Понятие и режим работы электронной почты

Известно, что эффективные средства коммуникации играют чрезвы­чайно важную роль во многих сферах человеческой деятельности. При от­сутствии хорошей связи в бизнесе (например, с отдаленным торговым отде­лением) соотношение прибыль/потери вряд ли будет хорошим. Поэтому пра­вильно поступают те компании, которые осознают важность коммуникаци­онных средств, в том числе и электронной почты. Никому не нравится по­долгу набирать телефонные номера, а хороший программный пакет электронной почты позволяет избежать этой процедуры и просто "положить" со­общение на стол адресата. В большинстве программ электронной почты су­ществует возможность сопроводить сообщение файлами, содержащими гра­фические изображения, программы, длинные ответы и др. Наверняка, вам хочется оценить, действительно ли вы нуждаетесь в электронной почте. По­ставщики средств электронной почты, конечно же, скажут, что она вам нуж­на. Однако следует учесть, что электронная почта, может иметь и свои не­достатки. В некоторых системах, например, вам необходимо находится за вашей рабочей станцией, чтобы не пропустить уведомление о получении со­общения. Если вы пропустите это уведомление, то придется специально за­глянуть в ваш почтовый ящик. Правда, если в ЛВС под управлением Net Ware системы электронной почты использует средство Send для уведомления поступившей корреспонденции, то это уведомление будет расположено в нижней строке вашего экрана до тех пор, пока вы не введете комбинацию клавиш Ctrl - Enter. В системе электронной почты для компьютеров Macin­tosh значки меню Apple будут мигать до тех пор, пока вы не войдете в сис­тему обслуживания электронной почты. Другим важным фактором являются структура и размеры вашего офиса. Если он не велик и рабочие места со­трудников расположены близко друг от друга, то, возможно, вам электронная почта не нужна. Помимо стоимости программ электронной почты дискового пространства на сервере, вы сэкономите также и на административных затра­тах. В маленько организации записка, положенная на стол, может быть не менее эффективной, чем полученная по электронной почте. Не нужно стре­миться к высокой технологии только ради нее самой.

Если же ваша компания территориально разбросана, если ваш офис очень большой или в нем установлены перегородки, разделяющие сотрудни­ков, и, наконец, если вам трудно собрать всех нужных исполнителей вместе для обсуждения проектов, то электронная почта может быть весьма полез­ной. В самом деле, если количество времени, затрачиваемое на то, чтобы со­брать людей вместе, превышает время самого заседания, то в этом случае бу­дет представлять интерес не только система электронной почты, но и про­граммное обеспечение для координации деятельности рабочих групп.

Большинство средств электронной почты стоят недешево. Поэтому для малых ЛВС цена самой программы может иметь определяющее значение. Однако в больших рабочих группах, где электронная почта связывает разно­родные компьютеры и сети, определяющими будут все же затраты на поддержку работоспособности электронной почты и обучение персонала. По­этому если поставщик может предложить техническое обслуживание и обу­чение персонала, и его продукт способен связать все ваши компьютеры, то вам следует предпочесть именно его.

Вообще говоря, системы электронной почты не слишком просто уста­навливать и обслуживать. Программы электронной почты нужно считать программным обеспечением такого же класса, как и программное обеспече­ние файлового сервера. Его должен устанавливать сетевой администратор, который также заполняет списки пользователей и указывает все подключен­ные межсетевые мосты (если они имеются). Управлять же электронной по­чтой достаточно легко, но для больших систем, требующих включения меж­сетевых мостов и компьютерных шлюзов, помощь опытного специалиста может оказаться весьма полезной.

Еще один важный вопрос касается тоге, возможна ли стыковка систе­мы электронной почты с компьютером и операционными системами разного типа, используемыми в вашем офисе. Некоторые программные продукты имеют возможности для стыковки с пользователями Macintosh, OS/2, Win­dows или даже New Wave в дополнение к версии для DOS, которые предла­гают практически все системы. Если вы хотите разделять почту с пользова­телями рабочих станций UNIX, вы должны убедиться, что поставщик элек­тронной почты предлагает систему UUCP (UNIX - to UNIX Copy - копирова­ние из UNIX в UNIX) или SMTP (Simple Mail Transfer Protocol - простой протокол передачи почтовых сообщений) через шлюз UUCP или SMTP поль­зователя UNIX могут, обмениваются электронной корреспонденцией с ком­пьютерами других типов.

Некоторые средства для электронной почты поддерживают небольшое число сетевых ОС. Другие средства будут работать с любой ЛВС, которая поддерживает файловую систему, принятую в DOS. Все системы предлагают, по крайней мере, примитивный текстовый редактор, а некоторые предлагают также графический редактор. Некоторые продукты имеют ограничение на число и типы файлов, которые вы можете присоединить к почтовым сооб­щениям. Если вы не хотите, чтобы посторонние могли прочитать вашу кор­респонденцию, то необходимо, иметь, в виду, что не все системы электрон­ной почты кодируют почтовые сообщения.

Использование специальных средств доставки

Мост для электронной почты соединяет две однотипные системы электронной почты. Когда почтовая служба в вашей ЛВС посылает сообще­ние другой почтовой службе, то она должна поместить его в специальную оболочку - «конверт», и выполнить некоторую дополнительную работу для

доставки сообщения в другую почтовую службу.

Для отправки почты по городу или по стране почтовая служба-источник ищет в списке адресов компаний номер телефона другой почтовой службы. Затем она связывается с нужной почтовой службы через модем и передает сообщение. Принимающая почтовая служба после получения сооб­щения вскрытия «конверта» обрабатывает полученное сообщение так же, как любое внутренние отправление - просто передает его адресату через ЛВС.

В отличие от моста шлюз электронной почты производит перевод из одного формата сообщения в другой, если почтовые службы используют от­личающиеся почтовые системы. Иногда такой перевод - это просто измене­ние адресной информации, а иногда - гораздо более сложная операция. По крайней мере, при переводе почти всегда приходится производить преобра­зование из одной системы идентификации пользователей в другую, исполь­зуемую в данной почтовой системе.

Возможно, что вам понадобится такой шлюз, если вы имеете дело с коммерческими службами электронной почты, такими как EasyLink фирмы Western Union AT&T Mail. Он обеспечит сбор исходящей из ЛВС информа­ции, по периодическому графику войдет в диалог с глобальной системой электронной почты, передаст исходящие сообщения и примет поступающие. Некоторые службы поставляют также собственное программное обеспечение для межсетевых шлюзов, которое осуществляет распределение сообщений между сетевыми системами электронной почты тем же способом, что и гло­бальная служба электронной почты.

Электронная почта является встроенным в сетевую ОС средством, по­зволяющим передавать отчеты, таблицы, диаграммы, рисунки и т.п. между компьютерами ЛВС. Существует как в локальных, так и в глобальных сетях. В простейшей форме электронная почта есть средство обмена текстовыми файлами. При наличии ЛВС этого можно добиться, посылая сообщение в почтовую директорию адресата на сервере так, чтобы он мог получить это сообщение. Однако это не способно защитить эту информацию от НСД или случайного уничтожения. Тем не менее, большинство почтовых систем в своей основе используют этот метод в сочетании с различными методами ко­дирования содержимого файлов или методами ограничения доступа к дирек­ториям и файлам.

Электронная почта существует не только внутри ЛВС. Можно стать абонентом коммерческих систем, предоставляющих услуги электронной поч­ты. Эти более сложные системы могут передавать сообщения на большие расстояния через обычные или специально выделенные телефонные линии с использованием модемов или через мосты или шлюзы между ЛВС. Для пе­редачи сообщения вы обращаетесь через модем по определенному номеру телефона, представляетесь и приступаете к выводу команд электронной поч­ты. Можно составлять свое сообщение в режиме on-life, т.е. во время сеанса, но если стоимость обслуживания зависит от времени сеанса, в течение кото­рого вы были связаны с системой, то дешевле сначала составить свое сооб­щение в виде файла, а потом подключиться.