Ситуации для анализа (тренировочные задания)

Тема 7. Контроль в управлении организацией

Основные положения

Сущность и необходимость контроля. Контроль является неотъемлемым атрибутом функционирования любой социальной системы.

Осуществление контроля – это процесс проверки и сопоставления фактических результатов с заданиями.

Процесс контроля состоит из установления стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том, случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Факторы, которые определяют необходимость контроля.

1. Неопределенность будущей ситуации. Запланированные цели и задачи – это сценарии желаемого будущего. Но есть много разных обстоятельств и причин, которые могут воспрепятствовать реализации подобных сценариев.

2. Контроль необходим для предупреждения возникновения кризисных ситуаций. Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация должна обладать возможностью и способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

3. Поддержание успеха организации является обязательным условием ее дальнейшего развития. Но только сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, можно ответить на вопрос «Насколько мы продвинулись к поставленным целям?» Следовательно, один из важных элементов контроля заключается в определении наиболее результативных направления организационной деятельности.

Формы контроля. Как правило, во временном измерении контроль выражается в трех формах: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала какой-либо деятельности. По своему содержанию он означает оценку соответствия поставленных целей и возможностей их достижения.

Объектами организационного контроля в данном случае являются:

а) трудовые ресурсы, когда проводится глубокий анализ деловых и профессиональных знаний, а также навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей со стороны работников.

б) материальные ресурс как объект контроля должны соответствовать не только целям, задачам, трудовым ресурсам и другим возможностям организации, но и установленным внутренним, а также внешним нормам и нормативам.

в) финансовые ресурсы контролируются на этой стадии в такой специфической форме как бюджет, т. е. сопоставление доходов и расходов.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в процессе какой-либо деятельности. Его объектом могут быть работники организации, материальные и финансовые ресурсы, ход их использования, экономико-правовые и управленческие отношения, возникающие при этом.

Заключительный контроль проводитсяпосле того,как завершена работа по получению намеченного результата. Его главное назначение – упреждающий характер для нежелательных явлений и процессов, которые выявлены. Большое значение заключительный контроль имеет для мотивации труда работников.

Этапы реализации. Последовательность реализации функции контроля состоит из трех этапов и выглядит следующим образом.

1. Разработка количественно выраженных параметров контроля (стандартов, норм, нормативов и других показателей). По своей сути это конкретные цели, вытекающие из самого управленческого процесса. Все стандартизированные показатели для контроля выбираются из многочисленных целей и стратегии развития организации.

2. Сравнение полученных результатов с установленными стандартами. На этом этапе контролирующий орган должен определить, насколько реальные результаты соответствуют запланированным, и что не менее важно, насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные установленные отклонения.

3. Организация конкретных мер по результатам сопоставления. В данном случае возможны три сценария действий:

Оставить все без изменения, если нет существенных отклонений.

Изыскать необходимые ресурсы для устранения выявленного отклонения.

При необходимости пересмотреть установленные контрольные показатели как в сторону увеличения, так и в сторону уменьшения.

Внутренний и внешний контроль. Процесс контроля по своей направленности можно классифицировать как внутренний и внешний.

Внешний контроль проводится, как правило, работниками, не входящими в состав данного подразделения или организации. Он может осуществляться как обычными специалистами, так и теми, для которых контроль - основной вид деятельности.

В рамках внутреннего контроля исполнители сами определяют механизм сопоставления полученных результатов с запланированными и вносят по мере необходимости корректировки в собственную деятельность. В принципе, это есть самоконтроль.

Как внешний, так и внутренний контроль имеют свои преимущества и недостатки. Поэтому для успешной реализации целей очень важно соблюдать пропорцию между внутренним и внешним контролем, которая зависит от ряда обстоятельств:

· от стиля руководства организацией;

· от личностных и профессиональных особенностей работников организации (возраста, пола, уровня образования и др.);

· от микроклимата в организации;

· от принятой системы мотивации за результаты деятельности.

Управление по отклонениям основывается на использовании процедуры контроля и в настоящее время получил широкое применение во многих организациях.

Причинами отклонения от нормативов могут быть различного рода непредвиденные ситуации, возникающие в процессе выполнения плана.

Управление по отклонениям способствует установлению высокой трудовой и исполнительской дисциплины, развитию профессионализма, высокой организационной культуры.

В то же время управление по отклонениям связано с определенными сложностями и возможными негативными последствиями. Прежде всего, оно культивирует у руководителей и исполнителей слишком формализованный подход к делу. Такой метод управления мало ориентирован на развитие творчества, мыслительных способностей, интеллектуализации всего организационного процесса. Внедрение управления по отклонениям требует создания специальной системы учета отклонений, т. е. можно говорить о значительной доли консерватизма и бюрократизма в управлении.

Правила контроля. Для того чтобы повысить эффективность контроля необходимо руководствоваться следующими правилами.

1. Установленные стандарты, нормы и нормативы должны быть реальными, т. е. достижимыми.

2. Эффективный контроль предполагает развитые коммуникации, чтобы в случае сложностей можно было их решить в короткие сроки.

3. Контроль не должен быть чрезмерным и мелочным. Его объектом являются основные стадии процесса и результат.

4. В организации должны быть жесткие, но достижимые стандарты. Если стандарт воспринимается как нереальный или несправедливо высокий, мотивация работников становится минимальной.

5. Мотивация должна быть основным инструментом достижения установленных стандартов.

Свойства контроля. Эффективный контроль должен обладать рядом свойств (рис. 7.1).

Рис. 7.1. Свойства контроля

1. Контроль должен иметь стратегический характер.

2. Любой контроль подразумевает получение результата.

3. Контроль должен быть конструктивным, т. е. соответствовать делу.

4. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен быть своевременным.

5. Контроль должен быть достаточно гибким, т. е. эластичным и приспосабливаться к происходящим изменениям внешней и внутренней среды.

6. Важнейшим свойством контроля является его простота, т. е. понятность и использование простых и доступных методов.

7. Экономичность и эффективность контроля предполагают рациональное соотношение затрат результата для достижения целей организации.

Контрольные вопросы

1. Дайте определение функции контроля.

2. Для чего необходим контроль в процессе функционирования организации?

3. Во всех ли организациях контроль – необходимая функция?

4. Назовите требования к управленческому контролю.

5. Означает ли контроль отношения «власти - подчинения»?

6. Дайте характеристику взаимодействия функций планирования и контроля.

7. Каким бывает контроль по стадиям осуществления?

8. Что является объектом предварительного контроля?

9. В чем сущность текущего контроля?

10. Зачем нужен заключительный контроль, если контролируемый процесс завершился? Что и почему в данном случае является объектом контроля?

11. Назовите все этапы стандартного алгоритма контролирующих действий.

12. Стандарты, нормы и нормативы – это параметры контроля. А в чем их отличие и что их объединяет?

13. Как бы Вы могли связать понятия «самомотивация» и «самоконтроль»?

14. Внутренний контроль и самоконтроль: их направленность, взаимосвязь и особенности?

15. Какие факторы определяют использование в организациях методов внутреннего и внешнего контроля?

16. Насколько сильно влияние стиля руководства на организацию внутреннего, внешнего контроля?

17. Приведите обоснованные примеры оригинальной системы контроля знаний и навыков обучающихся.

18. Назовите основные принципы организации эффективного контроля.

Вопросы для дискуссии

7.3.1 Какова взаимосвязь контроля с другими функциями? Можно ли назвать контроль завершающей функцией управления? Какие есть аргументы в пользу Вашего ответа?

7.3.2 Какова важнейшая роль контроля – профилактическая, административная, регулирующая, мотивирующая. Эти роли дополняют одна другую или исключают? Приведите аргументы в пользу Вашей позиции.

7.3.3 Если размеры отклонений от установленных стандартов (норм, правил) существенны, то что лучше сделать: изменить стандарты или изыскать организационные ресурсы для их достижения? Какой путь в каких случаях более эффективен?

7.3.4 Какова взаимосвязь контроля с другими функциями?

7.3.5 Какие стандарты (нормы, нормативы), по Вашему мнению, являются более эффективными для реализации целей организации – завышенные, средневыполнимые или заниженные? Возможны ли в данном случае варианты, определяемые ситуацией? Что здесь главное? Приведите аргументы.

Ситуации для анализа (тренировочные задания)

Ситуация 1

Известно, что по направленности контроль бывает внутренним и внешним. Внутренний контроль осуществляется силами самой организации, в то время как внешний проводится или вышестоящими уровнями управления или специальными контролирующими органами. Как та, так и другая формы контроля имеют преимущества и недостатки. Какие?

Оформите это следующим образом.

Ситуация 2

Внутренний контроль деятельности организации подразумевает непосредственную подчиненность этого процесса руководству организации. Это, в свою очередь, определяет зависимость контроля, т. е. его субъективный характер. Разработайте систему мер и механизм реализации эффективной формы контроля, если директор плохой контролер.