Информационная поддержка соревнований.

Задача любой проводящей соревнования организации заключается в создании соответствующего общественного мнения о данном спортивном мероприятии.

К сожалению, спортивное ориентирование не относится к всенародно любимым и широко известным видам спорта, поэтому оргкомитету соревнований необходимо в подготовительный период организовать работу в информационном поле деятельности:

- дать необходимую информацию потенциальным любителям спортивного ориентирования о новых соревнованиях с указанием всех прелестей местности и карты соревнований, с привлекательностью размещения и обслуживания т.д.;

- использовать разнообразные средства массовой информации для рекламирования соревнований и привлечения болельщиков.

Предложения по работе со средствами массовой информации

Организаторам следует использовать любую возможность, чтобы обеспечить максимальное освещение своего соревнования в средствах массовой информации. Целесообразно направить в редакции газет и журналов, информационные агентства, теле- и радиокомпании пресс-релизы, в которых было бы отражено следующее:

- дата, время, место и все необходимые детали мероприятия

- история данного события

- фрагменты спортивной карты (схемы)

- список вероятных участников спортивного ориентирования из числа элитных спортсменов

- список местных сильнейших спортсменов, заявленных на соревнования

- перечень призов

- состав спонсоров.

Формы работы со СМИ

Накануне соревнований для представителей средств массовой информации необходимо провести пресс-конференцию. Во время соревнования организовать пресс-центр, а на старте и финише организовать специальные зоны для работы СМИ. Следует позаботиться, чтобы предварительный протокол результатов стал доступен прессе, как можно раньше, а тем журналистам, кто планирует взять короткие интервью у лидеров сразу после финиша, оказать для этого необходимое содействие.

Приглашения на пресс-конференцию рассылается по всем СМИ, которые могут быть заинтересованы в теме пресс-конференции.

После рассылки (которая ведется по факсу или электронной почте) необходимо обзвонить редакции изданий с вопросом о присутствии представителей СМИ на пресс-конференции.

Перед пресс-конференцией необходимо аккредитовать журналистов.

На пресс-конференции необходимо получить информацию о журналистах. Убедиться, что вся информация о журналистах доступна для последующего контакта.

Журналистам раздаются информационные материалы о предстоящем мероприятии, список президиума пресс-конференции (с указаниями должностей), информация о спонсорах.

Обязательно проследить за наличием баннера-задника с названием спортивного мероприятия. Вести пресс-конференцию нужно поручить специалисту, имеющему опыт работы с журналистами. По завершению пресс-конференции необходимо подготовить информационный материал о прошедшей пресс-конференции для рассылки в информационные агентства, печатные издания и на каналы ТВ не присутствовавших (по каким-либо причинам) журналистов. Информационный материал должен содержать: состав членов президиума; фотографии; список присутствовавших на пресс-конференции представителей СМИ; краткое содержание пресс-конференции.

Информацию по итогам пресс-конференции необходимо поместить на официальном сайте мероприятия или на сайте федерации.

Для работы на перспективу после пресс-конференции (в течение недели) желательно провести мониторинг прессы: статей, вышедших по итогам пресс-конференции, размещение PR статей, ТВ информации и т.д. Это будет полезно для того, что бы в следующий раз понимать с кем в первую очередь необходимо работать.

Приглашение на пресс-конференцию рассылается по всем СМИ, которые хоть как-то могут быть заинтересованы в мероприятии, оно может быть оформлено в виде пресс-релиза.

Пресс-релиз должен содержать следующую информацию:

· Наличие логотипа мероприятия на каждом листе пресс-релиза

· Заголовок, отражающий главную идею пресс-релиза (жирным шрифтом);

· Дата и место проведения пресс-конференции;

· Цитаты из высказываний руководителей компаний или проекта (желательно);

· Логотипы компаний – спонсоров внизу документа;

· Телефон, факс и адрес электронной почты контактных лиц, которые в состоянии предложить дополнительную информацию, как о мероприятии, так и по пресс-релизу в частности.

Пресс-релиз строится по принципу пирамиды, заключающемуся в построении мыслей пресс-релиза по мере убывания их важности.

Формат пресс-релиза для рассылки по изданиям должен удовлетворять следующим условиям:

o Объем не более двух печатных страниц (Интервал между строками – 1,5 или 2 интервала;

o В конце пресс-релиза краткая информация о компании(ях)-спонсоре(ах) и организаторах;

o В пресс-релизе для пресс-конференции необходима краткая справка об участниках пресс-конференции.

Реклама

Стратегия в рекламе должна отвечать на вопрос: к кому направлено информационное обращение и на какую группу населения ставится акцент в рекламе?

Для спортсменов-ориентировщиков, проживающих на данной территории и в близких по расположению соседних территориях, самый доступный способ передачи информации – это личные приглашения на соревнования, которые можно передать объявлением на предшествующих соревнованиях, совместных совещаниях, рассылкой по почте положений о соревнованиях. Для более дальних территорий - почтовая рассылка положений и информационных бюллетеней, сообщение через сеть Интернет.

Для привлечения болельщиков на соревнования, создания позитивного общественного мнения о проводящей соревнования организации, о достоинствах спортивного ориентирования без привлечения бюджетных и спонсорских средств не обойтись.

В зависимости от имеющихся средств на информационную рекламу соревнований существуют следующие направления:

- оповещение через средства массовой информации о проведении соревнований по спортивному ориентированию для создания его широкой известности среди всех слоев населения;

- внешняя наглядная реклама в виде афиш, растяжек, рекламных щитов в городе, поселке, где проводятся соревнования;

- печатная реклама в виде программ, буклетов, значков, наклеек и символики соревнований на сувенирной продукции, упаковочных материалах и т.д.

При этом реклама спортивного мероприятия должна выполнять одновременно несколько функций и решать разнообразные задачи.

Функция информирования населения о проведении соревнований с помощью рекламы состоит в том, что в рекламном объявлении содержатся сведения о предстоящих мероприятиях: кто в них участвует, из каких территорий приедут, каков уровень спортсменов, тренеров, организаторов, масштаб мероприятия и т.д.

Убеждающая функция рекламы призвана ориентировать население на посещение мероприятия. Реализация этой программы направлена на аргументацию в пользу необходимости посещения данных соревнований. Убеждать намного сложнее, чем информировать, т.к. потенциальных болельщиков и спонсоров склонить к участию в мероприятии трудно из-за малой зрелищности спортивного ориентирования и малой информированности населения вообще о данном виде спорта.

В процессе рекламирования соревнований необходимо напомнить окружающим о проводящей организации и участвующих в организации мероприятия других лиц и коллективов (спонсоров).

Реклама должна быть яркой, броской, привлекательной. Она должна остановить прохожего и заставить обратить на нее внимание и прочитать.

При проведении соревнований, для будущего успеха работы со спонсором, рекомендуется размещать логотип фирмы-спонсора на спортивной карте, на протоколах соревнований, на номерах участников, а также в местах старта, финиша и размещения участников вывешивать банеры предприятий, спонсоров и организаторов соревнований.

Правильно и верно подать рекламу достаточно сложно. Рекламой занимаются специализированные организации, при этом всегда нужно исходить из имеющихся средств.

Но в любом случае рекламировать соревнования по спортивному ориентированию необходимо.

Отношение населения территории к спортивному мероприятию в дальнейшем определит отношение к спортивному ориентированию органов власти, местного самоуправления, потенциальных спонсоров.

Схематично это выглядит так:

Спортивное мероприятие

Потребности в спортивном мероприятии

Интересы проводящей организации

Выделение средств бюджетными организациями и спонсорами

Общественное мнение

Отношение населения

Для реализации информационной поддержки в программе подготовки соревнований необходимо выделять блок по рекламе и персонально закреплять работников за реализацией разделов блока.