Спрощуйте для екрану.

Подробиці розміщуйте в роздаткових матеріалах.

Уникайте складних діаграм.

Метою ефективної діаграми є повідомлення вашій аудиторії взаємозв'язку між даними/діаграмою без необхідності додаткового пояснення. Це означає, що вам потрібно спрощувати складні елементи вашої презентації. Найкращий спосіб зробити це – опиратися на взаємозв'язок між даними, а не власне на даних. (Якщо вам потрібно продемонструвати власне дані, представте їх учасникам у роздатковому матеріалі, щоб вони могли вивчити його пізніше).

Ви можете встановити зв’язок між даними та ключовим посланням. Який взаємозв’язок між даними, що підтримують ключове послання вашої презентації для аудиторії? Зосередьте увагу на спрощенні цих даних та їх демонстрації глядачам таким чином, щоб вони сприйняли їх за 2 секунди (пам’ятайте, що ваш слайд / наочний засіб має завжди справляти враження та повідомляти дані).

Далі представлено два приклади слайдів. Погляньмо спершу в нижню частину слайду.

Уникайте анімаційних та звукових елементів.

Анімація та звукові ефекти:

Як правило, слід уникати засобів анімації та звукових елементів у презентаціях, окрім випадків, коли вони потребуються, щоб особливим чином підкреслити чи посилити процес представлення окремої ідеї.

Серед деяких прикладів влучного використання анімації та звукового супроводу такі:

• Використання анімації при побудові структури або додаванні позицій маркованого списку на слайді, що допомагає аудиторії сконцентрувати увагу на кожній позиції по черзі (зловживати цим, однак, не слід)

• Використання звуків для ілюстрації ідей (наприклад, звук гуркоту для демонстрації протиріч між двома окремими ідеями – однак не забувайте підтримувати ключове послання)

Серед невдалих прикладів використання звуків та анімації:

• Перехід до наступного слайду (аудиторія переключає увагу на звуки зміни слайдів та перестає звертати увагу на ваш виступ. Це відволікає глядачів від ідей, які ви намагаєтеся донести за допомогою слайдів).

• Будь-яке використання анімації та звуків з метою декорування або емоційного забарвлення презентації. Такі елементи лише відволікають увагу. Якщо ви хочете додати елементи, щоб просто прикрасити ваш виступ, то ваша презентація автоматично стає нудною та неефективною.

ЗАПИТАЙТЕ в учасників, чи можуть вони навести приклад вдалого або невдалого використання анімації та звуків?

Чим простіше, тим краще.

Обирайте шаблони, що не обмежують простір та не відволікають.

Чим простіше, тим краще

Ми вже обговорювали декілька способів спрощення ваших слайдів.

• Використовуйте шрифт великого розміру. Розмір шрифту має бути не менший 32.

• Використовуйте зручні кольорові схеми, щоб не напружувати очі та не відволікати увагу

• Спрощуйте зміст діаграм, зосереджуючи увагу на демонстрації взаємозв'язку між даними, а не власне даних.

При виборі фонів або шаблонів для вашої презентації також потрібно враховувати принцип "чим простіше, тим краще". Багато шаблонів в Рowerpoint можуть відволікати вашу увагу. І хоча шаблони забезпечують послідовний характер презентації, якщо ви оберете занадто розмаїтий шаблон, він не тільки відволікатиме, а й навіть може обмежити/звузити простір на слайді, на якому ви могли б розмістити свої ідеї.

Гай Кавасакі – відомий розробник програмного забезпечення (він починав свою кар’єру в корпорації Apple) та автор (написав більше десятка книжок з інновацій, дизайну та лідерства), а також дуже відомий оратор. Далі ви можете ознайомитися з його основними правилами створення ефективних презентацій та бесід:

"Залізне" правило для створення презентацій: (більшість презентацій мають тривати не довше 15- 20 хвилин)

• 10 слайдів - скоротіть питання, які ви плануєте обговорити, до десяти слайдів (виключаючи титульні слайди та заключні питання). Це зосереджує вашу увагу на основних ідеях, якими вам необхідно поділитися з аудиторією за досить нетривалий відрізок часу. Використовуючи забагато слайдів, ви ризикуєте, що ваша аудиторія завжди буде прикута до екрану та не звертатиме уваги на ваш виступ.

• 20 хвилин – як правило, потребується 15-20 хвилин для того, щоб повідомити ідею та підтримати її за допомогою допоміжних розповідей. Якщо ж це займе у вас більше двадцяти хвилин, ви можете втратити увагу глядачів та змусити їх нудьгувати. Дотримуйтесь правила двадцяти хвилин або менше, будьте лаконічними та не відходьте від суті своєї презентації, і ви зможете підтримувати увагу аудиторії.

20 хвилин, як правило, достатньо для того, щоб "повідомити аудиторії те, що ви плануєте їм розповісти (ключове послання), розповісти це (за допомогою різноманітних історій, прикладів та взаємозв’язків між даними), а потім проаналізувати та підвести підсумки сказаного".

• Шрифт 30 розміру – ми вже обговорили це питання раніше. Використовуйте великий розмір шрифту, щоб ваші слайди було легше читати та сприймати. Також великі шрифти забезпечують лаконічність та зрозумілість основної ідеї, яку ви намагаєтеся повідомити.

Це формула, яку я зазвичай використовую під час бесід та презентацій, що я розробляю в рамках бібліотечних проектів та ініціатив.

Підсумок:

Використання великих шрифтів

Використання контрастів, приємних для зору

Читабельність – шрифт sans serif

Використання зображень для підтримки

Спрощення контексту

Уникнення анімації та звукових ефектів

правило 10 | 20 |30

41% людей бояться публічних виступів.

Цю відповідь ми отримали в результаті окремого дослідження, проведеного в США, проте відповідь на це питання, скоріше за все, стосується людства взагалі. Страх перед публічними виступами (постати та виступити перед групою людей, увага яких прикута виключно до вас) – це дуже поширене явище серед людей багатьох національностей. Вірогідно, страх перед публічними виступами не дуже поширений в культурах, що здебільшого розвивалися на основі традицій усної народної творчості, проте розповсюджений серед культур, чиї історичні традиції закладалися на основі письменництва та авторства.

41 % бояться виступати перед групою людей

32 % бояться висоти

19% бояться смерті

Дані взяті з "Книги списків"

Спитайте в учасників, хто з них боїться публічних виступів (або боявся в минулому)

Я теж іноді боюся виступати перед публікою (навіть сьогодні мої страхи посилюються, а тим паче, коли на карті такі високі ставки, наприклад, під час презентацій, присвячених питанням фінансування).

4) Подача матеріалу

Представлення:

Давайте поговоримо про четвертий елемент створення ефективних презентацій – Представлення!

Ми вже знаємо, що багато з нас бояться публічних виступів або мали такий страх у минулому. Розвиток ваших навичок проведення презентацій є вкрай важливим та навіть важливішим, ніж розробка динамічної платформи слайдів, оскільки …

Ви та ваші ораторські здібності є найпотужнішими факторами, що обумовлюють успішність презентації.

Ваша платформа слайдів має бути розроблена, щоб ПІДТРИМУВАТИ ВАС, А НЕ ЗАМІНЯТИ ВАС!

1) Практика та підготовка.

Практика та підготовка

Чи чули ви коли-небудь вислів "повторення – мати навчання". І хоча він не завжди виявляється дійсністю, ми знаємо, що практика та повторення підвищує шанси нашої презентації на успіх, коли в основному вона залежить від якісного її представлення.

До проведення презентацій я завжди намагаюсь провести декілька репетицій. Я кілька разів повторюю свій виступ та продивляюся слайди і намагаюся проговорити свій виступ про себе, а візуальні зображення допомагають мені в цьому. Для презентацій, які я представляю у вигляді ключової ідеї, або для великої аудиторії я також намагаюся провести репетицію для персоналу моєї бібліотеки, щоб отримати відгуки.

Коли ми разом із співробітниками розробляємо презентації для конференцій, в нас є правило, відповідно до якого ми повинні провести генеральну репетицію презентації для бібліотечного персоналу та отримати відгуки про неї. Окрім цього, будь-які презентації, розроблені для конференцій, також представляються для великої аудиторії (на наших зборах менеджерів), щоб керівники також були в курсі того, що готує персонал. Це хороший спосіб підвищити результативність ваших зусиль та покращити процес підготовки.

2) Поважайте час глядачів.

Поважайте час аудиторії.

Пам’ятаєте правило "10-20-30 хвилин"? Це правило має зосереджувати вашу увагу на ключовій ідеї, яку ви хочете повідомити, а також допомагає вам розраховувати час ваших глядачів.

Загалом, намагайтеся бути якомога лаконічнішими – повідомляйте ключове послання та підтримуйте його додатковими ідеями.

Ось чого вам слід уникати під час презентацій (загальні помилки, які роблять виступаючі)

• Забагато часу на знайомство з глядачами. Зробіть цей етап якомога коротшим та повідомте учасникам, чому саме ВИ виступаєте сьогодні перед ними. Як ви пов’язані із темою сьогоднішньої презентації? Пам’ятайте, що люди прийшли, щоб дізнатися прослухати інформацію по темі презентації, а не послухати про вас.

• Забагато часу на повідомлення загальної інформації про вашу організацію або історію бібліотеки. Якщо ця інформація не стосується ключового послання презентації, ваші глядачі почнуть нудьгувати, і ви ризикуєте втратити їхню увагу ще до того, як дістанетесь ключового змісту.

• Забагато часу на різні розповіді та жарти, що не стосуються теми та не підтримують ваше ключове послання. Дотримуйтеся вашого плану та виділеного вам часу.

Поважайте ваших глядачів та їхній час!!

3) Не використовуйте ваші слайди у якості телевізійного суфлера.

Попрактикуйтесь – не використовуйте ваші слайди у якості телевізійних суфлерів. Ніколи не читайте текст ваших слайдів глядачам слово в слово. Якщо ви починаєте читати ваші слайди дослівно, це означає, що:

#1 – на вашому слайді забагато тексту. Пам’ятаєте про правило шрифту 30 розміру?

#2 – ви використовуєте слайди як підтримку та недостатньо підгодовувалися. Ваші слайди не повинні бути вашим телевізійним суфлером або ВАШИМИ наочними засобами. Вони повинні бути наочними засобами для вашої АУДИТОРІЇ та мають підтримувати послання та ідеї, які ви повідомляєте своїми словами.

#3 – у вашій присутності немає потреби. Ваші слайди можуть повідомити послання і без вас!

4) Зосереджуйте увагу на аудиторії.

Сконцентруйтесь на АУДИТОРІЇ

Ви повинні знати вашу предметну область та презентацію достатньо добре, щоб більшість часу приділяти аудиторії. Підтримуйте зоровий контакт. Слідкуйте за мовою тіла (чи свідчить вона, що глядачі зацікавлені або ж нудьгують на своїх стільцях?) Зосереджуючи увагу на аудиторії, ви можете визначити момент, коли вам потрібно змінити темп виступу, тон або у деяких випадках навіть пропустити декілька слайдів та змінити напрямок розмови, щоб підвищити інтерес глядачів.

Хороший ведучій не повертається спиною до глядачів. Він не опирається на свої допоміжні нотатки (Чи були ви коли-небудь на семінарі, під час якого ведучий просто читав з листочка? Це нудно! І одразу помітно, коли ведучій не підготувався, чи не так?)

Хороший ведучій знає, як зосередити увагу на аудиторії, і впізнає підказки, що свідчать про зацікавленість або втрату інтересу аудиторії, враховуючи які він коригує свій виступ та підхід відповідним чином.

Потужна сила Паузи.

Потужна сила паузи

Хороший ведучій розуміє, що говоріння/спілкування не має займати абсолютно весь час. Також потрібно іноді робити паузи. Подібно до того, як концепція "пустого простору" важлива для візуального дизайну, концепція "паузи" важлива для проведення якісної презентації. Більшості з нас незручно, коли настає тиша, тому коли ми виступаємо перед групою людей, ми намагаємося заповнити весь час розмовами. Проте паузи, особливо для того, щоб залучити аудиторію до участі, є абсолютно необхідними. Якщо глядачі не відповідають достатньо швидко, не йдіть далі і не намагайтеся одразу заповнити тишу, дозвольте потужній силі паузи продемонструвати себе. Глядачі, як правило, вступають і починають висловлювати власні думки, оскільки їм також стає незручно в тиші.

6) Підготуйте запасний план.

Підготуйте запасний план

Підготуйтесь до непередбачуваного. Розробіть запасний план, якщо ваше обладнання не спрацює. Я завжди розміщую свої слайди в мережі Інтернет у якості запасного плану та роздруковую їх. Я побоююся, що можу загубити флешку, мій лептоп може зламатися, а формат обладнання, наданого мені в користування, не буде відповідати формату моєї флешки. Таке вже траплялося. Slideshare.net

Також, коли я знаю зміст моїх слайдів достатньо добре, мені взагалі не потрібні наочні засоби для того, щоб повідомити глядачам свої ідеї. Я можу просто говорити. Таке траплялося зі мною раніше. Саме тому практика та підготовка настільки важливі. Я навіть проводив презентації за допомогою маркерів. Ніщо не може зіпсувати вашу презентацію, якщо ви знаєте свою предметну область.

І ще одна хитрість. Завжди майте кольорові роздруківки. Їх легко скопіювати, якщо раптом обладнання підведе вас.

Підсумок:

Подача матеріалу.

Практика та підготовка

Поважайте час глядачів

Не читайте ваші слайди

Зосереджуйте увагу на аудиторії

Робіть паузи

Підготуйте запасний план.