Электронный документооборот

Документы являются информационной основой деятельности предприятия, именно в документах сосредоточено до 85 % процентов информационных ресурсов предприятия.

По оценкам специалистов, в мире ежедневно появляется более 1 млрд. новых документов. В основном это текстовая информация, и лишь 10% - это документы, приспособленные для дальнейшей автоматизированной обработки. Это свидетельствует о необходимости создания на предприятиях системы управления документами и документооборотом.

Эта система должна охватывать все этапы жизненного цикла документов: создание, хранение, поиск, обработку, сдачу в архив, удаление документа. Документооборот выявляется на стадии обследования экономического объекта.

Система электронного документооборота должна поддерживать работу с файлами электронных документов, обеспечивая их создание и редактирование, сканирование и печать, прием и отправку, хранение и поиск.

Важной интерфейсной компонентой современной системы электронного документооборота является так называемый документальный портал - средство взаимодействия персонала и внешних пользователей с системой документооборота предприятия или организации, построенное на основе веб-технологий.

Обязательной компонентой любой системы электронного документооборота являются средства безопасности, обеспечивающие гарантию подлинности электронного документа и его защиту от несанкционированного доступа (например, средства электронно-цифровой подписи и шифрования на основе криптоалгоритмов).

Управление электронным документооборотом - это организация движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями. При этом под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением.

Основные задачи, решаемые системами документооборота

1. Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.

2. Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.

3. Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.

4. Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности).

5. Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

6. Исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.

7. Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.