Выделяют общие и специальные функции документа.

Билет 1

1. Понятие о корреспонденции и делопроизводстве

Делопроизводство — это все, что касается работы с документами, начиная от их создания и заканчивая передачей в архив (обеспечение создания документов, передачи их из отдела в отдел и хранения после выполнения своей задачи).

Корреспонденция — обмен письмами, переписка между физическими или юридическими лицами.

Документы подразделяются на:

- личные:

- переписка;

- мемуары;

- официальные:

- управленческие документы;

- научные;

- технические;

- производственные.

2. Понятие и виды структур управления

Организационная структура управления – это упорядоченная совокупность взаимосвязанных управленческих подразделений и отдельных должностей организации, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого.

Основные виды организационных структур:

1. Линейная – каждый руководитель обеспечивает руководство нижестоящим подразделением.

2. Линейно-штабная – аналогична линейной, но управление соредоточено в штабах.

3. Функциональная – распределение работ происходит по функциям. Деление организации на элементы, каждый из которых имеет определенную функцию, задачи.

4. Линейно-функциональная. – основные связи — линейные, дополняющие — функциональные

5. Дивизиональная (филиальная структура) — распределение обязанностей происходит не по функциям, а по выпускаемой продукции или по регионам.

6. Матричная — в действующих структурах создаются временные рабочие группы, при этом руководителю группы в двойное подчинение передаются ресурсы и работники других подразделений.

7. Множественная структура управления - объединяет различные структуры на разных ступенях управления.

Билет 2

1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)

ГСДОУ – Государственная система документационного обеспечения управления (система создана в 1991).

ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях и в учреждениях.

ГСДОУ включает в себя настоящие Основные положения, общесоюзные, отраслевые и республиканские нормативные и методические документы по вопросам документационного обеспечения управления.

Основная цель ГСДОУ:

- упорядочение документооборота,

- сокращение количества документов,

- повышение качества документов,

- создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации,

- совершенствование работы аппарата управления.

2. Должностная инструкция: понятие, структура, виды и практика составления.

Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

Должностная инструкция разрабатывается начальником структурного подразделения, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия.

Должностные инструкции могут быть типовыми и конкретными (индивидуальными). Типовые должностные инструкции разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений и на их основе разрабатываются конкретные (индивидуальные) должностные инструкции.

Структура должностной инструкции включает в себя:

1) общее положение

2) основные задачи и функции

3) должностные обязанности

4) права

5) ответственность

6) взаимосвязи (связи по должности)

1) В первом разделе должностной инструкции «Общие положения» содержится:

наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней:

- название структурного подразделения, подчиненность данного работника, категория персонала (специалист, технический исполнитель);

- порядок назначения и освобождения от должности;

- порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника;

- требования к профессиональной подготовке (уровень образования, стаж работы), требования к квалификации (должен знать... должен уметь...);

- перечень нормативных документов, которыми работник руководствуется в своей профессиональной деятельности, перечень распорядительных документов, регламентирующих должностные обязанности (приказы и распоряжения руководителя организации, службы ДОУ и т.д.).

2) Во разделе «Основные задачи и функции» формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных видов работы, из которых складывается выполнение основной задачи. Например: основная задача работника — контроль за сроками исполнения документов. Виды работ:

- получение документов, поставленных на контроль;

- заполнение контрольных карточек;

- внесение в них отметок о ходе исполнения и т.д.;

3) В разделе «Должностные обязанности» должностной инструкции записывают условия, которые должны соблюдаться работником при выполнении своих функций. Например:

- соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;

- соблюдать установленные сроки подготовки документов;

- соблюдать этические нормы общения в коллективе и т.д.

4) В разделе «Права» закрепляется круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него обязанностей, а также порядок осуществления этих прав. В раздел вносят такие права, как:

- принятие решений,

- получение информации для выполнения своей работы,

- право визирования определенных видов документов,

- право контроля и т.д.

Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность.

5) В разделе «Ответственность» записывают содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за неприятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. Ответственность может быть установлена дисциплинарная и материальная, но обязательно в соответствии с действующим законодательством и учетом специфики работы организации.

6) В разделе «Взаимосвязи» записывают порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и должностными лицами. В разделе перечисляют те структурные подразделения, от которых работник получает документы, и те, которым он передает информацию.

Билет 3

1. Понятие о документе. Виды документов

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Виды документов

По происхождению:

• личного происхождения - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей;

• официальные - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

По способу документирования (способу записи информации или создания документа):

• Письменный документ — информация которого зафиксирована любым типом письма.

• Текстовый документ — содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

• Рукописный документ — знаки письма наносят от руки.

• Машинописный документ — знаки письма наносят техническими средствами.

• Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.

• Изобразительный документ — содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

• Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

• Фонодокумент — содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

• Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

• Документ на машинном носителе — созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

• Видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

В зависимости от отношения к аппарату управления:

• входящие (поступившие в организацию);

• исходящие (отправляемые из организации);

• внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).

Совокупность этих документов образует документооборот организации.

По числу затронутых вопросов:

• простые - (например, письма, заявления) содержат изложение одного вопроса;

• сложные - включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (например, приказы, протоколы, постановления, решения, регламенты, инструкции).

По ограничению доступа документы разделяются на:

• секретные;

• для служебного пользования;

• несекретные (простые).

По способу изложения текста:

• индивидуальные - содержание излагается в виде связанного текста.;

• трафаретные - структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы и пропуски для заполнения переменной информации;

• типовые - используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, они составляются на основе образца.

По степени подлинности документы делятся на:

• подлинники (оригиналы);

• копии;

• дубликаты.

По срокам хранения документы делятся на:

• документы постоянного;

• долговременного (свыше 10 лет);

• временного (до 10 лет) хранения.

2. Мотивация персонала структурного подразделения.

Мотивация в организации — это побуждение сотрудников к действию, совершать определенный выбор как было ранее запланировано, организовано и направлять свою энергию к достижению результата. При этом мотивация с одной стороны, побуждение, навязанное индивидам извне, а с другой — это самопобуждение.

Мотивация в организации может рассматриваться в двух аспектах:

• как функция управления, когда мотивация представляет собой процесс побуждения к деятельности, что можно соотнести с понятием «стимулирование»;

• как сила, побуждающая к действию, когда понятие «мотивация» сходна с значительно более широким понятием «мотив», к которому относятся все компоненты внутреннего побуждения к деятельности: потребности, интересы, ценности, инстинкты, влечения, эмоции, идеалы.

Личные потребности предстают в виде:

1) Материальные потребности (в пище, в одежде, в жилье, в личной без-опасности, в отдыхе);

2) Духовные (интеллектуальные) потребности (в знаниях, в приобщении к культуре, к науке, к искусству);

3) Социальные потребности, связанные с отношением человека с другими членами общества.

Профессор Герчиков пришел к выводу, что существует пять типов трудовой мотивации. По его мнению чистые типажи в обществе встречаются редко — в каждом человеке в определенном соотношении пересекаются два, а то и более видов трудовой мотивации.

Пять типов трудовой мотивации по В. Герчикову:

1) Инструменталисты

2) Профессионалы

3) Хозяева

4) Патриоты

5) «Люмпены» другое название данного типа — «избегательный»

Инструменталисты (менеджеры) - сама работа не является для такого работника значимой ценностью и рассматривается как источник заработка и других благ, получаемых в качестве вознаграждения за труд. Его интересуют не любые деньги, а именно заработок; поэтому он будет работать с максимальной отдачей на любой работе, если его труд будет справедливо оплачиваться.

Профессионалы (менеджеры, специалисты) - работник ценит в работе ее содержание, возможность проявить себя и доказать, что он может справиться с трудным заданием. Эти работники предпочитают самостоятельность в работе и отличаются развитым профессиональным достоинством. К руководителю чаще всего относится с долей иронии. Работник с профессиональным типом мотивации быстро становится лучшим специалистом в компании в своей области.

Хозяева (генеральный директор и др. руководство) - добровольно принимает на себя полную ответственность за выполняемую работу. Выполняет свою работу с максимальной отдачей, не настаивая на ее особой интересности или высокой оплате, не требуя ни дополнительных указаний, ни постоянного контроля. Такой работник самый эффективный в соотношения затрат и результатов. Хозяином очень трудно управлять - он суверенен, не нуждается в приказаниях или наказаниях и не терпит их. Этот тип мотивации характерен для людей занятых предпринимательской деятельностью.

Патриоты (начальники отдела) - работников этого типа интересует участие в реализации общего, очень важного для организации дела. Им свойственна убежденность в своей нужности для организации, отличаются готовностью взвалить на себя дополнительную ответственность ради достижения результатов общего дела. Для них важно общественное признание участия в общих достижениях.

«Люмпены» («избегательный») - обладает очень слабой мотивацией к эффективной работе. Низкая квалификация и отсутствие стремления ее повышать. Безответственен и старается избежать любой работы, связанной с личной ответственностью. Сам не проявляет никакой активности и негативно относится к активности других. Основное стремление - минимизировать свои трудовые усилия на уровне, допустимом со стороны руководителя. Как работник ценится невысоко, не может обеспечить себя своим трудом и смирился с этим. Надеяться на благоприятное стечение обстоятельств и благосклонность руководителя и «халяву». Ему можно поручить работу, на которую не согласятся работники других типов мотивации, согласен на достаточно низкий заработок.

Каждому типу деятельности соответствует определенный тип трудовой мотивации.

Соответствие типов мотивации видам деятельности. Модель профессора В. Герчикова::

Билет 4

1. Правила оформления управленческих документов. Функции документов

Документ (от лат. documentum — «образец, свидетельство, доказательство») — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

Документирование — процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Правила документирования устанавливаются правовыми актами государства.

Документы состоят из реквизитами. Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Правила их составления и оформления, а также место расположения на документах фирмы должны соответствовать ГОСТу Р 6.30-97. Данным ГОСТом устанавливается максимальный набор реквизитов для документов управления -29 (30). В конкретном документе их будет гораздо меньше. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов. Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как: дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Каждый документ можно разделить на 3 основные части:

1. заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

2. основную часть (реквизиты “текст” и “приложения”);

3. оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).

Выделяют общие и специальные функции документа.

Общие функции:

1) информационная: любой документ создается для сохранения информации. В документе фиксируются: факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека;

2) социальная: документ порожден той или иной социальной потребностью;

3) коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, внешние связи предприятий и организаций;

4) культурная: документ– это средство закрепления и передачи культурных традиций, отражения этапов развития цивилизации.

Специальные функции:

1) управленческая (организационная): документ является инструментом управления. Это плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности.

2) правовая: документ – средство закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.). Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время;

3) исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

Также документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.

2. Организация как функция управления подразделением

Организация – это крайне важная функция менеджмента, так как благодаря ей предприятие превращается в единое целое, способно слажено действовать в любых обстоятельствах.

Организация производства – это распределение властных полномочий по разным уровням управленческой иерархии. Это существенно упрощает деятельность, поскольку каждый работник знает, кто должен принимать решение по той или иной теме.

Функции управления должны обеспечить в организации руководство, управление и обслуживание хозяйственной деятельности. Управленческие функции являются основой для определения структуры и численности аппарата управления.

Каждый сотрудник должен точно знать свои функции. Любая коллективная деятельность предполагает совместные действия разных людей, направленные на достижение общих целей.