Тема 5. Документооборот в организации

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так, например, в разделе "3. 1 Организация документооборота" Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ). В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

Этапы документооборота:

- прием и первичная обработка (или экспедиционная обработка) поступающих в организацию документов;

- предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

- регистрация документов;

- организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);

- обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов.

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

- поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;

- потоки внутренний документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

- поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации. Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.