Коммуникации в инновационном менеджменте

Сущность и задачи коммуникаций. Практическая деятельность менеджера любого уровня во всех сферах инновационного процесса выражается в общении с людьми и заключается в получении, переработке, использовании и передаче информации. Известно, что руководитель любого уровня от 50 до 90 % своего времени тратит на работу с информацией. Информация таким образом составляет один из центральных элементов управленческой деятельности на ИП. При этом под информацией в менеджменте понимаются целенаправленные знания, используемые для анализа ситуации и принятия управленческих решений, объем и содержание информации на предприятии зависят от масштабов и характера осуществляемых инновационных программ, принятой организационной структуры ИП. Современные ИП, обладающие, как правило, сложной многоуровневой и диверсифицированной структурой, вынуждены использовать в своей деятельности огромные объемы разнообразной научно-технической, технологической, производственной и экономической информации, составляющей содержание внутрифирменной информационной системы. Уровень информационного обеспечения инновационных процессов, качество информационной системы, ее полнота, оперативность и гибкость имеют жизненно важное значение для ИП. Однако не менее существенное значение имеют и способы использования информации для управления инновациями в процессе коммуникаций на ИП. Коммуникации в менеджменте — это обмен информацией при подготовке и обеспечении реализации управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями использующего ее управленческого звена и характером принимаемого управленческого решения. В процессе разделения труда, характерном для современных ИП, каждое лицо, принимающее решение, концентрирует у себя определенную информацию. Для подготовки и последующей реализации управленческого решения менеджер должен собрать, обобщить и передать соответствующую информацию другому лицу или нескольким лицам Обмен информацией между участниками инновационного процесса с целью эффективной организации деятельности ИП и составляет сущность функции коммуникации.

Элементарным звеном коммуникационного процесса выступает коммуникационная ячейка, состоящая из коммуникатора (передатчика), коммуниканта (приемника) и коммуникационного канала. В качестве коммуникатора может выступать любое звено структуры, принимающее управленческое решение. Именно у него возникает содержательная идея о предмете коммуникации, связанная с осуществляемым инновационным проектом или организационной деятельностью менеджера. Коммуникатор как инициатор информационного контакта определяет состав коммуникантов и выбирает соответствующую форму коммуникационного канала.

Коммуникант может представлять элементы как внешней среды, так и внутренние звенья ИП. В качестве внешнего коммуниканта выступают партнеры по кооперации, сбытовые организации и поставщики, центральные, в том числе международные, информационные фонды, вышестоящие организации и т. п. Внутренние коммуниканты определяются вертикальными и горизонтальными связями на ИП. Вертикальные связи реализуются через межуровневые коммуникации, например руководство ИП — службы и подразделения или руководитель группы — исполнитель. Горизонтальные связи находят выражение в функциональных коммуникациях, например отдел — отдел или межличностные коммуникации в группе и т. п.

Активное и существенное значение для эффективности коммуникации имеет правильный выбор коммуникационного канала. В качестве коммуникационного канала используется большое разнообразие носителей информации. Выбор конкретного носителя зависит от характера информации, постоянства, интенсивности и периодичности использования канала. В инновационном менеджменте форма коммуникационного канала должна учитывать неэмоциональные аспекты, возможности аргументации, убеждения, мобилизации исполнителей. Наряду с техническими средствами передачи информации в инновационном менеджменте целесообразно предусматривать в качестве коммуникационных каналов научно-технические совещания, конференции, семинары, активные формы выработки решений типа «мозговой атаки» и проч. Выбор коммуникационного канала зависит и от того, является ли коммуникация временной разовой или относится к штатным формам деятельности менеджера. Постоянные коммуникационные каналы объединяются в коммуникационные сети которые состоят из пунктов и связей. Пункты характеризуют коммуникационных партнеров как передатчиков, так и приемников информации Связи определяют коммуникационные каналы. В зависимости от структуры различают звездообразные, кольцевые и полные коммуникационные сети в менеджменте.

Обязательным элементом первичной коммуникационной ячейки выступает канал обратной связи, без которого немыслим действенный обмен информацией, контроль полноты и правильности усвоения передаваемой информации. По утверждению специалистов, до второго уровня иерархии руководителей доходит обычно лишь 63 % передаваемой информации, до третьего уровня — 40, до четвертого - 20 %. Качественно изменить подобное соотношение на крупных ИП со сложной структурой возможно только при тщательной организации обратных коммуникационных связей.

Коммуникация как функция менеджмента занимается рациональной организацией информационных потоков на ИП с целью эффективного управления инновационными процессами. Основные задачи коммуникаций в инновационном менеджменте заключаются в следующем:

- определение и планирование потребности в информации для каждого звена управления на ИП;

- организация информационного обеспечения системы управления на ИП;

- формирование рациональных способов и процедур подготовки и реализации управленческих решений;

- разработка и внедрение прогрессивных информационных технологий в управлении инновациями на ИП;

- координация и контроль управленческих решений, обеспечение исполнительской дисциплины на ИП;

- разработка и реализация единой технической политики в области информационных технологий в управлении на ИП.

Несмотря на существенное значение технических средств в информационном обеспечении инновационных процессов, следует иметь в виду, что коммуникационная функция менеджмента имеет значительно более широкий круг задач. Она выступает связующим звеном между формированием целей, планированием, организацией и контролем инноваций и обеспечивает качественное их исполнение.

Виды и формы коммуникаций в инновационном менеджменте. Специализация как следствие разделения труда в инновациях наряду с постоянно усложняющейся организационной структурой ИП приводит к расширению разнообразия и форм коммуникаций в менеджменте на предприятии. В теории менеджмента и на практике выработаны достаточно общие рекомендации по способам и приемам организации эффективной системы коммуникаций в той или иной сфере предпринимательской деятельности. В основу таких рекомендаций закладывается, как правило, учет специфических свойств управляемых объектов, состава партнеров и характера решаемых совместно проблем. Особенности инновационных процессов безусловно предъявляют специфические требования к организации коммуникационных отношений в этой сфере. Необходимо учитывать высокий образовательный и интеллектуальный уровень участников инноваций, неопределенный характер ожидаемых результатов и связанную с ним высокую степень коммерческого риска, многовариантность возможных решений проблем и часто недостаточность использования лишь экономических критериев для их оценки. Определенную сложность в организации коммуникаций в инновациях составляет и фактор перспективной ориентации инновационных проектов, прогнозный характер ожидаемых последствий во внешней среде, многообразие партнеров из различных отраслей науки, техники и производства. Все перечисленные особенности инноваций должны учитываться при формировании состава и форм коммуникаций на ИП. Принципиальное значение при дифференциации коммуникаций имеют признаки направления, области использования, способов и форм коммуникационных отношений (см. рис. 8).

В зависимости от направлений различают содержательные и процессуальные коммуникации.

Содержательные коммуникации специалистов связаны с выполнением ими специфических функциональных обязанностей, вытекающих из проводимых инновационных программ и имеющих профессиональный характер.

Процессуальные коммуникации, часто называемые организационными и характерные в большей степени для руководителей различного уровня начиная от руководителя группы, имеют регламентированную форму, периодичность и направлены на поддержание эффективного менеджмента на ИП.

Коммуникации направлены на обеспечение качественной подготовки и реализацию управленческих решений, принимаемых в рамках стратегического управления, планирования, организации и контроля инновационных процессов на ИП. Способы осуществления коммуникаций выбираются в соответствии с обеспечиваемой ими функцией управления. Особое значение имеют коммуникации, связанные с контролем за ходом инновационных процессов. Они должны носить как содержательный (контроль за качеством работ, достоверностью и полнотой экспериментов и проч.), так и процессуальный (контроль сроков, затрат, режима работ и проч.) характер. Коммуникации в инновациях могут

Рис. 8. Виды коммуникаций в инновационном менеджменте

иметь формальный и неформальный способы осуществления. Ввиду творческого характера труда исследователей и разработчиков содержательные коммуникации в инновациях часто носят неформальный характер. В тоже время процессуальные коммуникации требуют более строгой регламентации, обязательного выполнения и протокольного оформления.

Формы коммуникаций в менеджменте различаются на внешние и внутренние. Внешние коммуникации ИП определяются его окружающей средой и включают:

• коммуникации с потребителями с помощью рекламы и специальных программ продвижения продукции на рынки;

• коммуникации с поставщиками и партнерами по кооперации с помощью соглашений, договоров и организационных мер;

• коммуникации с общественностью с целью создания и поддержания научного имиджа на местном, национальном и международном уровнях;

• коммуникации с государственными органами в форме статистической отчетности, налоговых платежей, экологического и прочих видов надзора;

• коммуникации с политическими структурами с целью влияния на законодательную деятельность в стране путем лоббирования на разных уровнях благоприятных решений;

• коммуникации с общественными организациями, в том числе профсоюзными, с целью формирования благоприятных условий найма и труда работников.

Внутренние коммуникации определяются организационной структурой ИП. Принципиально по формам проведения различают вертикальные межуровневые и горизонтальные (функциональные) коммуникации. При их организации необходимо учитывать разнонаправленность коммуникационных связей: вертикальные коммуникации должны отражать как восходящие, так и нисходящие информационные потоки, а горизонтальные — возможность двустороннего информационного обмена.

Процесс коммуникаций в инновационном менеджменте. Коммуникации в инновационном менеджменте отражают непрерывный процесс обмена информацией между участниками инноваций. Рабочая процедура коммуникационного процесса включает, как правило, четыре последовательных этапа' подготовку информации, выбор коммуникационного канала, передачу информации и контроль реакции. Подготовка информации включает генерирование идеи коммуникации, ее цели, оценку возможных последствий, определение состава коммуникантов и выбор времени осуществления коммуникации.

Выбор коммуникационного канала означает тщательную подготовку процедуры передачи информации, т.е. определение способа и формы обмена информацией, подбор технических средств, кодирование информации, способы ее дублирования. Следует помнить, что коммуникационный канал в инновационном менеджменте — это не просто техническое средство. Это элемент, несущий значительную психологическую нагрузку. В зависимости от целей коммуникации могут использоваться различные коммуникационные каналы: приказы и распоряжения, совещания и конференции, бюллетени и информационные сообщения, беседы и административные комиссии, отчеты и протоколы и многие другие способы эффективного обмена управленческой информацией.

Передача информации означает собственно осуществление в установленный срок продуманного и подготовленного мероприятия по обмену информацией. Этот этап составляет лишь часть целостного коммуникационного процесса.

Завершающим этапом коммуникационного процесса является контроль реакции коммуникантов на полученную информацию путем сопоставления ожидаемых и фактических результатов. При оценке результатов следует учитывать возможное негативное влияние различных факторов: наличия информационных шумов, искажающих смысл сообщения, возникновение вербальных и невербальных помех при обмене, использование несоответствующей информационной технологии и проч.

Эффективность коммуникаций, как и любого процесса, зависит от уровня ее организации. Главная цель организации коммуникационного процесса на ИП состоит в обеспечении возможно полного усвоения передаваемой информации при минимальных затратах на менеджмент. Как любая организационная задача, проектирование коммуникационных процессов на ИП предусматривает три основные фазы работ: формирование коммуникационной проблемы, поиск вариантов ее решения и принятие коммуникационного решения (см. рис. 9).

Формирование коммуникационной проблемы на ИП осуществляется после проектирования ее организационной структуры или при любых изменениях в

Рис. 9. Процесс проектирования коммуникаций

ней в соответствии с новыми инновационными программами. Анализ информационных потерь и расчет потребности в информации производится на всех иерархических уровнях и по всем структурным подразделениям ИП. Варианты построения формальных коммуникационных сетей на предприятии формируются на основе альтернативных решений в области структуры информационных потоков, типа используемых коммуникационных каналов, установленных процедур. Альтернативные решения проектируются для каждой группы менеджеров как типовые регламентные процедуры коммуникаций.