VII. Прием, регистрация, учет и направление документов на исполнение

7.1. Поступающие в администрацию МО «Котлас» документы принимаются, учитываются и регистрируются:

1) специалистом по ОКР в случае, если они поступили в адрес Главы МО «Котлас», Аппарата Главы МО «Котлас»;

2) специалистом органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас», ответственным за делопроизводство, в случае, если они адресованы руководителю или работнику органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас».

7.2. Не подлежат регистрации:

1) телеграммы и письма оразрешении командировок и путевок;

2) сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня;

3) наряды, счета на оплату;

4) рекламные извещения, плакаты, программы совещаний;

5) прейскуранты цен;

6) поздравительные письма и пригласительные билеты;

7) бухгалтерские документы;

8) периодические издания;

9) анонимные письма.

7.3. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах. В нижнем правом углу входящего документа проставляется регистрационный штамп установленной формы.

7.4. Неправильно адресованные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

7.5. При обнаружении неполного комплекта документов (отдельных их листов) или приложений к ним, указанных в документе, специалистом по ОКР составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается у него, другой приобщается к поступившему документу, а третий посылается отправителю.

7.6. В случае, если поступившие документы повреждены, на оборотной стороне последнего листа поврежденного документа делается надпись «Документ получен в поврежденном виде».

7.7. После регистрации документа конверт уничтожается, за исключением случая, когда только по конверту можно установить адрес отправителя либо дату отправления (получения) документа.

7.8. На пакетах с пометкой «лично» проставляются дата поступления и учетный номер, пакеты передаются адресатам без вскрытия и учитываются в обычном порядке по реквизитам, указанным на конвертах.

7.9. Документ, поступивший до 15 часов, регистрируется в день поступления, поступивший после 15 часов может быть зарегистрирован датой следующего дня.

7.10. Информация о зарегистрированных документах хранится в течение трех лет.

7.11. Поступившие на имя Главы МО «Котлас» документы докладываются ему специалистом по ОКР и, согласно резолюциям Главы МО «Котлас», передаются работникам на исполнение. Поступившие в адрес органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас» докладываются руководителю и также передаются указанному в резолюции работнику на исполнение.

7.12. После рассмотрения поступивших документов соответствующим должностным лицом, резолюция о характере и порядке исполнения документа заносится в соответствующую графу журнала или регистрационной карточки и направляется исполнителю.

7.13. При необходимости документ, поступивший исполнителю на исполнение, может передаваться в другой орган или структурное подразделение администрации МО «Котлас» (должностному лицу) для разъяснения отдельных положений либо решения вопросов, находящихся в компетенции данного органа, структурного подразделения (должностного лица). В данном случае переадресация в журнале входящей корреспонденции не производится, и при поступлении в другой орган, структурное подразделение (другому должностному лицу) документ может не регистрироваться. Данный документ вместе с ответом передается органу, в структурное подразделение (должностному лицу), направившему документ для дачи разъяснений. Аналогичным образом передаются и запросы, касающиеся вопросов внутренней работы администрации, сопроводительные письма о рассмотрении либо согласовании документов от одного органа, структурного подразделения администрации МО «Котлас» в другой.

7.14. Если в резолюции указано два и более исполнителей, то ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым. Он имеет право созыва исполнителей, которые в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов, их исполнение. Ответственный исполнитель в случае необходимости получает от соисполнителей информацию в определенный им срок для дальнейшего ее обобщения.

7.15. Корреспонденция доставляется исполнителям в течение рабочего дня и передается без расписки в получении, но с отметкой в журнале или регистрационной карточке, кому и когда передан документ. Корреспонденция доставляется немедленно, если в резолюции указано «Срочно исполнить».

7.16. На документах, по которым поставленные вопросы решены в оперативном порядке, специалистом по ОКР на первой странице делается отметка, когда и как решен вопрос, заверяется подписью и сообщается об этом заинтересованной организации или лицу.