Должностные инструкции

Генеральный менеджер гостиницы:

Руководит финансово-хозяйственной деятельностью гостиницы в соответствии с действующим законодательством, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества гостиницы, а также за финансово-хозяйственные результаты ее деятельности.

Организует работу и эффективное взаимодействие всех служб гостиницы, координирует их деятельность, контролирует качество и своевременность выполнения персоналом этих служб возложенных на них задач.

Осуществляет контроль за работой подразделений гостиницы: службы приема и обслуживания гостей, хозяйственной службы, службы питания, инженерных служб и т.п.

Принимает участие в разработке маркетинговой политики гостиницы, определяет стандарты обеспечения и дизайнерского оформления гостиницы, стандартов обслуживания гостей, утверждает планы проведения рекламных акций.

Возглавляет работу подразделений гостиницы по разработке моделей и способов улучшения качества предоставляемых услуг, увеличения количества посетителей.

Утверждает перспективные планы по всем видам деятельности гостиницы, определяет и утверждает ценовую политику гостиницы (цены на стандартный пакет услуг, дополнительные услуги).

Заключает договоры от имени гостиницы на материально-техническое обеспечение (оборудованием, мебелью, инвентарем, пр.), проведение ремонтных работ зданий, сооружений, помещений гостиничного комплекса, другие хозяйственные и финансовые договоры.

Обеспечивает гостиницу высококвалифицированным персоналом, принимает непосредственное участие в отборе кандидатов на должности менеджеров подразделений гостиницы, устанавливает требования к ним и обязанности, заключает трудовые договоры с высшими и средними руководящими работниками, доводит до их сведения основы политики гостиницы.

Анализирует отзывы клиентов об услугах, оказанных гостиницей; экономические показатели деятельности гостиницы; эффективность расходования финансовых средств.

Отчитывается перед учредителями по экономическим показателям деятельности гостиницы.

Портье:

Ведет учет движения номерного фонда гостиницы.

Оформляет разрешение на поселение граждан по предъявлению паспорта или другого документа, удостоверяющего личность.

Принимает и оформляет необходимые документы.

Осуществляет контроль за своевременной подготовкой номеров к приему граждан.

Ведет документацию по установленным формам.

Осуществляет контроль за соблюдением проживающими правил пользования гостиницами.

Следит за своевременностью оплаты за проживание и предоставляемые услуги, не допуская задолженности.

Обеспечивает контроль за паспортным режимом при оформлении граждан.

Принимает меры к разрешению конфликтов, возникающих при обслуживании проживающих.

Ведет журнал и книгу сдачи дежурства.

Сдает в бухгалтерию необходимые отчеты и документы.

Обеспечивает хранение, выдачу и получение ключей от номеров гостиницы.

Информирует проживающих в гостинице о предоставляемых дополнительных платных услугах и принимает заказы на их выполнение.

Принимает и вручает поступившую корреспонденцию проживающим.

Супервайзер.

Схема работы супервайзера в первую, утреннюю (дневную) смену.

1. Супервайзер 1-й смены приходит на работу за 5—10 минут до начала рабочего дня; надевает униформу; получает на входе для персонала (или на Reception в отдельных гостиницах) ключи от офиса Housekeeping; забирает всю корреспонденцию, поступившую в хозяйственную службу.

2. Получает отчет о текущем состоянии номерного фонда гостиницы из программы Opera Express(Housekeeping Report).

3. Информация о гостях и номерах фиксируется супервайзером в «Книге передачи смен» (англ. Log book).

4. Подготавливает персональные задания для горничных (приложение 3), которые будут работать на жилых этажах в соответствии с Housekeeping Report и снабжает их соответствующими ключами.

5. Распределяет работу другим супервайзерам, знакомит их с важной информацией и особенностями дня, необходимыми для успешной работы.

6. Проверяет номера после уборки их горничными.

7. Готовится к передаче информации персоналу 2-й (вечерней) смены, необходимой для эффективной работы.

8. Проводит инвентаризацию постельного белья и всего оснащения номера с целью обновления и сверки фактических данных. Инвентаризация имущества гостиницы проводится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.95г. №49.

9. Номера, зарезервированные для гостей должны быть готовы к 12:00-13:00

10. Номера, забронированные под заезд (АЕ), должны быть убраны по мере необходимости, в зависимости от времени приезда. Если время приезда неизвестно, номера следует убирать по мере возможности.

11. Жилые номера должны быть убраны в первой половине дня (до 15:00), если нет других указаний с хозяйственной службы.

12.При полной загрузки отеля в первую очередь следует убирать все освободившиеся номера после отъезда гостей независимо от статуса АЕ.

13.Информация, поступившая от службы приема или непосредственно от гостей о дополнительных одеялах, подушках, белья и т.д. Обязательно сообщить в офис хозяйственной службы для регистрации.

14.Дополнительные раскладные кровати, одеяло, подушки, антиаллергические одеяла и подушки, шерстяные одеяла находятся в кладовых белья на этажах.

15.В кладовой химчистки находятся детские халаты, валики под голову и синтетические пледы.

16.Супервайзер должен в течение дня контролировать выполнение обязанностей горничными и разнорабочими, своевременно давая соответствующие распоряжения.

17.Супервайзер должен соблюдать правила охраны труда и техники безопасности и контролировать соблюдение этих инструкций горничными и разнорабочими.

18.Супервайзер обязан выполнять поручения и распоряжения менеджера хозяйственной службы, ассистента и начальника хозяйственной службы.

19.Супервайзер должен выполнять процедуру возврата найденных вещей и проследить правильное выполнение процедуры горничными.

В обязанности супервайзера вечерней смены входит:

1. Принимает смену от дежурного супервайзера утренней смены.

2. Составляет информацию о состоянии гостевых комнат на текущий момент и обменивается ею со службой приема и размещения.

3. Выполняет работу, связанную с оформлением, учетом, хранением и выдачей забытых клиентами отеля вещей.

4. Оформляет заказы в отдел материального снабжения отеля для пополнения запасов службы Housekeeping моющими средствами, инвентарем и др. необходимыми в работе принадлежностями.

5. Подготавливает задание для горничных вечерней смены.

6. Принимает ключи и персональные задания у горничных закончивших работу в утреннюю смену. По персональным заданиям контролирует выполнение запланированного объема работы.

7. Принимает ключи и персональное задание у супервайзеров утренней смены. Получает от них информацию о состоянии комнат, а также информацию в целом по отелю.

8. Выдает задание и ключи горничным вечерней смены. Знакомит со спецификой дня, обращая внимание на списки VIP- гостей и их особые пожелания.

9. Ведет всю необходимую технологическую документацию за свою смену.

10. Контролирует работу горничных вечерней смены: проверяет качество работы номеров к ночному отдыху проживающих (вечерний сервис).

11. Проверяет комнаты после позднего отъезда гостей. При обнаружении порчи имущества он составляет «Акт о порче имущества гостиницы» форма акта 9-г.

12. Принимает ключи от горничных вечерней смены.

13. Закрывает офис и сдает ключи.

Инженер по охране труда

1. Осуществлять контроль за соблюдением в подразделениях предприятия законодательных и иных нормативных правовых актов по охране труда, за предоставлением работникам установленных льгот и компенсаций по условиям труда.

2. Изучать условия труда на рабочих местах, подготавливать и вносить предложения о разработке и внедрении более совершенных конструкций оградительной техники, предохранительных и блокировочных устройств, других средств защиты от воздействия опасных и вредных производственных факторов.

3. Участвовать в проведении проверок, обследований технического состояния зданий, сооружений, оборудования, машин и механизмов, эффективности работы вентиляционных систем, состояния санитарно-технических устройств, санитарно-бытовых помещений, средств коллективной и индивидуальной защиты работников, определении их соответствия требованиям нормативных правовых актов по охране труда и при выявлении нарушений, которые создают угрозу жизни и здоровью работников или могут привести к аварии, принимать меры по прекращению эксплуатации машин, оборудования и производства работ в цехах, на участках, на рабочих местах.

4. Совместно с другими подразделениями предприятия проводить работу по аттестации и сертификации рабочих мест и производственного оборудования на соответствие требованиям охраны труда.

5. Участвовать в разработке мероприятий по предупреждению профессиональных заболеваний и несчастных случаев на производстве по улучшению условий труда и доведению их до требований нормативных правовых актов по охране труда, а также оказывать организационную помощь по выполнению разработанных мероприятий.

6. Контролировать своевременность проведения соответствующими службами необходимых испытаний и технических освидетельствований состояния оборудования, машин и механизмов, соблюдение графиков замеров параметров опасных и вредных производственных факторов, выполнение предписаний органов государственного надзора и контроля за соблюдением действующих норм, правил и инструкций по охране труда, стандартов безопасности труда в процессе производства, а также в проектах новых и реконструируемых производственных объектов, участвовать в приемке их в эксплуатацию.

7. Участвовать в рассмотрении вопроса о возмещении работодателем вреда, причиненного работникам увечьем, профессиональным заболеванием или другим повреждением здоровья, связанными с выполнением ими трудовых обязанностей.

8. Оказывать подразделениям предприятия методическую помощь в составлении списков профессий и должностей, в соответствии с которыми работники должны проходить обязательные медицинские осмотры, а также списков профессий и должностей, в соответствии с которыми на основании законодательства работникам предоставляются компенсации и льготы за тяжелые, вредные или опасные условия труда; при разработке и пересмотре инструкций по охране труда, стандартов предприятия системы стандартов безопасности труда; по организации инструктажа, обучения и проверки знаний работников по охране труда.

9. Проводить вводные инструктажи по охране труда со всеми вновь принимаемыми на работу, командированными, учащимися и студентами, прибывшими на производственное обучение или практику.

10. Участвовать в составлении раздела "Охрана труда" коллективного договора, в расследовании случаев производственного травматизма, профессиональных и производственно-обусловленных заболеваний, изучать их причины, анализировать эффективность проводимых мероприятий по их предупреждению.

11. Осуществлять контроль за организацией хранения, выдачи, стирки, химической чистки, сушки, обеспыливания, обезжиривания и ремонта специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, состоянием предохранительных приспособлений и защитных устройств, а также правильным расходованием в подразделениях предприятия средств, выделенных на выполнение мероприятий по охране труда.

12. Составлять отчетность по охране труда по установленным формам и в соответствующие сроки.

Менеджер по персоналу

1. Организовывать работу с персоналом в соответствии с общими целями развития предприятия и конкретными направлениями кадровой политики для достижения эффективного использования и профессионального совершенствования работников.

2. Обеспечивать укомплектование предприятия работниками необходимых профессий, специальностей и квалификации

3. Определять потребность в персонале, изучать рынок труда с целью определения возможных источников обеспечения необходимыми кадрами.

4. Осуществлять подбор кадров, проводить собеседования с нанимающимися на работу, в том числе с выпускниками учебных заведений, с целью комплектования и штата работников.

5. Организовывать обучение персонала, координировать работу по повышению и квалификации сотрудников и развитию их деловой карьеры.

6. Доводить информацию по кадровым вопросам и важнейшим кадровым решениям до всех работников.

7. Организовывать проведение оценки результатов трудовой деятельности работников, аттестаций, конкурсов на замещение вакантных должностей.

8. Совместно с руководителями структурных подразделений участвовать в принятии решений по вопросам найма, перевода, продвижения по службе, понижения в должности, наложения административных взысканий, а также увольнения работников.

9. Разрабатывать систему оценки деловых и личностных качество работников.

10. Консультировать руководителей разных уровней по вопросам организации управления персоналом.

11. Принимать участие в планировании социального развития коллектива, разрешении трудовых споров и конфликтов.

12. Составлять и оформлять трудовые договоры и контракты, вести личные дела работников и другую кадровую документацию.

13. Осуществлять руководство подчиненными сотрудниками.

1.4.Административный метод управления персоналом используемый в гостиницы «гранд Отель Европа».

Административные методы – способ осуществления управленческих воздействий на персонал и базируется на власти, дисциплине и взысканиях. Административные методы ориентированы на такие мотивы поведения, как осознанная необходимость дисциплины труда, чувство долга стремление человека трудиться в определённой организации и т. д. Эти методы воздействия имеют прямой характер воздействия: любой регламентирующий или административный акт подлежит обязательному исполнению. Способы административного воздействия:

Организационные воздействия: 1) штатное расписание; 2) положение о подразделениях; 3) должностные инструкции; 4) организация рабочего места; 5) коллективный договор; 6) правила трудового распорядка; 7) организационная структура управления; 8) Устав предприятия.

Распорядительные воздействия: 1) приказы; 2) распоряжения; 3) указания; 4) инструктирование; 5) наставления; 6) целевое планирование; 7) нормирование труда; 8) координация работ; 9) контроль исполнения.

Материальная ответственность и взыскания: 1) ответственность за задержку трудовой книжки; 2) добровольное возмещение ущерба предприятию; 3) удержания из заработной платы; 4) депремирование; 5) полная материальная ответственность; 6) коллективная материальная ответственность.

Дисциплинарная ответственность и взыскания: 1) замечание; 2) выговор; 3) строгий выговор; 4) понижение в должности; 5) увольнение.

Административная ответственность: 1) предупреждения; 2) штрафы; 3) возмездное изъятие предметов; 4) административный арест; 5) исправительные работы.

1.5. Мотивация сотрудников

Широко распространенным средством воздействия на работника, на складывающиеся трудовые отношения является мотивация труда, предусматривающая:

-систему вознаграждения, материального и морального поощрения;

-обогащение содержания труда, повышение интереса к работе;

-развитие персонала, предоставление возможности профессионально-квалификационного продвижения, планирования карьеры;

-улучшение социально-психологического климата в организации благодаря изменению стиля руководства, условий найма и работы, поощрению индивидуальной и групповой инициативы, творчества и саморазвития;

-активное вовлечение работников в управление трудовыми процессами, участие в прибылях и акционерном капитале фирмы и т.д.

Мотивация позволяет решить такие задачи, как стабилизация коллектива, повышение результативности труда и заинтересованности в мобильности (прежде всего профессиональной), обеспечение систематического роста квалификации.

Социальный пакет для работников гостиницы «Гранд Отель Европа»:

зарплата выплачивается 2 раза в месяц и рассчитывается на основе табеля

ежегодный отпуск длительностью в 28 рабочих дней

право пользования бесплатными билетами в Филармонию, Мариинский театр и бесплатное посещением бассейна (2раза в неделю).

скидки в цветочном магазине в размере 25%.

при рождении ребенка - детская коляска в подарок. Для детей сотрудников - предоставление места в детском саду.

оплачиваемые больничные листы и учебные отпуска. Отдел по обучению персонала организует бесплатное обучение

обеспечение трехразовым питанием

право пользования компьютером и бесплатным Интернетом

Бесплатные услуги медицинского кабинета

Экскурсия по отелю (не больше 2х человек от сотрудника) в День Семьи, который проходит в каждую третью среду месяца

участие в программе «One night stay»

корпоративные мероприятия с выездом на природу

Работники гостиницы могут записаться на бесплатные курсы английского языка.