Какие возможности импорта данных реализованы в табличном процессоре.

Один из самых популярных табличных процессор – Microsoft Excel. Excel имеет мощные средства для обработки данных. Программа предос­тавляет большие возможности по импортированию данных из различных источников.

Существует много способов внесения данных в рабочий лист Excel. Чаще всего данные вводятся вручную с клавиатуры прямо в ячейки рабочего листа. Но, если данные уже представ­лены в электронном виде в формате какой-либо программы (не только в формате Excel), можно сохранить свое время, не затрачивая его на повторный ввод данных, путем импортиро­вания их в рабочую книгу Excel.
Существует два основных способа импортирования данных в рабочий лист Excel.
- Копирование данных из другого приложения с использованием буфера обмена Windows.
-Импортирование данных из чужого (созданного не в Excel) файла.

Копирование данных – это наиболее "прямолинейный* способ обмена информацией между программами разных типов.
Импортирование данных из файлов, созданных в других программах, часто является наилучшим способом переноса больших объемов информации в Excel. Необходимо учитывать такой фактор, как формат файла – уникальный способ организации и хранения данных, используемый той или иной программой. Различные форматы файлов определяют разные способы сохранения данных разных типов. Например, в рабочих книгах Excel одни данные являются формулами, другие – обычными числовыми значениями, третьи – датами и т.д., причем все они представляются по-разному во внутренних форматах Excel. Другие программы также используют свои специальные представления данных разного типа.
Excel может импортировать данные из файлов, созданных в программах очень многих типов, поскольку имеет встроенный транслятор, который "понимает" информацию, хранящеюся в файлах разных форматов. Поэтому, например, можно открыть файл, созданный, помощью какой-либо программы электронных таблиц, такой, как Lotus 1-2-3 или Quattro Pro.

Чтобы открыть файл, представленный в одном из указанных форматов, используется команда Excel Файл – Открыть. Затем выбирается из раскрывающегося списка Тип файла нужный тип. Это касается только файлов, представленных в одном из указанных в списке форматов. При попытке открыть текстовый файл автоматически появляется диалоговое окно средства Мастер текстов, с помощью которого можно правильно интерпретировать содержимое файла.

Однако важно понимать, что прочитать файл и правильно преобразовать данные – это не одно в то же. В некоторых случаях при считывании чужого файла в Excel может возникнуть ряд проблем.
- Некоторые формулы преобразуются неверно.
- Неподдерживаемые функции не преобразуются.
- Форматирование осуществляется неверно.
- Ширина столбцов устанавливается неверно.

Еще один метод импортирования данных – это использование буфера обмена. Процесс начинается с выделения данных в другом приложении и копирования их в буфер обмена. Затем активизируется Excel, и информация вставляется в рабочий лист.
Буфер обмена Microsoft Office использует стандартные команды Копировать и Вставить. При копировании элемент добавляется в буфера обмена Microsoft Office, после чего его можно в любое время вставить из буфера обмена Microsoft Office в любой документ Microsoft Office. Накопленные элементы остаются в буфере обмена Microsoft Office до закрытия всех приложений Microsoft Office.

16. В чем состоит назначение, функции, принципы работы сводных таблиц?

Понятие о сводных таблицах

Для всестороннего и эффективного анализа данных больших таблиц в Excel используются сводные таблицы (СТ). Главные достоинства СТ - это представление больших объемов информации в концентрированном и удобном для анализа виде, широкие возможности для группировки данных, а так же возможность получения промежуточных и общих итогов, которые помещаются в таблицу автоматически.

Применять инструмент СТ рекомендуется для больших таблиц, где имеются различные повторения значений в столбцах и (или) строках.