Документальное оформление поступления производственных запасов.

В процесі діяльності підприємств відбувається рух запасів, який включає послідовні операції: надходження, передача в межах установи та витрачання (або реалізація). Зазначені операції відображаються в обліку за допомогою первинних документів, оформлених належним чином

Запаси надходять до підприємств шляхом: -безпосереднього одержання від постачальників, від підрозділів установи; -в порядку гуманітарної допомоги; -в порядку централізованого постачання; -через підзвітних осіб. Основними документами щодо надходження запасів виступають: -рахунки-фактури; -прибуткові накладні; -акти приймання матеріалів тощо. В цих документах фіксуються наступні відомості: від кого надійшли матеріали або продукти харчування; найменування; сорт; кількість (вага); ціна; сума; дата надходження; підпис матеріально відповідальної особи, що одержала запаси. Для отримання матеріальних цінностей зі складу постачальника уповноваженій особі видається довіреність на отримання цінностей. Матеріальні цінності, що надходять на склад, перевіряються на відповідність їх асортименту, кількості, зазначених у супровідних документах. Приймання матеріалів здійснюється комісією з обов’язковою участю матеріально відповідальної особи, представника постачальника або незацікавленої організації. Обов’язковою умовою при оприбуткуванні запасів є відмітка матеріально відповідальної особи про прийняття матеріалів на відповідальне зберігання (ставиться підпис). Якщо запаси придбані за рахунок коштів спеціального фонду кошторису доходів і видатків, у документах на оприбуткування цінностей ставиться печатка установи. Якщо матеріали отримують безпосередньо на складі постачальника, то виписується товарно-транспортна накладна на відпущені матеріали. Документи надходять до відділу постачання, де вони реєструються в журналі обліку вантажів, що надійшли, і передаються в бухгалтерію. Бухгалтерія здійснює перевірку документів постачальника і передає їх на склад для контролю при прийнятті вантажу. Але роль бухгалтерії не обмежується перевіркою документів – вона зобов’язана встановити: доцільність тієї чи іншої поставки матеріалів, чи задовольняє поставка потреби установи і чи не призведе вона до утворення понаднормованих запасів. Якщо при прийнятті матеріалів на склад не виявлено розбіжностей між їх фактичною наявністю і документальною кількістю, матеріали можуть бути оприбутковані без виписки додаткових документів. Якщо при оприбуткуванні виявлено пошкодження чи втрати матеріалів внаслідок транспортування, установи складають комерційний акт, який передається транспортній організації, що виконувала доставку матеріалів. Якщо розбіжності виявлено при оприбуткуванні матеріалів на складі, складається акт приймання, в якому фіксуються найменування матеріалів, одиниця виміру, шифр субрахунку, номенклатурний номер, фактична кількість і сума. Акт у двох примірниках складається приймальною комісією з обов’язковою участю завідувача складом та представника від постачальника або сторонньої організації. Один примірник акта використовується для обліку прийнятих матеріальних цінностей, другий – для направлення претензійного листа постачальнику.

На підставі зазначених документів робиться запис операцій по надходженню матеріалів у відповідні облікові реєстри. Надходження матеріалів від заготівлі та переробки (заготівля палива, переробка овочів) оформляється актом, який затверджує керівник установи. Матеріальні цінності, що надійшли до бюджетної установи в порядку гуманітарної допомоги, приймаються створеною наказом керівника установи комісією з обов’язковою участю працівника бухгалтерії та представника вищої за рангом організації. Приймання цінностей проводиться шляхом їх перелічування, зважування в присутності матеріально відповідальної особи, якій передаються ці цінності на зберігання. На прийняті матеріальні цінності комісія складає акт, який підписується членами комісії. Матеріали, прийняті на склад, оприбутковуються, тобто беруться на облік, на підставі виправдних документів тим числом, коли отримано цінності.