Функциональная организационная структура предприятия

Организационная структура предприятия отображает его бюрократическую сторону, совокупность правил для выполнения той или иной процедуры.

Организационная структура большей части предприятий имеет функциональную направленность. Новые возможности использования информационных технологий позволяют изменить принципы управления путем перехода от функциональной структуры управления предприятием к управлению процессами. При новой оргструктуре появляется возможность установить разумный компромисс между производительностью ресурсов - доминирующем индикаторе при функциональной ориентации - и эффективностью деятельности организации, которая складывается из эффективности основных бизнес-процессов.

При внедрении компьютерной информационной системы организационная структура предприятия может меняться в двух направлениях: по своему типу – из функционально направленной она может измениться в процессно-ориентированную организационную структуру. С другой стороны, может измениться численность отдельных подразделений, в частности, при внедрении полнофункциональной компьютерной информационной системы может произойти значительное сокращение управленческого персонала среднего уровня, поскольку эти функции могут быть реализованы меньшим количеством сотрудников. Использование информационных технологий дает возможность получать оперативную информацию независимо от места нахождения сотрудника и быстро принимать решения с учетом возможности аналитической обработки этой информации.

Проектная организационная структура – организационная структура, ориентированная на выполнение отдельных проектов. Такая организационная структура позволяет мобилизовать ресурсы предприятия под определенный проект. Для реализации такой структуры нужна очень большая гибкость в деятельности организации, возможность задействовать отдельные ресурсы на короткий срок. Реализовать такую структуру можно только при очень высоком уровне планирования и контроля, который достигается при внедрении полномасштабных информационных систем с автоматизацией большей части рабочих мест.

В таблице представлено соотношение уровня информационной обеспеченности и организацией деятельности. Соотношение между организационной структурой, уровнем использования информационных технологий и конкурентными преимуществами предприятия не всегда может быть однозначным. Производственное предприятие инженерного профиля может иметь не самую современную систему получения и обработки информации и не очень гибкую систему производства, не такую, как, того например, требует конкуренция на рынке мобильной связи. Конкурентные преимущества такой компании лежат не в области информационных технологий. Но сильное отставание в этой части может негативно сказаться на работе предприятия в целом.

Процессно-ориентированная организационная структура

Модель структуры данных

Основная предпосылка модели структуры данных состоит в том, что структура данных предприятия может быть смоделирована с помощью трех элементов: сущностей, атрибутов сущностей и связи.

Сущность- это такой тип объектов, который существует независимо и содержит данные, относящиеся к предприятию. Например, все сотрудники предприятия могут быть представлены сущностью СОТРУДНИК. Сущность может быть представлена документом, например СЧЕТ-ФАКТУРА.

Атрибуты – это характеристики сущности, с помощью которых может быть описан любой из объектов сущности. Например, сущность СОТРУДНИК характеризуется в отделе кадров такими данными как дата рождения и дата приема на работу и т.д.

Связь. Все сущности предприятия взаимосвязаны между собой и образуют систему. Например, сущность СОТРУДНИК связана с сущностью ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ. Существует несколько типов связей: «один к одному», «один ко многим» и «много ко многим».

Этот тип моделей достаточно широко представлен в литературе о базах данных, поэтому не будем рассматривать его подробно.

Функциональное моделирование

Для моделирования бизнес-процессов предприятия используется метод функционального моделирования. Основой методики, применяемой при описании процессов, является структурированный способ исследования. Для отслеживания ситуации в отдельных подразделениях предприятия необходимо формально разбить всю деятельность предприятия на блоки с тем, что бы в последующем было легко контролировать каждый блок.

Для функционального моделирования и моделирования бизнес-процессов, применяется стандарт IDEF0. IDEF0 - это стандарт структурированного анализа, который может быть применен для описания процессов на всех этапах от планирования до разработки окончательного варианта.

Этот стандарт позволяет создавать модели, которые графически изображают предметы и действия, соединяя эти две стороны деятельности предприятия.

IDEF0 состоит из двух видов диаграмм: контекстной диаграммы и декомпозированной диаграммы

Контекстная диаграмма, которая представляет объект моделирования

В этой диаграмме присутствуют следующие элементы.

Входящие факторы - данные или материалы, используемые в процессе для получения результата.

Результат - данные или материалы, получаемые в результате данного действия.

Механизмы – это то, с помощью чего осуществляется процесс или действие. Иногда механизмы могут быть использованы как ресурсы.

Контроль – факторы, которые регулируют и определяют последовательность преобразования входа в результат.

Расположение стрелок при этом строго определено и имеет принципиальное значение.

Декомпозированные диаграммы представляют собой последовательное иерархическое деление от общего представления деятельности организации до детального разложения на составляющие фрагменты, а также моделируют их взаимосвязь.

При подготовке к описанию процессов нужно выполнить ряд требований:

определить цель описания

определить основные действия, которые подходят для описания процесса

определить уровень детализации процесса

определить, с чьей точки зрения процесс будет описываться

определить, где процесс начинается и где заканчивается, то есть установить границы процесса

При построении модели в стандарте IDEF0 необходимо соблюдать основные правила:

При построении декомпозированной диаграммы должны быть отражены все входы и выходы родительской диаграммы.

На каждом уровне иерархии, кроме 1, должно быть от 3 до 6 блоков. Если их меньше 3, то их нужно сделать частью другого процесса. Если количество блоков больше чем 6, то их нужно консолидировать.

Название процесса состоит из глагола и существительного.

Блоки процесса располагаются последовательно слева направо, сверху вниз.

Каждая стрелка имеет название

В описании процесса должно обязательно присутствовать точка зрения и цель описания.

Управление процессом и обеспечивающие процессы включаются в диаграмму

Функция - это самая крупная единица описания деятельности. Функции состоят из процессов, которые представляют собой поток работ. На более детальном уровне процессы разбиваются на действия. Далее по степени детализации идут задания, состоящие из шагов – простейших элементов описания деятельности.

Таким образом, в результате построения модели деятельности предприятия мы получаем очень детальное описание деятельности, представленной в виде иерархического дерева. На рисунке приведен пример описания производственного блока компании.

Пример модели производственного блока

Более детально остановимся на уровне бизнес-процессов, поскольку именно он часто рассматривается как уровень для преобразования деятельности. В теории менеджмента процессы называются бизнес-процессами.

Бизнес-процесс - одна или несколько связанных работ или процедур, в совокупности реализующих некоторую цель производственной и непроизводственной деятельности в рамках определенной организационной структуры.

Каждый бизнес - процесс обладает совокупностью следующих элементов:

Показатель эффективности - величина, используемая для количественной оценки результатов процесса, обычно выражается в единицах стоимости, времени или качества.

Выход - результат выполнения процесса, предоставляемый “получателю” процесса (вне или внутри организации)

Процесс - действия, работы или процедуры, которые необходимо предпринять для превращения "входа" в "выход"

Вход - информация, данные, материалы, используемые процессом для формирования "выхода"

Владелец процесса - организационная единица, которая отвечает за результаты выполнения процесса

Одним из видов детализации функциональной модели процесса является распределение последовательности действий по подразделениям компании. В результате получаются горизонтальные или вертикальные дорожки, по которым распределяются операции процесса. В каждой дорожке указано название отдела, который эту операцию выполняет. Полученная модель описывает соотношение между функциями и подразделениями организации, выполняющими эти функции. Этот дополнительный вид детализации позволяет произвести анализ ответственности и выявить “узкие места” протекания процесса.

На самом детальном уровне описания мы представляем шаги. На этом уровне происходит очень отчетливое отражение каждой операции, это представляет обширную базу для проведения аналитической работы по деятельности предприятия. Большая часть деятельности предприятий представлена повторяющимися процессами, которые можно запротоколировать в виде диаграмм. Для выполнения аналитической работы каждый шаг описывается с помощью атрибутов.

Пример описания повторяющегося процесса

Источник: BP improvement, PWC 2000

В диаграмме повторяющихся процессов представляются шаги и их характеристики: название шага, продолжительность его выполнения, добавляет ли этот шаг ценность продукту.

Словарь действий дает более детальное описание каждого типа действий.

Цель построения функциональной модели - создание картины ключевых видов деятельности предприятия, которая позволяет выявить критические и кросс-функциональные процессы нашего предприятия, и их пересечение с нашими потребителями.

На выходе мы получаем модель добавления ценности продукта. На этой модели отражаются основные процессы добавления ценности и набор продуктов и услуг, поставляемых клиентам. Вопрос о добавлении ценности продукции каждого из действий является индивидуальным для каждого предприятия. Ниже этот вопрос будет рассмотрен более подробно.

Модель документооборота

Основная идея этого типа моделей состоит в том, что большинство документов обрабатываются одним и тем же способом. Это такие операции как заполнение, тиражирование, сопоставление, сортировка и т.д. При моделировании каждая из таких операций отражается определенным значком. При помощи этих знаков описывается жизненный цикл документа, а также движение из департамента в департамент.

Построение модели дает возможность выявить недостатки существующей системы документооборота.

Одним из способов совершенствования движения документов и информации по организации является внедрение системы электронного документооборота.

Модель потока данных

Модель документооборота сосредоточивается на движении документов, то есть описывает их физическое перемещение из отдела в отдел, тиражирование и т.д. В случае использования компьютерной информационной системы часть этих документов, а соответственно, и операции с ними, могут быть заменены электронным аналогом. Тогда такие действия как размножение, редактирование принимают совершенно другой характер. В модели потока данных важным являются процессы над данными, их хранение, а физические характеристики средств хранения данных становятся неактуальными. Эта модель описывает операции над данными, а не над материальными характеристиками. Одновременно, ей безразличен способ совершения операций с данными: обработка данных производится либо вручную, либо частично или полностью на компьютере. Модель при этом не изменяется.

Модель потока данных предполагает описание большого объема информации. В организациях циркулирует информация разного содержания, качества и назначения.

Основной задачей модели потока является построение логичной схемы движения данных. Но на одном уровне сложно воспринять больше восьми – девяти процессов, поэтому применяется последовательная иерархия с детализацией. При использовании иерархичной структуры модели проще общаться с пользователями системы. С руководством компании можно обсуждать концептуальные модели, а у специалистов среднего звена можно выяснить детали отдельных данных, реквизиты документов, их взаимосвязь.

Построение модели потока данных также можно рассматривать как инструмент для разделения стадий анализа информационной системы и ее дизайна. Анализ системы предполагает построение существующей системы потока, то есть формальное представление того, что существует фактически. Дизайн системы предписывает, что должно быть сделано в организации, чтобы информационная система работала более продуктивно.

Таким образом, модель потока данных представляет собой взгляд на хранение, перемещение и обработку данных с логической точки зрения и не описывает физическую сторону. Структура хранения информации, отображаемая в этой модели, может послужить прообразом модели структуры данных («сущность- связь»). Процессы обработки информации могут стать модулями программы. Движение информации соотносится с входами и выходами программы или структурой базы данных. Понятная нотация модели позволяет использовать ее в качестве предмета обсуждения аналитиков с пользователями системы.