Документационного обеспечения управления

Численный состав и номенклатура должностей работников службы делопроизводства прежде всего зависит от возложенных функций, объема выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами).

В период разработки в стране Единой государственной системы делопроизводства в конце 1960 – х годов НИИ труда предложил методику расчета численности делопроизводственного персонала исходя из объема документооборота и общей численности работников учреждений. Формула выглядела достаточно простой:

Численность = 0,00016 x D^0.98 х Р ^0.1

Простота расчета по данной формуле привела к ее многократному повторению в учебных и справочных пособиях по делопроизводству. Однако она была рассчитана на министерства и государственные комитеты и основывалась на существовавшей в те годы технологии машинописного оформления документов с многократными перепечатками текстов при подготовке документа и малой степени механизации управленческого труда. Расчет по этой формуле даст значительно завышенный количественный состав службы делопроизводства, не соответствующий новым технологиям и выросшей производительности труда в сфере управления. Сегодня эта формула интересна лишь для истории делопроизводства.

Более реален расчет численности делопроизводственного персонала, проводимы исходя из трудоемкости выполняемых видов работ по формуле, разработанной Центральным бюро нормативов по труду и приложенной во всех сборниках нормативов времени на делопроизводственные виды работ, в том числе и в последнем – "Нормативы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур в федеральных органах исполнительной власти", утвержденном Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26 марта 2002 г. № 23.

Методика расчета в них одинакова. Чтобы вычислить необходимую численность персонала отдельно определяется трудоемкость каждого вида нормируемых и ненормируемых работ. Для нормируемых видов работ нормативы времени уже рассчитаны и указаны в перечисленных сборниках. По каждому виду работ норматив времени определяется по формуле

Н _вр = Н × К,

Где Н _вр – затраты времени на выполнение конкретного нормативного вида работы, ч;

К- коэффициент, учитывающий затраты на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых, физкультурные паузы и личные потребности, % оперативного времени.

По результатам анализа карт, фотографий, и само фотографий рабочего времени К принимается равным 1.1

Затем определяется годовая трудоемкость нормируемых работ (Т) в часах с учетом каждого вида выполняемых работ по формуле:

Т _н = Н _вр × V _i,

Где Н _вр - затраты времени на выполнение конкретного нормативного вида работы, ч;

V_i – объем конкретного вида работы выполняемые за год.

Годовая трудоемкость ненормируемых работ в часах определяется методом экспертных оценок с учетом объема выполняемых работ по формуле:

Т _нн = Н _ннj × V _j,

Где Н _ннj – трудоемкость ненормируемой работы конкретного вида,

V _j – годовой объем ненормируемых видов работ.

Общую годовую трудоемкость как нормируемых, так и не нормируемых операций рассчитывают по формуле:

Т _о = Т _н + Т _нн

Зная общую годовую трудоемкость работ, выполняемых службой делопроизводства, рассчитывают сколько надо работников для выполнения этой работы по формуле:

Где Ф _n – полезный фонд рабочего времени работника за год.

Примеры, как провести расчет численности работников службы делопроизводства можно взять в тех же сборниках нормативов времени Центрального бюро нормативов по труду.

Примеры расчета численности работников делопроизводственной службы (традиционные технологии)

Таблица 2 Расчет численности работников произведен исходя из плановой трудоемкости работ, выполняемой в течение года.

Т_н –трудоемкость работ, рассчитанная по приведенным в сборнике нормативам времени с учетом коэффициента К = 1,1 учитывающие затраты времени организационно- техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы и личные потребности) -8115.1чел.-ч.

Т _нн – трудоемкость работ, непредусмотренных сборником – 114,2 чел.-ч. (определена экспертным путем).

Ф _n – полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч.,(принимается в среднем равным 1910 ч.).

Приведем еще один пример расчета численности работников службы делопроизводства, данный в Межотраслевых укрупненных нормативах времени на работу по документационному обеспечению управления:

Таблица 3 Расчет численности работников службы ДОУ (канцелярии произведен исходя из фактической трудоемкости работ, выполненных в истекшем году

Т _н – трудоемкость работ, рассчитанная по приведенным в сборнике нормативам времени с учетом коэффициента К=1,1 учитывающие затраты времени на организационно- техническое обслуживание рабочего места, отдыха (включая физкультурные паузы и личные потребности) – 11698,5 чел.-ч.

Т _нн – трудоемкость работы, не предусмотренных сборником- 98,8 чел. –ч. (определена экспертным путем).

Ф _n – Полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч., (принимается в среднем равным 2006 ч.).

И, наконец, возьмем примеры, данные в последних нормативах времени 2002 г. (Приложение 4)

Регистрационная карточка (РКК) – регистрационно-контрольная карточка, имеющая специально разработанную форму для записи и служащая для учета и контроля поступающих документов, объемом не более 1500 знаков.

Л – лист (л.) – единица измерения объема машинописного текста на листе бумаги, размером 210х297 мм (формат А4) напечатанного с одной стороны, на котором размещается 38 – 41 строка (2450 знаков) через 1.5 интервала с количеством 60 – 64 печатных знаков в строке (в автоматизированных условиях – 2 Кбайта).

Т _н – затраты времени, рассчитанные по нормам времени- 3002,87 ч.

Ф _n – норма рабочего времени на одного работника за год – условно принимается равной 2000 ч.

Т _нн – 438,9 – затраты времени,не предусмотренные нормами, носящие разовый характер (определены экспертным путем);

Т _об = 3002,87+ 438,9 = 3441,77 ч.

Пример расчета 2 (Приложение 5)

Т _н – затраты времени, рассчитанные по нормам времени, - 10545 ч.

Т _нн – затраты времени, не предусмотренные нормами, носящие разовый характер, - 1096,8 ч. (определены экспертным путем);

Ф _n – нормы рабочего времени одного работника за год, ч. – условно принимается равной 2000 ч.

Как видим из приведенных примеров методика рассчитана одинакова, но нормативы времени вы берете из того сборника, которым вы пользуетесь, а ненормируемые виды работ рассчитываете путем экспертных оценок сами.

Кроме работников, входящих непосредственно в штат службы делопроизводства, в каждом структурном подразделении может быть секретарь, ведущий делопроизводство в отделе. При отсутствии такого руководителя подразделения должен назначить одного из сотрудников отдела ответственным за ведение делопроизводства.

Таким образом, общая численность работников, занимающихся делопроизводственным обслуживанием в организации, будет складываться из штатной численности работников службы делопроизводства и всех работников других подразделений, на которых возложены делопроизводственные функции.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Исследуя материал по теме курсовой работы можно сделать следующие выводы:

В соответствии с требованиями Государственной системы ДОУ документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой — службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ). Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия.

Основными задачами службы ДОУ являются:

-внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соответствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;

-осуществление методического руководства организацией работы с документами в структурных подразделениях предприятия;

-обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами;

-совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами.

Документационное обеспечение управления — деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Распоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 г. N 358-р «Об улучшении организации хранения документов по личному составу»

2. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. - М.: ВНИКДАД, 2012

3. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст).

4. Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст)

5. «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утвержден приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76)

6. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г.

7. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учеб. Пособие.- М.: Эксмо, 2014.

8. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учеб пособие.- Ростов н/Д.: Феникс, 2014

9. Галахов В.В. Делопроизводство: Образцы, докуметы, организация и технология работы. - М.: ООО "ТК Велби", 2015

10. Демин Ю.М. Делопроизводство: Подготовка служебных документов. - СПб.: Питер, 2014

11. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2012.

12. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Организация и технологии до-кументационного обеспечения управления. - М.: Юнити-Дана, 2013

13. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. - СПб.: Бизнес-пресса, 2014

14. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству.- СПб.: Пмтер,2012

15. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности: Делопроизводство - СПб.: Питер, 2011

16. Стенюков М.В. Делопроизводство: Конспект лекций. - М.: Приор, 2013

17. Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2014.

18. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда Российской Федерации от 21 августа 1998г. № 37. (ред. от 15.05.2013) – Общие положения.

ИНТЕРНЕТ-РЕСУРСЫ

Приложение 1