщением по телефону или помещается в соответствующую ячейку в приемной Главы МО «Котлас» (каб.206).

Документ проверяется специалистом канцелярии повторно после внесения изменений с целью удостоверения правильности их внесения. Если документ оформлен без замечаний, он возвращается исполнителю или специалисту, ответственному за делопроизводство, в указанном выше порядке, для доукомплектования.

8.9. Документ, представляемый на подпись руководителю органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас», оформляется на бланке отдела или управления администрации МО «Котлас» и представляется на подпись руководителю органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас» через специалиста органа или структурного подразделения, ответственного за делопроизводство.

8.10. В случае оформления документа, указанного в п. 8.7. настоящей Инструкции, за подписью Главы с нарушением Инструкции… специалист канцелярии возвращает его исполнителю с замечаниями, после чего документ снова проверяется специалистом канцелярии.

Правильно оформленный документ специалист канцелярии (специалист органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас», ответственный за делопроизводство) передает главному специалисту по ОКР Аппарата Главы МО «Котлас», руководителю Аппарата Главы МО «Котлас», руководителю органа администрации МО «Котлас» на подпись.

8.11. После подписания документа Главой МО «Котлас», руководителем Аппарата Главы МО «Котлас» главный специалист по ОКР передает его в канцелярию Аппарата Главы МО «Котлас» для присвоения регистрационного номера.

8.12. После присвоения документу регистрационного номера документ передается главному специалисту по ОКР, который на двух экземплярах (на финансовых документах – на трех экземплярах) документа ставит печать с изображением логотипа МО «Котлас», на остальных экземплярах, являющихся копиями документа, ставится факсимиле Главы МО «Котлас», печать Аппарата Главы МО «Котлас».

8.13. Оформленный документ передается главным специалистом по ОКР в канцелярию Аппарата Главы МО «Котлас» для отправки согласно листу рассылки (приложение № 12) тем адресатам, которые находятся в администрации МО «Котлас». Рассылку копий документов за пределы администрации МО «Котлас» (в предприятия, учреждения и организации) осуществляет исполнитель документа.

8.14. В случае, если документ подписан руководителем органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас», его регистрацию и рассылку осуществляет специалист, ответственный за делопроизводство, того органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас», где документ был исполнен.

IX. Взаимодействие администрации с Собранием депутатов МО «Котлас».