Внутримашинное информационное обеспечение ЭИС

Электронная форма документа (ЭД) - это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. Формы могут допускать различный тип входной информации и содержать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки для выбора. После заполнения формы ее можно отправить по электронной почте, по факсу или на рабочий стол другого сотрудника. Можно назвать несколько видов форм, имеющих различный тип технологии обработки:

· формы, предназначенные для сбора данных, ввода их в базу данных и последующей их обработки (при электронной технологии заполнение и сбор осуществляются или по электронной почте, или через формы, размещенные на Web-серверах в Internet);

· формы, предназначенные для сбора информации как внутри, так и вне предприятия, но требующие процедуры ознакомления и подтверждения (например, к такого рода формам можно отнести заказы на покупку, счета, отчеты о командировочных расходах).

Электронная (безбумажная) технология подразумевает не заполнение бумажных форм и их последовательную обработку, а работу с электронными формами сразу с этапа заполнения до этапа извлечения данных и их сбора в определенной базе данных (или экспорт этих данных в какое-либо специализированное приложение).

К недостаткам электронных документов можно отнести неполную юридическую проработку процесса «подписи формы»: использование электронной подписи с защитой формы от последующих изменений или различных видов биометрических подписей - от снятия уникальных характеристик обычной подписи через специальные устройства ввода до отпечатков пальцев и изображения лица.

Технология обработки электронных документов требует специализированного программного обеспечения, которое позволяет осуществлять встраивание функций доступа к базам данных, вычисления, управления заполнением, обработкой и маршрутизацией документооборота.

Так как экранные формы связаны с файлами данных, можно включать операции обработки данных и функции запросов. Кроме того, необходимо отметить, что почти все основные разработчики программного обеспечения обработки экранных форм электронных документов имеют возможность заполнения этих форм через Web-узлы, что повышает их доступность для многих удаленных пользователей.

Основной частью внутримашинного информационного обеспечения является информационная база. Информационная база (ИБ) - это определенным способом организованная совокупность данных, хранимых в памяти вычислительной системы в виде файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности управленческих процессов и решаемых задач.

Все файлы ЭИС можно классифицировать по следующим признакам:

· по этапам обработки (входные, базовые, результатные);

· по типу носителя (на промежуточных носителях - гибких магнитных дисках и магнитных лентах и на основных носителях - жестких магнитных дисках, магнитооптических дисках и др.);

· по составу информации (файлы с оперативной информацией и файлы с постоянной информацией);

· по назначению (по типу функциональных подсистем);

· по типу логической организации (файлы с линейной и иерархической структурой записи, реляционные, табличные);

· по способу физической организации (файлы с последовательным, индексным и прямым способом доступа).

К числу базовых файлов, хранящихся в информационной базе, относят основные, рабочие, промежуточные, служебные и архивные файлы.

Рабочие файлы создаются для решения конкретных задач на базе основных файлов путем выборки части информации из нескольких основных файлов с целью сокращения времени обработки данных.

Промежуточные файлы отличаются от рабочих файлов тем, что они образуются в результате решения экономических задач, подвергаются хранению с целью дальнейшего использования для решения других задач. Эти файлы, так же как и рабочие файлы, при высокой частоте обращений могут быть также переведены в категорию основных файлов.

Служебные файлы предназначаются для ускорения поиска информации в основных файлах и включают в себя справочники, индексные файлы и каталоги.

Архивные файлы содержат ретроспективные данные из основных файлов, которые используются для решения аналитических, например прогнозных, задач. Архивные данные могут также использоваться для восстановления информационной базы при разрушениях.

Существуют следующие способы организации ИБ: совокупность локальных файлов, поддерживаемых функциональными пакетами прикладных программ, и интегрированная база данных, основывающаяся на использовании универсальных программных средств загрузки, хранения, поиска и ведения данных, т.е. системы управления базами данных (СУБД).

Контрольные вопросы к разделу 3

1. Какая модель жизненного цикла ИС лежит в основе канонического проектирования?

2. Какие стадии процесса разработки ИС входят в состав 7 стадий при каноническом проектировании в соответствии со стандартом ГОСТ 34.601-90?

3. Какие стадии процесса разработки ИС входят в состав 4 стадий, используемых на практике при каноническом проектировании?

4. Какие документы создаются на стадии «Предпроектная стадия» при каноническом проектировании?

5. Какие документы создаются на стадии «Технорабочее проектирование» при каноническом проектировании?

6. Какие документы создаются на стадии «Внедрение проекта»при каноническом проектировании?

7. Какие документы создаются на стадии «Эксплуатация и сопровождение проекта»при каноническом проектировании?

8. Какие стандарты содержат требования к составу и содержанию документов на создаваемые ИС при каноническом проектировании?

9. Какие разделы технического задания на создание автоматизированной системы входят в состав 9 разделов, используемых при каноническом проектировании в соответствии со стандартом 34.602-90?

10. Как можно классифицировать документы в системе документации?

11. Каков состав внутримашинного информационного обеспечения ЭИС?

12. Что такое электронный документ и электронная технология обработки?

13. Что такое информационная база?

14. Какие существуют способы организации ИБ?