Основні підходи до оновлення операційних систем

Функции ОС. ОС как расширенная машина и как система управления ресурсами. ОС как расширенная машина. Использование большинства компьютеров на уровне машинного языка затруднительно, особенно это касается ввода-вывода. Например, для организации чтения блока данных с гибкого диска программист может использовать 16 различных команд, каждая из которых требует 13 параметров, таких как номер блока на диске, номер сектора на дорожке и т. п. Когда выполнение операции с диском завершается, контроллер возвращает 23 значения, отражающих наличие и типы ошибок, которые, очевидно, надо анализировать. Даже если не входить в курс реальных проблем программирования ввода-вывода, ясно, что среди программистов нашлось бы не много желающих непосредственно заниматься программированием этих операций. При работе с диском программисту-пользователю достаточно представлять его в виде некоторого набора файлов, каждый из которых имеет имя. Работа с файлом заключается в его открытии, выполнении чтения или записи, а затем в закрытии файла. ОС как система управления ресурсами. Идея о том, что ОС прежде всего система, обеспечивающая удобный интерфейс пользователям, соответствует рассмотрению сверху вниз. Другой взгляд, снизу вверх, дает представление об ОС как о некотором механизме, управляющем всеми частями сложной системы. Современные вычислительные системы состоят из процессоров, памяти, таймеров, дисков, накопителей на магнитных лентах, сетевых коммуникационной аппаратуры, принтеров и других устройств. В соответствии со вторым подходом функцией ОС является распределение процессоров, памяти, устройств и данных между процессами, конкурирующими за эти ресурсы. ОС должна управлять всеми ресурсами вычислительной машины таким образом, чтобы обеспечить максимальную эффективность ее функционирования. Критерием эффективности может быть, например, пропускная способность или реактивность системы. Управление ресурсами включает решение двух общих, не зависящих от типа ресурса задач: • планирование ресурса - то есть определение, кому, когда, а для: делимых ресурсов и в каком количестве, необходимо выделить данный ресурс; • отслеживание состояния ресурса - то есть поддержание оперативной информации о том, занят или не занят ресурс, а для делимых ресурсов - какое количество ресурса уже распределено, а какое свободно. Для решения этих общих задач управления ресурсами разные ОС используют различные алгоритмы, что в конечном счете и определяет их облик в целом, включая характеристики производительности, область применения и даже пользовательский интерфейс. К системному ПО относят ПО самого низкого уровня. Таким ПО являются: ОС, система управления файлами, интерфейсные оболочки для взаимодействия пользователя с ОС, системы программирования, утилиты. В рамках курса изучаются теоретические и практические основы построения, функционирования и проектирования системного ПО. ОС – это упорядоченная последовательность системных управляющих программ, совместно с необходимыми информационными массивами, предназначенных для планирования и исполнения пользовательских программ, управления всеми ресурсами вычислительной машины (программами, данными, аппаратурой и другими распределяемыми и управляемыми объектами) с целью предоставления возможности пользователям эффективно, в некотором смысле, решать задачи, сформулированные в терминах вычислительной машины. Он состоит из особых программ и микропрограмм, которые обеспечивают возможность использование аппаратуры. Операционная система изолирует аппаратное обеспечение компьютера от прикладных программ пользователей. И пользователь, и его программы взаимодействуют с компьютером через интерфейсы операционной системы.

((12)) Управління продуктивністю операційної діяльності. Продуктивність праці персоналу: сутність, методи визначення та чинники зростання. У процесі самостійного вивчення даного питання варто звернутися до видання, присвяченого саме проблематиці управління продуктивністю [88, с. 30-58,59-87, 145-165, 166-195]. З метою поглиблення знань у цій сфері студент може ознайомитись з базовим положенням концепції управління продуктивністю, що послідовно формувалася у західній управлінській науці та успішно реалізувалася у бізнесовій практиці протягом усього XX ст. Цю концепцію розгорнуто викладено у перекладних виданнях науково-практичного характеру, присвячених саме проблематиці управління продуктивністю [ 134]. Важливо у вивченні даного питання зробити наголос на аналіз показників продуктивності праці персоналу, тому слухачам доцільно запропонувати навчальний посібник [ 171, с. 45-52]. Під час самостійного вивчення слід звернути увагу на продуктивність праці як економічну категорію. Продуктивність праці - ефективність (плодотворність) трудових витрат, здатність конкретної праці створювати за одиницю часу певну кількість матеріальних благ. Розрізняють продуктивність індивідуальної праці, яка відображає затрати лише живої праці працівників, і продуктивність суспільної праці, що відображає затрати праці живої та уречевленої. Рівень продуктивності праці характеризується показником виробітку, який показує кількість продукції, що вироблена за одиницю часу. Оберненим до виробітку є показник трудомісткості Слід зазначити, що виділяють такі види трудомісткості [58, с.53-54]: Технологічна трудомісткість (Тт), яка включає всі затрати праці І основних робітників - як відрядників, так і почасовиків:

Тп - затрати праці основних робітників-почасовиків. Трудомісткість обслуговування виробництва (Тоб) включає всі затрати праці допоміжних робітників. Виробнича трудомісткість (Твир) - це всі затрати праці основних і допоміжних робітників.

Трудомісткість управління виробництвом (Ту) включає затрати праці керівників, спеціалістів, службовців. Повна трудомісткість (7) - це трудові затрати всіх категорій промислово-виробничого персоналу:

За характером і призначення розрізняють нормативну, фактичну й планову трудомісткості. Нормативна трудомісткість визначає затрати праці на виготовлення одиниці продукції або виконання певного обсягу робіт, розраховані згідно з діючими нормами. Фактична трудомісткість виражає фактичні затрати пращ на виготовлення одиниці продукції або певного обсягу роботи. Планова трудомісткість - це затрати праці на одиницю продукції або виконання певної роботи з урахуванням можливої зміни нормативної трудомісткості шляхом здійснення заходів, передбачених комплексним планом підвищення ефективності виробництва. Необхідно зазначити, що підвищення продуктивності праці характеризує економію сукупної (живої, уречевленої і майбутньої) праці. Конкретно воно полягає в тому, що частка живої праці зменшується, а уречевленої збільшується, проте збільшується в такий спосіб, що загальна величина трудомісткості товарів зменшується.

Організація праці менеджера (2)

((1)) Організація праці в системі функцій управління. Поняття організації управлінської праці. Управлінський вплив на об’єкт здійснює не тільки менеджер як керівник і лідер трудового колективу, а й група людей, яка виконує разом з менеджером управлінські функції, тобто сферою професійної діяльності якої є процеси управління. Цих людей прийнято називати управлінським персоналом, працівниками апарату управління, кадрами управління. Для ефективного впливу на об’єкт потрібна належна організація праці цієї специфічної частини трудовго колективу організації чи підприємства, її обґрунтований поділ та кооперація. Під організацією управлінської праці розуміють порядок, правила службової поведінки в апараті управління, спрямовані на виконання поточних та перспективних завдань керівниками, фахівцями та іншими працівниками управління відповідно до діючих посадових інструкцій та положень про структурні підрозділи. Організація праці в апараті управління ґрунтується на розробці комплексу регламентів, які визначають місце і роль кожного структурного підрозділу апарату управління і кожного працівника в системі управління, порядок взаємозв’язків між ними, норми взаємовідносин усередині апарату управління, форми впливу на діяльність об’єкта управління, способи контактів з навколишнім середовищем. Організація управлінської праці як система є результатом упорядкованої діяльності і невід’ємною складовою частиною управління. Першочерговою проблемою створення організаційної системи для будь-якого виду діяльності є поділ праці, об’єктивно необхідний у будь-якому трудовому процесі, що здійснюється колективом. Це зумовлено масштабами роботи, труднощами при виконанні окремих її частин та етапів, розосередженістю в часі та просторі, різною кваліфікацією та досвідом працівників. Поділ праці є також передумовою підвищення її ефективності і продуктивності. При організації управлінської праці застосовують три напрями її поділу: функціональний, технологічний та кваліфікаційний. Функціональний поділ праці полягає в закріпленні конкретних функцій управління за підрозділами чи окремими працівниками. Так, у будь-якому апараті управління повинні бути працівники, зайняті встановленням мети, плануванням, розробкою рішень, організацією виконання їх, мотивацією, контролем. Подальша спеціалізація і поділ праці в межах функції відбувається конкретизація окремих складових конкретної (специфічної) функції та закріплення їх за працівниками. Кваліфікаційний поділ праці – це ознака поділу праці, за якою співробітники виконують різну роботу, що відповідає їх кваліфікації та досвіду. Так, заступники керівника можуть відповідати за роботу різних структурних підрозділів виробничого та управлінського напрямів. Великий обсяг роботи може бути поділений на однакові ділянки за певною ознакою. Наприклад, при територіальному розосередженні однотипних підприємств працівники відділу, що входять до складу апарату управління організації, можуть закріплятися за підприємствами, розташованими на певній території.

((2)) Особливості управлінської праці, її поділ і кооперація. Відповідальність за чітке формулювання концептуальних структур і вибір одного з альтернативних напрямків дії, безумовно, лежить на керівниках організацій. Вони не лише знаходиться у найвигіднішому положенні, що деякою мірою дозволяє бачити відразу "всю картину", але і несуть основну відповідальність за забезпечення довготривалого виживання своїх організацій. До кадрів управління належать працівники, які виконують функції управління або беруть участь у їх виконанні, іншими словами - це працівники, які виконують процеси управління і входять до апарату управління. Кадри управління поділяють на три основні категорії: керівники, спеціалісти, допоміжно-технічний та обслуговуючий персонал. Кожна категорія характеризується специфічним місцем у системі управління, особливостями трудової діяльності, системою професійної підготовки і перепідготовки. Стрімкі зміни зовнішнього середовища вимагають сьогодні від керівника системи охорони здоров'я міцного освоєння класичних та ряду кардинально нових функцій, які становлять невід'ємну частину управлінської діяльності з метою досягнення головної мети діяльності системи охорони здоров'я. Поняття організації управлінської праці. Організація праці в апараті управління ґрунтується на розробці комплексу регламентів, які визначають місце і роль кожного структурного підрозділу в апараті управління та кожного працівника в системі управління; порядок взаємозв'язків між ними; норми взаємовідносин усередині апарату управління; форми впливу на діяльність об'єкта управління; способи контактів з навколишнім середовищем. Організація управління праці як система є результатом упорядкованої діяльності і невід'ємною складовою частиною управління. Безпосередньою метою управління працею є координація спільних зусиль колективу і забезпечення погоджених дій його членів, спрямованих на досягнення конкретних запланованих результатів. Знаряддям управління праці є засоби оргтехніки. Специфіка предмета управління праці, ї безпосередня мета, засоби цієї праці, зумовлюють її специфічний характер і зміст. Сьогодні основним засобом наукової організації управлінської праці є так зване офісне обладнання, яке включає комп'ютер, множильну техніку та технічні засоби зв'язку. Досконале володіння керівником цим арсеналом приносить найбільший ефект. В нормуванні та організації управлінської праці значне місце займає організація робочого місця в апараті управління. Саме від цього фактору багато в чому залежить успіх і результати переговорів, налагодження контактів, самопочуття і працездатність самого керівника, його настрій, тощо. Вимоги до організації робочих місць можна згрупувати за певними напрямками: інформаційні, економічні, ергономічні, гігієнічні, естетичні, технічні, організаційні. Інформаційні вимоги охоплюють комплекс заходів з інформаційного забезпечення робочого місця. До них відносять: визначення обсягів і структури інформації, яка надходить на робоче місце, обробляється на ньому, створюється і передається на інші робочі місця, проектування інформаційних потоків, у систему яких включене робоче місце та інші. Економічні вимоги передбачають таку організацію робочого місця в апараті управління, при якій витрати на утримання робочого місця мінімальні, проте достатні для його функціонування. Ергономічні вимоги вивчаються та формулюються новою галуззю науки, яка з'явилася порівняно недавно у зв'язку з новими вимогами виробництва та управління, - ергономікою. Вона виникла на межі технічних наук, психології, фізіології, гігієни. Ця наукова дисципліна використовує також дані анатомії, антропології, біофізики, токсикології Ергономіка -галузь науки, яка вивчає функціональні можливості людини в трудових процесах з метою створення для неї оптимальних умов праці. Все, що оточує працюючу людину, створює її робоче середовище - меблі, приміщення, устаткування, механізми, обладнання, тощо. Знаряддя праці повинно відповідати вимогам ергономіки та бути максимально пристосованим до людини. До її фізичної, фізіологічної, естетичної природи. Гігієнічні вимоги - це вимоги до освітлення робочих місць, повітрообміну, температурного режиму, вологості, шуму та інших факторів середовища, які впливають на здоров'я та працездатність людини. Технічні вимоги - це різновид гігієнічних вимог, що обумовлюють характеристику певного простору, де перебуває людина. Це площа, на якій встановлюються меблі, обладнання, яку займає сам працівник. А також площа проходів до столу, устаткування, іншого робочого місця. Поділ та кооперація праці в апараті управління. Першочерговою проблемою створення організаційної системи для будь-якого виду діяльності є поділ праці, об'єктивно необхідний у будь-якому трудовому процесі, що здійснюється колективом. Це зумовлено масштабами роботи, труднощами при виконанні окремих її частин та етапів, зосередженістю в часі та просторі, різною кваліфікацією та досвідом працівників. Поділ праці є також передумовою підвищення її ефективності і продуктивності. При організації управлінської праці застосовують три напрями її поділу: функціональний, технологічний та кваліфікаційний. Функціональний поділ праці полягає в закріпленні конкретних функцій управління за підрозділами чи окремими працівниками. Так, у будь-якому апараті управління повинні бути працівники, зайняті встановленням мети, плануванням, розробкою рішень, організацією виконання їх, мотивацією, контролем. Подальша спеціалізація та поділ праці в межах функції, відбувається за допомогою конкретизації окремих складових конкретної (специфічної) функції та закріплення її за працівниками. Технологічний поділ праці - це спеціалізація працівників відповідно до трьох великих груп робіт: 1. Керівництво структурним підрозділом, прийняття рішень на основі інформації при здійсненні робіт згідно з певною функцією. 2. Обробка інформації, яка надходить як від об'єкта управління так і з інших джерел, та створення комплексу документації, необхідної для здійснення функцій. 3. Оформлення документації, її пересилання, зберігання, облік, сортування та інше. Цим трьом видам робіт або видам діяльності відповідають і три категорії працівників: керівники, фахівці, інші працівники апарату управління. Кваліфікаційний поділ праці - це ознака поділу праці, за якою співробітники виконують різну роботу, що відповідає їх кваліфікації та досвіду. Так, заступника керівника можуть відповідати за роботу з різних структурних підрозділів виробничого та управлінського напрямів великий обсяг роботи може бути поділений на однакові ділянки за певною ознакою. Наприклад, при територіальному розосередженні однотипних підприємств працівники відділу, що входять до складу апарату управління організації можуть закріплятися за підрозділами розташованими на певній території. Під кооперацією праці розуміють об'єднання окремих видів праці для виконання спільних завдань. В управлінні застосовують паралельну і послідовну. Постійну та епізодичну кооперацію праці управлінського апарату. Поділ та кооперація управлінської праці є передумовою раціональної організації робочих місць в апараті управління.

((3)) Умови праці менеджера. Функції менеджера в процесі організації його праці. У процесі управління менеджер здійснює ряд конкретних функцій, серед яких: організація і планування діяльності колективу і своєї власної роботи; розподіл завдань і інструктаж підлеглих; контроль за ними; підготовка і читання звітів; перевірка й оцінка результатів роботи; ознайомлення з усіма новинками у світі бізнесу, техніки і технології, висування і розгляд нових ідей і пропозицій; рішення питань, що виходять за межі компетенції підлеглих; знайомство з поточною кореспонденцією; відповіді на і прийом відвідувачів; проведення зборів і представництво; заповнення форм звітності; ведення переговорів; підвищення кваліфікації. Всі ці роботи характеризуються: високою розмаїтістю (до 200 видів дій у день), розмаїтістю форми самих цих дій і місця їхнього здійснення, широкими контактами і комунікаціями усередині і поза фірмою, швидкою зміною подій, людей і дій. Виконуючи свої повсякденні обов'язки, менеджер спілкується з різноманітними категоріями осіб. Насамперед, це партнери. Іноді вони можуть бути дуже неприємними, що висувають безглузді вимоги і навіть загрозливими, але в будь-якому випадку поводитись з ними потрібно коректно, не показуючи дратування. Інша категорія людей, із якими доводиться спілкуватися, - керівники різноманітного рангу. У розмовах із ними виражатися потрібно чітко і недвозначно, притримуватися тільки фактів або власних міркувань, коротко викладати думки. Ставлячи якусь проблему, найкраще відразу ж запропонувати варіант її рішення, щоб босне займався нею від початку до кінця. Взагалі, найкраще велику частину його роботи взяти на себе - він цього не забуде. З підлеглими спілкування повинно бути у вищій мірі довірчим і доброзичливим - від них, як відомо у вирішальному ступені залежить доля менеджера. І нарешті, менеджер постійно спілкується з колегами - керівниками інших підрозділів. Прямого впливу на них він зробити не може і тут в особливій мірі потрібно вміти вести переговори, торгуватися і переконувати. У процесі спілкування менеджеру доводиться виконувати три основні ролі. Менеджери вищої ланки фірми звичайно є номінальними главами, координаторами, представниками, визначають цілі й основні принципи діяльності. Менеджери середньої ланки частіше усього виступають у якості генераторів ідей, представників на переговорах, координаторів діяльності своїх підлеглих, визначаючи їхній функціональні обов'язки і цілі, що удосконалюють виробничий процес. Менеджери нижчої ланки майстри - знаходяться ближче до безпосередніх виконавців. Цілі для них формуються на найближчу перспективу безпосередніми керівниками й орієнтовані на підвищення продуктивності праці, кваліфікації окремих робітників, зниження браку. Форми влади, використовувані менеджером в організації своєї роботи.

((4)) Організація робочого місця менеджера. Вимоги до організації робочого місця менеджера.1. Від того, яким чином організоване робоче місце, багато в чому залежить ефективність праці менеджерів, незалежно від посади, яку вони займають. Завдання раціональної організації робочих місць керівників включає в себе устаткування його усім необхідним відповідно до змісту та характеру роботи, яка виконується та раціональне його розміщення, створення комфортних умов праці. Найкращий варіант організації робочого місця,може бути визначений лише за умови детального аналізу тієї роботи,яка виконується менеджером. Праця менеджера – це не лише суто розумова діяльність.У процесі виконання своєї роботи керівник працює на комп”ютері, користується телефоном,модемом,технікою для множення документів.Його праця – це безліч різних рухів,простих та складних,таких,які виконуються лише один раз,та таких,які повторюються багато разів,які потребують уваги або виконуються автоматично. Досить часто роботу керівника вважають легшою порівнянно з іншими видами праці тільки тому,що робота керівника дуже часто виконується сидячи.В більшості випадків робота керівника проходить за розрахунками та роботою на комп”ютері.Але сидяча робота сама по собі є стомлюючою через те,що пов”язана з постійною статичною напругою м”язів та багатьма іншими шкідливими для організму явищами,які виникають через відносно нерухливе положення тіла.Ось чому праця керівника потребує раціональної організації робочого місця. Розглядаючи загальні питання організації праці керівника необхідно передусім звернути увагу на те,наскільки робоче місце відповідає основним вимогам,яким чином воно устатковане,відповідність розмірів меблів антропометричним даним працівника.Саме відповідність меблів антропометричним розмірам працівника забезпечує оптимальне робоче положення,а будь-яка невідповідність їх роботь розумову працю важкою,продуктивність праці низькою,працівник швидко втомлюється. Робоче місце керівника – кабінет або частина загального приміщення,в якому відбувається трудова діяльність і яке обладнане відповідно до змісту виконуваних робіт необхідними знаряддями праці. Правильна організація робочого місця дає змогу менеджеру: раціонально, з найменшими витратами праці виконувати свої функції; ефективно спілкуватися з підлеглими та іншими працівниками; підтримувати високу працездатність і робочий настрій. Робоче місце менеджера має відповідати певним вимогам: площа робочого місця повинна відповідати санітарним нормам; меблі в кабінеті або іншому службовому приміщенні слід розміщувати з урахуванням взаємозв”язків менеджера з підлеглими та послідовності робіт,що виконуються; меблі,обладнання робочого місця,кількість і номенклатура знарядь праці повинні відповідати змісту і особливостям виконуваної роботи (наприклад,прийом відвідувачів,проведення нарад,аналіз і обговорення графічних матеріалів,індивідуальна творча робота). Організація робочого місця менеджера передбачає: упорядкування і планування приміщення, у якому воно знаходиться; вибір і обладнання робочого місця засобами і предметами праці розміщення предметів праці на робочому місці у певному порядку. Робоче місце керівника може бути у загальному приміщенні. При цьому його розташовують окремо від робочих місць підлеглих і воно повинно займати більшу площу. У деяких випадках робоче місце можна розташовувати на підвищенні (платформі). Планування робочого місця менеджера.2.Планування робочого місця менеджера передбачає раціональне відповідно до функціональних,гігієних,психофізіологічних і естетичних вимог розміщення в кабінеті або іншому службовому приміщенні меблів,обладнання і технічних засобів. Крім того,воно повинно виключати витрати часу,пов”язані з недоцільним переміщенням,забезпечувати умови для раціонального виконання менеджером своїх функцій і економне використання площі службового приміщення. Робоче місце керівника складається з трьох функціональних зон: робочої зонм; зони нарад; зони відпочинку; Відповідно до цього є доцільним зональне (блочне) розміщення основних елементів обладнання робочого місця. До набору меблів для робочої зони,як правило,входить двотумбовий стіл,стіл-приставка,підйомно-поворотне крісло,бокс для документів,шафа для книг або кабінетна стінка.В робочій зоні можуть бути інші меблі і технічні засоби,які використовує менеджер у процесі роботи. При плануванні робочої зони менеджера можна використати такі рекомендації: письмовий стіл слід розташовувати перпендикулярно до вікна; вхідні двері повинні бути в полі зору менеджера; бажано, щоб вікно було зліва; письмовий стіл і крісла повинні бути віддалені від джерела тепла; меблі, як правило,за спиною керівника не розміщують,але винятком можуть бути екран, демонстраційна дошка та ін.; якщо в одному кабінеті два робочих місця,то прохід між ними повинен бути не менше 100 – 120см; якщо відчинені одна шафа,тумба,бокс чи ящик стола,вони не повинні перешкоджати доступу до інших шаф,боксів; робоче крісло, письмовий стіл і стіл-приставку слід розмістити так,щоб не встаючи можна було дістати якомога більше предметів. У зоні нарад розміщують стіл для нарад із стільцями (кріслами) і крісло для головуючого.Залежно від площі кабінету і чисельності працівників,які звичайно беруть участь у нарадах,ця зона може бути організована самостійно або суміщена з основною робочою зоною.В останньому випадку стіл для нарад розміщують перпендикулярно до письмового столо керівника.Кількість крісел за таким столом не повинна перевищувати 4-5 з кожного боку. Зону відпочинку обладнують журнальним столиком,кріслами для відпочинку, джерелами локального освітлення, телевізором, її розташовують, як правило, в тій частині кабінету, яка протилежна робочій зоні. Планування і естетичне оформлення кабінету здійснюється відповідно до вимог естетичної єдності обладнання,колірного оформлення і відповідного реквізиту.Оформлення повинно відповідати смаку володаря кабінету.В кабінеті можуть бути портрети,картини,скульптури,альбоми,призи,одержані підприємством на престижних виставках,стилізовані чи натуральні зразки продукції,макети найновіших технічних пристроїв,які виробляє підприємство,карти і схеми міжнародних зв”язків підприємства,художньо виконані діаграми тощо.Номенклатуру,чисельність і розміщення предметів естетизації середовища встановлюють відповідно до інтер”єру кабінету при консультації дизайнера. У кабінеті керівника можуть бути квіти і декоративні рослини.З них можна створити композиції,декоративні ансамблі. При розміщенні предметів і засобів праці безпосередньо на письмовому столі або тумбі доцільно враховувати такі рекомендації: не тримати на столі нічого зайвого (кожен предмет на столі,навіть чистий аркуш паперу,постійно відвертає увагу),а тільки все необхідне; все, що беруть правою рукою розміщують справа, інше- зліва, таким же повинно бути розташування предметів у ящиках письмового столу кожен предмет повинен мати своє місце і це розміщення повинно бути постійним письмовий стіл слід використовувати лише для поточної роботи, а не для складування книг, документів та ін. засоби зв”язку (телефони, переговорні пристрої) розташовують зліва від керівника, що дає змогу залишити праву руку вільною для роботи. Канцелярські прилади слід зберігати в спеціальних лотках з розділювачами. У кабінеті менеджера може бути кілька столів. Письмовий стіл – основний елемент робочого місця. Використовується двотумбовий стіл. Робоча поверхня стола повинна бути досить великою, що створює додаткові зручності для розміщення великоформатних матеріалів. Оптимальна висота робочої поверхні стола залежить від росту людини і становить: при рості до 160 см – 70 см., від 161 до 170 см- 72 см., від 171 до 180 см – 75 см більш ніж 180 см – 78 см. Приставні столи бувають двох типів. Перший тип – одно- або двох- тумбовий стіл – призначений для розміщення засобів оргтехніки та особистих речей (у ящиках).

((5)) Час як ресурс. Особливості часу як ресурсу Час - це найбільш дефіцитний ресурс, і якщо ним не керувати, то все інше також залишиться некерованим. Більше того, аналіз свого часу є, по суті єдиним легко здійсненним і в той же час систематичним засобом аналізу власної діяльності з метою виявлення найбільш значимих ділянок зростання своїх сил. У більшості випадків обговорення завдань, що стоять перед керівником, починається із наголошення на важливості планування роботи. Важко заперечувати його користь, але справа полягає в тому, що далеко не всі заплановані дії втілюються в життя. Плани часто залишаються тільки на папері у вигляді побажань. Вкрай рідко вони втілюються в реальних досягненнях. Досвідчені керівники не відразу починають вирішувати свої нагальні завдання. Вони починають з аналізу свого часу, а не з планування, - спочатку продумують, як розподілити свій час. Потім вони намагаються контролювати час, скорочувати непродуктивні витрати. Нарешті, вони зводять свій "особистий" час у максимально великі й пов' язані між собою блоки. Таким чином, цей процес складається з трьох компонентів: 1. Реєстрація часу. 2. Керування часом. 3. Укрупнення часу. Саме дотримання цього триступінчатого процесу лежить в основі підвищення ефективності керівної роботи. Досвідчені керівники знають, що час обмежений, його не можна накопичити і використати пізніше. Межі продуктивності будь-якого процесу встановлюються самим часовим ресурсом. Ніхто не може позичити, найняти, купити або якимось іншим способом здобути більше часу. Пропозиція часу абсолютно не варіює. Яким би високим попит на нього не був, пропозиція не буде зростати (не може). Час не має ціни, його не можна відобразити кривою граничної корисності. Більш того, час - це найбільш "швидкопсувний" продукт, його неможливо зберігати. Він іде назавжди і безповоротно. Саме тому він завжди дефіцитний. Далі, час досконалий. У певних межах ми завжди можемо замінити один ресурс інший, наприклад алюміній на мідь. Ми можемо замінити людську праця на капітал, можемо використовувати більше знань, інтенсивніше включати інтелект. Але ми не можемо нічим замінити час. Неправильна організація роботи - ще один фактор втрати часу. Її симптом - неймовірна кількість засідань і нарад. Можна або радитися, або працювати. Поєднувати ці два види діяльності неможливо. В ідеально організованій структурі (у нашому мінливому світі це тільки мрія) немає місця зборам. Кожний працюючий буде добре уявляти, що від нього потрібно для якісного виконання завдання, кожному будуть надані всі можливості для виконання його функцій.

Сутність комунікацій і фактори, що впливають на їх ефективність. Коммуникации: определение, виды и факторы, влияющие на их эффективность Коммуникации - способ общения и передачи информации от человека к человеку в виде устных и письменных сообщений, языка телодвижений и параметров речи. Коммуникации в организационном контексте включают взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами. Организационная коммуникация - это процесс, с помощью которого руководители развивают систему представления информации большому числу людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Ниже приведена краткая классификация факторов, оказывающих влияние на эффективность коммуникаций.Виды коммуникаций. Общение людей осуществляется с помощью вербальных и невербальных коммуникаций. Вербальные коммуникации реализуются посредством устных и письменных сообщений. Устная передача информации осуществляется в процессе речевого диалога, совещания, переговоров, презентации, телефонного разговора, когда наибольший объем информации передается посредством голосовой связи. Письменные коммуникации реализуются через документы в форме писем, приказов, распоряжений, инструкций, положений, когда руководитель передает подчиненному письменные указания. Несмотря на развитость вербальных коммуникаций, их удельный вес в процессе человеческого общения, по мнению ученых, не превышает 10%.Невербальные коммуникации осуществляются посредством языка телодвижений и параметров речи. Язык телодвижений - главный компонент невербальных коммуникаций, оказывающих воздействие на другого человека (55% всех коммуникаций). К нему относятся одежда, осанка, жесты, собственно телодвижения, фигура человека, поза, выражение лица, контакт глазами, размер зрачков, расстояние между говорящими. Параметры речи - второй по значимости компонент невербальных коммуникаций, который составляет до 35% всех коммуникаций. К параметрам речи мы относим интонацию, тембр голоса, темп речи, частоту дыхания, выбор слова, употребление жаргона, громкость голоса, произношение слов и др.Способы обеспечения коммуникации достаточно хорошо известны людям, а именно: слушание, речь, чтение, письмо. Слушание является односторонним процессом, когда один собеседник говорит, а другой воспринимает его информацию, не прерывая его. По значимости слушание находится на первом месте, занимая до 45% времени межличностных коммуникаций.Различают такие основные формы слушания:- сбор информации (нейтральный);- оборонительное слушание - скептическое отношение к собеседнику; - наступательное слушание - стремление подловить собеседника;- вежливое слушание - паузы между собственными высказываниями; - селективное слушание - слышит то, что хочет;- активное слушание - понимающий собеседник, располагающий к общению в диалоге.Техника активного слушания заключается в использовании таких приемов:- поощрение - кивание, поддакивание;- прояснение - переформулировка, уточнение;- переспрашивание - пересказ «попугаем»;- отражение - обращение к чувствам;- подведение итогов - промежуточные уточнения;- признание значимости собеседника. Речь представляет собой диалог собеседников и составляет основную долю коммуникаций на совещаниях. Речь обеспечивает до 30% времени межличностных коммуникаций и по значимости находится на втором месте после слушания.Чтение является процессом восприятия письменной информации и составляет 15% времени межличностных коммуникаций. Для людей мыслительного и решающего типа, предпочитающих формальную логику, чтение играет важнейшую роль, особенно когда человек владеет техникой быстрого чтения. Тип личности человека имеет огромное значение в обеспечении эффективности коммуникаций. Определение типа личности является широко распространенной техникой, которой обучают продавцов супермаркетов. Используются различные классификации. Коммуникации важны для руководителей по следующим причинам:- руководители тратят большую часть времени на коммуникации. Согласно данным многих экспертов, на это уходит 75 - 95% времени руководителей. Поэтому они должны быть заинтересованы в улучшении данного вида деятельности;- коммуникации необходимы для утверждения авторитета и выражения воли руководителя;- коммуникации необходимы для эффективности управления;- хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности. Если организация эффективна в области коммуникаций, она эффективна и во всех других видах деятельности.

((7)) Організація та проведення нарад і зборів. Підготовка і проведення зборів, засідань і нарад. Значна частина робочого часу, сил і енергії менеджера витрачається на участь у нарадах, зборах і засіданнях або ж на проведення їх. У менеджерів різних рівнів ці заходи займають від 10 до 60% робочого часу. Причому це спостерігається як у ринковій (капіталістичної) економіці, так і при плановому (соціалістичному) господарюванні. Менеджери, що працюють в умовах ринкових відносин, активно борються з непотрібними засіданнями. Справа доходить до курйозів, коли пропонують проводити засідання стоячи (навіть на одній нозі, щоб надовго не затягувати), починати їх за 20 хвилин до обідньої перерви, штрафувати менеджерів за перевищення ліміту часу наради тощо.Спостерігається парадокс: менеджери, скаржачись на велику кількість нарад і засідань, проведених з ними вищестоящими керівниками й органами, самі проводять зі своїми підлеглими не меншу кількість таких же заходів. Наради і засідання та збори, з одного боку, є ефективними способами вирішення ряду управлінських задач: - дозволяють ефективно виробляти колегіальні рішення; - служать зручною формою обміну управлінською інформацією; - дозволяють раціонально доводити завдання до виконавців; - є однією з форм залучення співробітників до управління діяльністю організації. Отже, наради, засідання та збори -- необхідний елемент системи управління. Фахівці стверджують: повні втрати від наради (амортизація приміщень, витрати на їх утримання, інші накладні витрати, втрати від зниження ефективності роботи чи підлеглих несвоєчасного вирішення оперативних питань через відсутність менеджерів на робочому місці тощо) у два-три рази більше розрахованої суми. Таким чином, рішення проблеми нарад зводиться до наступного: - проводити потрібно лише ті засідання, збори і наради, що необхідні; - їх треба ретельно готувати; - їх необхідно правильно проводити. Менеджер повинен знати види службових чи ділових нарад і засідань, порядок їхньої підготовки, правила проведення. Нарада -- це форма організації спільної діяльності працівників одного чи декількох підприємств, установ, організацій, підрозділів, груп, яких збирає керівник для обговорення того чи іншого питання, розробка чи ухвалення рішення. Різновидами нарад є "п'ятихвилинки", селекторні наради та ін. Засідання -- це форма організації роботи постійно діючого органу (ради; комісії, колегії, комітету) чи групи. Звичайне проведення засідань передбачається статутом організації чи положенням про неї. Але вони можуть проводитися і з ініціативи керівника. До засідань і нарад примикають також збори, проведені на виробництві, в організації, установі в робочий час. Переважним на практиці видом спільної діяльності працівників є наради. Вони можуть бути запланованими і позаплановими. За метою наради діляться на навчальні, інформаційні, роз'яснювальні, проблемні. За способом проведення виділяють такі види нарад; диктаторські, автократичні, сегрегативні, дискусійні, вільні і змішані. За змістом рішень виділяють наради: - зв'язані з розробкою(підготовкою і прийняттям) рішень; - для організації виконання раніше прийнятих рішень; - з метою контролю за виконанням рішення; - для підведення підсумків і оцінки зробленої роботи; - з метою обміну інформацією; - для виявлення думок та ін. Про наради часто говорять, що найкращі з них ті, котрі взагалі не проводяться. Тому менеджер повинний насамперед з'ясувати, чи доцільно проводити нараду. При цьому оцінюються альтернативні варіанти: домовленість по телефону, рішення питання в процесі майбутніх ділових бесід, включення даного питання до порядку денного іншої наради. Ефективність наради багато в чому залежить від якості її підготовки. Рекомендується: - заздалегідь визначити порядок денний, включивши в нього один-два, максимум три питання;- запросити лише тих працівників, що мають відношення до обговорюваних питань; - вчасно сповістити учасників про місце і час проведення наради, ознайомити їх з підготовленими документами -- порядком денним, текстами чи тезами доповідей, довідками, проектами рішень; - завчасно повідомити тих, чий виступ буде бажаним чи необхідним; - забезпечити підготовку приміщення й організаційної техніки; - організувати стенографування чи звукозапис. При проведенні наради менеджер (головуючий) також повинен дотримувати ряд правил: - починати нараду потрібно точно в призначений час, не починати раніше і не чекати тих, що спізнюються; це дисциплінує учасників; - якщо відсутні учасники, без яких проводити нараду не можна, її краще перенести; - відкриваючи нараду, варто чітко сформулювати її мету, запропонувати регламент і загальну тривалість - це направить нараду в потрібному руслі; - у процесі наради потрібно стежити за регламентом, задавати уточнюючі запитання, направляти хід дискусії; - закриваючи нараду, варто підбити коротко її підсумки і конкретизувати результати. Інакше в деяких учасників складеться думка про її непотрібність. =Нараду потрібно закінчити точно в намічений час, що забезпечить головуючому репутацію вмілого керівника. Якщо завершити її у встановлений термін не вдається, то краще перенести закінчення на інший час, але не затримувати учасників. Деякі наради, засідання та збори мають свою специфіку. Наприклад, якщо тези чи тексти доповідей і виступів попередньо розмножені і заздалегідь роздані, їх можна не заслуховувати, а обмежитися лише обговоренням. Наради за підсумками виконання прийнятого раніше рішення можуть бути зведені лише до виступу головуючого і відповідей на запитання. Окремі наради проводяться з використанням селекторного зв'язку. Наради доцільніше проводити в другій половині дня, оскільки перша більш корисна для самостійної роботи. Тривалість будь-яких нарад повинна бути в межах 1,5 години, оперативних - 30-40 хвилин. На обговорення одного питання рекомендується виділяти 30-40 хвилин. Ефективність роботи менеджера значною мірою залежить від уміння розмовляти з підлеглими й відвідувачами, виступати на нарадах і зборах. Слово -- тонкий інструмент і сильна зброя. Ним потрібно вміло користуватися. Від уміння говорити і виступати залежать популярність менеджера, його авторитет у співробітників і підлеглих. Але саме головне -- це впливає на виконання рішень і розпоряджень, а виходить, і на результати всієї діяльності організації. Менеджеру не обов'язково бути оратором. Але він безперечно повинен уміти говорити добре, чітко, професійно грамотно.Треба усвідомити, що в спілкуванні з людьми немає дріб'язків. У будь-яких умовах менеджер повинен говорити спокійно і шанобливо. Не слід підвищувати голос, прискорювати мову, ковтаючи кінцівки слів.Вказівки підлеглим повинні бути продуманими, інструкції -- короткими, ясними і зрозумілими. Тоді працівники не сумніваються в правильності своїх дій, зібрано і цілеспрямовано виконують доручену справу.Необхідно стежити за правильністю використання професійних термінів, технічних, економічних і виробничих понять. Це особливо важливо для менеджерів, що працюють у науково-дослідних і проектних організаціях, у колективах з високим рівнем професійної підготовки працівників.

Ділові переговори Переговори - це засіб, взаємозв'язок між людьми, призначені длядосягнення угоди, коли обидві сторони мають однакові або протилежні інтереси. Переговори призначені в основному для того, щоб за допомогою взаємногообміну думками (у формі різних пропозицій за рішенням поставленої на обговорення проблеми) одержати відповідає інтересам обох сторін угодуі досягти результатів, які б влаштували всіх його учасників. Переговори - Це менеджмент у дії. Вони складаються з виступів і відповіднихвиступів, питань і відповідей, заперечень і доказів. Переговори можуть протікати легко чи напружено, партнери можуть домовитися між. собою без праці, або з великими труднощами, або взагалі не прийти до, згоди. Тому для кожних переговорів необхідно розробляти і застосовувати спеціальну тактику і техніку їхнього ведення. Підготовка ділових переговорів. Успіх переговорів цілком залежить; від того, наскільки. добре ви до них підготувалися. До початку переговорів необхідно мати. розроблену їх модель: чітко уявляти собі предмет переговорів і обговорювану проблему. Ініціатива на переговорах буде у того, хто краще знає і розуміє проблему; обов'язково скласти зразкову програму, сценарій ходу переговорів. У залежності від труднощів переговорів може бути кілька проектів; намітити моменти своєї непоступливості, а також проблеми, де можна,поступитися, якщо несподівано виникає глухий кут у переговорах; визначити для себе верхній і нижній рівні компромісів з питань,які, на ваш погляд, викликають найбільш жарку дискусію.

((9)) Управління потоком відвідувачів. Для менеджера дуже важливо під час особистих контактів з підлеглими одержати від них нову і передати необхідну інформацію. Це потребує вміння так організувати і вести бесіду, щоб, по-перше, завоювати довіру підлеглого і викликати його на відверту розмову, подруге, в зручний і зрозумілій формі передати йому необхідну інформацію, свій досвід роботи, підтримати корисну ініціативу тощо. Особисті контакти менеджера з підлеглими є важливою формою активізації їхньої діяльності. Значну частину особистих контактів менеджер здійснює в період службових прийомів, які проходять у формі бесід. Ці прийоми можна поділити на два види: здійснювані з ініціативи (запрошення) менеджера і з ініціативи (прохання) підлеглих. Слід мати на увазі, що на практиці дуже часто менеджеру, в якості похвали, визнають його "доступність". Двері його службового кабінету завжди відчинені для кожного працівника в будь-який час і з будь-якого питання. Така форма прийому може бути виправдана для менеджера, який має у своєму підпорядкуванні не більше двох десятків працівників. Деякі підлеглі прагнуть створити особисті контакти з менеджером, аби прискорити реалізацію своїх ідей і пропозицій або одержати необхідну інформацію з "перших рук", а іноді й просто, звернути на себе його увагу. За такої ситуації порушується або перенасичується режим роботи менеджера. Як свідчить досвід, для раціональної організації прийому відвідувачів йому необхідно, по-перше, встановити певний перелік службових питань і категорії працівників, яких приймає безпосередньо він сам, по-друге, чітко визначити час прийому з невідкладних питань. Прийом з невідкладних справ найчастіше проводиться на початку дня. Він відбувається у формі докладу підлеглих. З інших службових питань - у заздалегідь визначені дні тижня й числа місяця. Прийом з невідкладних оперативних справ робиться звичайно, "відкритим", тобто в ньому можуть брати участь, окрім менеджера, його заступники і помічники, щоб зразу на місці вирішити всі необхідні питання. Прийом з інших службових справ менеджер веде самостійно, коли можна провести бесіду без перешкод. Він проходить у формі бесіди. Починає її підлеглий. Але керівник повинен спрямовувати навідними запитаннями так, аби підлеглий раціонально і чітко викладав і обґрунтовував свої прохання і пропозиції. Якщо бесіда з підлеглими відбувається з ініціативи менеджера, то щоб зробити її ефективнішою, слід дотримуватися певних правил. По-перше, менеджер зобов'язаний заздалегідь визначити мету бесіди. Можна виділити такі найбільш поширені за своїм змістом бесіди:o ознайомлення під час прийняття нових працівників або обговорення питання просування працівників по службі. У цих бесідах менеджер, звичайно, з'ясовує кваліфікацію працівника, його ставлення до пропонованої роботи, порівнює його з іншими кандидатурами тощо; o отримання і обміну інформацією, необхідною для прийняття рішення з якого-небудь питання, для оголошення наказу, підписання або видачі службового доручення. Доведення наказу до безпосереднього виконавця краще здійснювати у формі бесіди. У наказі, звичайно, повністю відображені його мотиви і окремі, іноді дуже важливі подробиці. Під час бесіди керівник може зразу відповісти на запитання, які неминуче виникають у виконавця. Такі бесіди дають змогу виконавцю швидше зрозуміти зміст доручення, а менеджеру - уникнути помилок при визначенні відповідальності виконавця, строку виконання завдання чи усунення недоліків у роботі тощо. Після визначення основної мети бесіди менеджеру необхідно попередньо ознайомитися зі станом справ і наявною інформацією з даного питання, заздалегідь попередити підлеглих про місце і час бесіди, що є важливим елементом її підготовки. Це не тільки знімає напруженість у підлеглих, але й спрощує завдання менеджера. Підлеглий у такому випадку приходить краще підготовленим для обговорення накреслених питань. До початку бесіди доцільно скласти попередній план її проведення. Досвідчений менеджер складає його подумки. Менеджеру-початківцю краще скласти письмовий план на окремому аркуші або карточці.

Ділові телефонні розмови. Ділова розмова по телефону - це найшвидший діловий контакт і особливе вміння. Значення телефонного спілкування важко переоцінити, тому що це самий простий спосіб встановлення контакту; телекси, телетайпи, факси, лише доповнюють його. Уміння ділових людей вести телефонні комунікації впливає на їх особистий авторитет і на реноме фірми, організації яку вони представляють. Більшість фахівців в діловому світі не мають спеціальної підготовки для ведення телефонних розмов і переговорів. Дуже часто не мають її і секретарі приймальних, хоча відповідати на телефонні дзвінки є їх першочерговим обов'язком. Останнім часом за кордоном широко практикують внутріфірмові короткострокові курси з оволодіння основи роботи з оргтехнікою, де особлива увага приділяється телефонами. Володіння бесідою по телефону, розглядається як невід'ємна частина освіти «білих комірців» нової формації. Підраховано, що кожна розмова по телефону триває в середньому від 3 до 5 хвилин. Отже, в загальній складності керівник втрачає в день на телефонне спілкування близько 2 - 2,5 годин, а іноді - від 3 до 4,5 годин. Телефонні дзвінки порушують нормальний режим роботи, розбивають робочий день на короткі відтинки часу 10 30 хвилин (а часом 5 - 10 хвилин), що не дозволяє зосередитися на проблемах і іноді провокують стрес. Близько 60% розмов по службовому телефону припадає на першу половину дня. У середньому на ділові дзвінки співробітниками компанії витрачається від 25 до 90% робочого часу. У зв'язку з цим потрібно не тільки вміння вести коротку розмову, але й миттєво перебудовуватися, мобільно реагуючи на різних партнерів і на різні теми. Сьогодні телефон настільки міцно увійшов у повсякденне життя, що без нього неможливо уявити повноцінну роботу будь-якої компанії. Без телефонних розмов не можлива ділова активність. Уміння спілкуватися і, в першу чергу по телефону необхідно практично на будь-якій посаді. Етикет ділової телефонної розмови Етикет - явище національне. Що вважається ввічливим в одного народу, може бути витлумачено, як жест нечемного відношення до співрозмовника в іншого.

Основи взаємодії менеджера і секретаря. Ніхто й ніщо не зможе заощадити час свого керівника краще, ніж гарний секретар. Але для того щоб час працював на Вас, Ваша робота має стати також роботою Вашого надійного помічника, якого Ви називаєте секретарем. Секретар повинен знати весь обсяг вашої діяльності й професійні цілі. Адже тільки спираючись на допомогу секретаря, Ви можете уникнути зайвих, а то й неприємних моментів, що переслідують кожного керівника на шляху до успіху. Насамперед, не варто недооцінювати їхніх можливостей, здібностей та знань. Сучасний секретар повинен так само вміло й ефективно управляти людьми, як і поводитися з паперами й телефонним апаратом. Проблема в тому, що його професійних якостей Ви не визначите на співбесіді, за винятком хіба що навичок "пускати пил в очі", а також культури мови, словникового запасу, відносної грамотності й каліграфічності почерку. Якщо ж секретар дістався Вам "у спадок" від попереднього начальника, то Вам доведеться починати з tabula rasa - чистого аркуша. Як не помилитися, орієнтуючи свого секретаря й окреслюючи коло його обов'язків? А вони не обмежуються назвою посади й системи підпорядкування, а тим більше аморфним "допомагати начальникові". Ділова кореспонденція. До повсякденних завдань секретаря входить ознайомлення і робота з листами: o сортування вхідної ділової кореспонденції за ступенем її важливості; o підготовка й збір необхідної інформації для відповіді на важливі листи; o встановлення строків виконання отриманих поштою замовлень; o складання відповідей на прості листи, подання їх на підпис і реєстрацію. Для більш продуктивного сортування листів краще завести окремі папки, наприклад "Терміново", "На підпис", "Переглянути", "Замовлення", "Викинути". Останню папку не завжди доцільно заміняти сміттєвим кошиком, хоча вирішувати, зрозуміло, Вам. А ось про папку "Скарги" краще все-таки дати чіткі вказівки секретареві: заводити її, чи відразу відправляти на розгляд зазначеній в листі особі. Папка "Анонімки" звичайно не заводиться. Систематизацію листів за допомогою папок можна поширити й на іншу ділову документацію. У такий спосіб всі матеріали легко знайти й відсіяти зерна від плевели. Відновлення папок також входить в обов'язки секретаря. До переписки з різними організаціями й установами секретареві треба ставитися серйозно і не тільки заготовити перший варіант відповіді, а й поінформувати про нього начальника. Частину кореспонденції (у першу чергу юридичні документи, листи з банків, вищестоящих організацій, з позначкою "особисто" й листи ваших кращих партнерів) секретареві відкривати не дозволяйте. У жодному разі не делегуйте йому право підписувати відповіді на них. Про пресу. Якщо секретарка абсолютно впевнена, що її начальника ніколи не цікавили японські кросворди, а на собачу вовну в нього алергія, тільки тоді збірник кросвордів і "Довідник кінолога" можна керівництву і не показувати. А ось у бізнес-видання ковбасу краще не загортати. Нагадайте, що комплект свіжої преси має лягти на стіл начальника, перш ніж її прочитає весь офіс. Телефон. Важливим повсякденним обов'язком секретаря є телефонні переговори. Їх треба вести чітко, компетентно й чемно. Телефонограми записувати докладно, вчасно і за необхідності чітко переадресовувати в інші відділи, відповідальні за вирішення тих чи інших проблем. Уміння надати потрібну інформацію тим, хто телефонує, відрізняти її від зайвої, а також самостійно приймати рішення щодо надання в повному обсязі залежить від особистих якостей секретаря. А згрупувати телефонні дзвінки, скласти список тих, кому керівник повинен зателефонувати, зазначивши час дзвінка і його ціль, а також чітко записати прізвище, ім' я та по батькові того хто телефонував, за необхідності адресу й назву фірми, що зробила запит або надіслала пропозицію про співробітництво - це обов' язковий для всіх мінімум. Секретар повинен також підготувати необхідні документи для продуктивного ведення майбутньої телефонної розмови.

((12)) Документи в процесі управліня. Требования к оформлению документов по личному составу. Важнейшими вопросами распорядительной деятельности органов управления фирмами являются подбор и расстановка кадров, прием граждан на работу, перевод на другую работу и увольнение. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. К ним относятся: приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело. Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативами, в связи с чем предприятия по-разному решают вопросы их формирования и ведения. Одни организации заводят личные дела на всех сотрудников, другие – на руководителей и ведущих специалистов. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии и все остальные документы, появляющиеся в период трудовой деятельности работника на предприятии. Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в какой конкретно службе он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т.п. Как правило, в личное дело входят следующие документы: • внутренняя опись документов дела; • дополнение к личному листку по учету кадров (дополнение к анкете); • личный листок по учету кадров (анкета); • автобиография; • копии документов об образовании; • копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством); • характеристики или рекомендательные письма; • заявление о приеме на работу и (или) трудовой контракт; • копия приказа о назначении на должность. В необходимых случаях в личное дело включаются: список научных трудов и изобретений; выписки из протоколов собраний учредителей или трудовых коллективов (для руководителей, которые избирались на должность) и другие документы. В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника и характеризующие его профессиональные, деловые и личные качества, например, аттестационные листы, отзывы, представления о назначении на должность, копии актов ревизий, справки-объективки (биографические справки, содержащие основные анкетные данные работника и краткое описание его трудовой деятельности на предприятии). Личные дела имеют длительный срок хранения. Все содержащиеся в них документы должны располагаться в хронологическом порядке. Внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается. Изъятие документов из личного дела может быть проведено лишь с разрешения руководителя организации. Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов сроком до 15 суток также с разрешения руководителя. Раз в год проводится проверка наличия и состояния личных дел, о чем составляется акт. Личные дела уволенных сотрудников в конце года сдаются на хранение в архив учреждения. Рассмотрим более подробно некоторые документы личного дела. Заявление. При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки или на бланке с трафаретным текстом, в который работником могут быть внесены дополнения. При написании этого документа не рекомендуется употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказать» и т.п.). Реквизиты заявления: - адресат; - дата; - заявитель; - адрес заявителя; - наименование вида документа(заявление); - текс; - подпись. Заявление является основанием для издания приказа о приеме на работу. Автобиография – документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника. Автобиография пишется сотрудником собственноручно. В произвольной форме, без исправлений, в одном экземпляре. В хронологической последовательности. Реквизиты автобиографии: наименование вида документа текст дата подпись В тексте указываются: фамилия, имя, отчество, год рождения, образование (где, когда учился, в каком заведении), с какого времени началась трудовая деятельность, причины перехода с одной работы на другую, воинское звание (если есть), награды, поощрения, семейное положение, сведения о ближайших родственниках (мать, отец, брат, сестра). Домашний адрес. Резюме – составленный по определенным правилам набор сведений о претенденте на работу. Резюме в настоящее время является распространенным документом при приеме на работу. Поскольку на основании этого документа фирмы производят предварительный отбор кандидатов на вакантные должности или создают базу данных претендентов, его составлению и оформлению следует уделять особое внимание. Реквизиты резюме: наименование вида документа; дата документа; фамилия, имя, отчество; почтовый адрес претендента; телефон; дата и место рождения; гражданство; семейное положение; текст; подпись Текст резюме излагается по разделам. Цель. Указывается место, на которое претендует составитель. Образование. Сначала указывается высшее: какой вуз и когда закончили, полученная специальность. Затем перечисляются в обратном хронологическом порядке другие виды образования до года окончания школы. Опыт работы (трудовая деятельность). Перечень составляют с настоящего времени до момента окончания школы – в обратном хронологическом порядке. Если занимались трудовой деятельностью в студенческие годы, можно также отнести эту информацию к этому разделу.

Дополнительные сведения. Может быть указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности и т.д. Текст резюме не должен превышать двух страниц печатного текста. Оформление резюме произвольное. Его следует печатать на бумаге хорошего качества. Резюме рассылается на фирмы почтой (электронной почтой) или по факсу. Характеристика (рекомендательное письмо) – документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение администрации о нем. Характеристику составляют администрация и общественные организации (если они есть) предприятия, по просьбе работника или по запросу других организаций. Реквизиты характеристики: адресат наименование вида документа (характеристика) дата документа заголовок к тексту текст подпись печать Текст пишется от третьего лица, как правило, состоит из следующих частей: – вводной, где указываются фамилия, имя, отчество, год рождения, образование, должность, структурное подразделение, стаж работы на предприятии; – основной, где указываются деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград, поощрений, отношения с сотрудниками; – завершающая часть оформляется если не указан адресат и содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики («характеристика выдана для представления в…») Подписывает характеристику руководитель фирмы, подразделения, ведущий специалист. Если характеристика утверждается общественной организацией или трудовым коллективом, то делается ссылка на дату и номер протокола заседания, собрания. Подпись заверяется печатью. Характеристика составляется в двух экземплярах.

Вимоги до складання та оформлення управлінських документів. Понятия «документ», «управленческий документ» Формирование официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено развитием государственности, аппарата управления и связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц. Интернациональные свойства делового письма — следствие универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно — служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. К служебной информации предъявляются общие требования: достоверность (объективность), актуальность (необходимость, новизна, своевремен­ность), убедительность (аргументированность), полнота (достаточность информации). Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией. Итог документирования — создание документа. Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит». Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение: Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа.

Організація діловодства. Відповідальність за організацію діловодства в установі, а підприємстві, в організації несе їх керівник. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів інструкцій з діловодства покладається на управління справами, загальні відділи, канцелярії або секретарів. В установах або їх структурних підрозділах, де штатним розписом не передбачено посади працівника з діловодства, зазначена робота покладається на спеціально виділену для цього особу. Загальне керівництво роботою діловодної служби здійснює керівник установи, підприємства, організації. В межах наданих йому прав і повноважень керівник зобов’язаний: ♦ вживати необхідних заходів до скорочення службового листування; ♦ не припускатися вимог, запитів від підприємств, установ, організацій, що належать до сфери управління, різноманітних відомостей, звітів, зведень та інших, не передбачених нормативно-правовими актами, якщо це не викликано необхідністю; ♦ забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в апараті установи або в організаціях, які належать до сфери її управління; ♦ всемірно сприяти вдосконаленню і технічному оснащенню діловодних процесів, робочих місць канцелярії, їх комп’ютеризації; ♦ забезпечувати організацію навчання, підвищення кваліфікації працівників діловодної служби; ♦ здійснювати контроль за дотриманням в усіх ланках установи, підприємства, організації вимог до стану, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та відпові