Презентационные мероприятия

В сфере связей с общественностью люди и организации представляют себя публике самостоятельно с помощью такого мероприятия, как презентация.

Основные задачи презентации заключаются в следующем:

1. Оповещение общественности о событии, достойном ее внимания

2. Вовлечение аудитории в деятельность, программу, которые служат целям и задачам организации или структуры, проводящей презентацию

3. Содействие целям и задачам фирмы, организации, политической программы и.т.п. Инициирование конкретных действий целевой аудитории, соответствующих идеям презентации, замыслу PR-обращения

Таким образом, сперва надо внушить доверие к фирме, организации, а затем переходить к убеждению в целесообразности определенных действий, акций, поступков, предлагаемых в обращении.

Другими словами: стратегия презентации заключается в единстве оповещения, приобщения и содействия.

В презентации принимают участие руководители или официальные представители тех структур, которые выходят на связь с общественностью. Они являются организаторами и хозяевами мероприятия. Другая группа участников- приглашенные гости (журналисты, коллеги, друзья).Третья группа- специалисты СО, ответственные за проведение данного мероприятия.

Поводом для проведения презентации обычно служит

1. появление нового субъекта общественных отношений (после создания необходимой документации, ее оформления)

Новые субъекты СО- фирмы, производственные предприятия, официальная структура (ведомство, департамент, министерство)

2. Другим поводом могут служить конкретные результаты деятельности официальных и коммерческих структур (новая программа деятельности,новые правила, законы, выход книги, премьера, открытие благотворительного аукциона)

План

1 Краткое изложение целей мероприятия

2 Основные характеристики целевой аудитории

3 Сжатая формулировка концепции устного обращения, тематики пресс-релизов, перечень видеосюжетов, плакатов, таблиц, диаграмм

Сценарий состоит из последовательного перечисления, основных событий презентации, с указанием их продолжительности: открытие, вступительное слово ведущего, произнесение PR-обращения, ответы на вопросы, закрытие, неформальное общение, включающее в себя фуршет, дегустация, осмотр выставки, демонстрацию видеороликов

Понятие PR-brief

Бриф – целевой программнный документ, определенным образом структурированный и содержащий систему расчетов, обоснований, описание мер и действий PR – работе с учетом максимальной эффективности при определенном уровне затрат.

Общие требования:

Бриф должен быть:

Достоверным (составленным на основе провернных данных)

Самодостаточным (подготовленным и использованным в нужное по назначению и в нужное время)

Достаточным (необходимое количество информации, объясняющее выбор тех или иных сми и их приоритетное использование)

Понятным и доступным.

Материалы брифа должны обладать:

Четкостью и логической последовательностью

Убедительностью аргументации

Конкретностью

Обоснованностью всех положений

Качественно подготовленный бри позволяет:

Создать системный план работы

Спланировать действия подразделений ответственных за работу сми и мероприятий

Оценить потенциальные кадры и финансовые ресурсы

Основные компоненты:

Анализ текущей ситуации исходя из данных

Определение целей

Определение целевых аудиторий

Медийную стратегию(те направления работы с различными сми)

Стратегию проведения мероприятий

Общее заключение по работе

Специальные акции

В тех случаях, когда для реализации, например, программы по ук­реплению имиджа или увеличению присутствия коммерческой струк­туры в информационном поле не хватает серьезных новостных пово­дов, разрабатывают специальные PR-мероприятия (special PR events), призванные искусственно создать эффектную новость, способную до­полнительно привлечь внимание СМИ и целевых аудиторий к ком­мерческой структуре. К таким мероприятиям можно отнести следую­щие:

· организация празднования юбилея или круглой цифры «юбилей­ного» посетителя/покупателя/клиента (например, 10 000-й или 20 000-й абонент компании «Би-Лайн — Вымпелком»);

· объявление конкурса, розыгрыша призов или эстафеты («Чай­ный марафон» торговой марки чая «Brook Bond», розыгрыш при­зов кофе «Nescafe», забег официантов на приз бренда «Smirnoff»);

· проведение специального праздника или парада (парадное ше­ствие по Новоарбатскому проспекту в Москве, организованное компанией IDVв честь Дня святого Патрика);

· организация спортивных состязаний (полумарафон торговой мар­ки пива «Бад» в День Победы 9 Мая); проведение «Дня открытых дверей» корпорации;

· спонсорство общественно-значимой акции; организация концерта, шоу-программы, фестиваля или кинопросмотров (например кон­цертная программа «Российская семья» компании Procter & Gamble во Дворце творчества на Воробьевых горах в День города);

· организация выставок, передвижных киосков и экспозиций.

Подготовка преследует следующие цели:

- привлечение внимания целевой аудитории к компании

- создание новостного повода, т.е. привлечение внимания СМИ

- привлечение внимания "зрителей", т.е. вторичной целевой аудитории

То, каким именно будет событие., зависит от целевой аудитории. Она может быть:

1) внутренняя;

2) внешняя (лидеры общественного мнения, журналисты, инвесторы, владельцы акций, властные структуры);

3) виртуальная – самая динамично развивающаяся. Через Интернет, блоги.

Специальные мероприятия (Special Events) – это события, проводимые компаниями в целях привлечения внимания общественности к самой компании, ее деятельности, продуктам и услугам. Поэтому при организации специальных мероприятий проводится серьезная работа с журналистами, призванная обеспечить освещение данного мероприятия в средствах массовой информации. Очень важны action, вовлечение аудитории.

Специальные ПР-мероприятия – события, кот. разрабатываются агентствами в тех случаях, когда необходимо создание новостного повода, чтобы поддерживать эффект присутствия компании и ее товаров в СМИ. Требует больших усилий, много специалистов.

Параметры создания спец. ПР-мероприятий:

1. специфика товара или услуги(уникальное св-во)
2. уникальные особенности компании(передовые технологии, лучшие специалисты, много лет на рынке)
3. специфика целевой аудитории(пристрастия, предпочтения)
4. место проведения мероприятия(необычное или новое)
5. уникальность самого мероприятия
6. присутствие видных людей(уже новостной повод)

Можно ничего не придумывать, а подключаться к событию, организованному другими, кот. должно быть:

1. массовым
2. охватывать целевую аудиторию
3. в кот. должны участвовать лидеры обществ. мнения
4. отсутствовать прямые конкуренты

Конкуренты могут объединяться на некоторое время для продвижения св. продукции: например, праздник пива, праздник мороженого, день города и т.п.

При разработке мероприятия уделяется большое внимание привлечению журналистов.

Технологии привлечения: выбирают 2-3 крупных изд-ва, кот. максимально охватывают целевую аудиторию. Эта технология работает, т.к. существует конкуренция между журналистами и изд-вами.

Также возможна организация конкурса среди журналистов на лучшее освещение деятельности компании, образовательного семинара для журналистов, проведение совместно со СМИ опросов мнения и рейтингов, проведение праздника для журн.

Новостной повод:

1. применение новой маркетинговой стратегии
2. применение новой корпоративной философии
3. смена руководства компании
4. итоги годового собрания акционеров
5. присуждение премий или дипломов
6. публикация благодарственных писем
7. скандал или шумная акция
8. празднование годовщины компании