Ввод заголовков столбцов

МОСКОВСКИЙ ГУМАНИТАРНО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

КАФЕДРА ОБЩИХ ГУМАНИТАРНЫХ И ЕСТЕСТВЕННОНАУЧНЫХ ДИСЦИПЛИН

**********************************************************************

Лекция 4

Тема: Excel: Анализ данных

Учебные цели: изучить основные термины, понятия и практическое

использование.

Вопросы:

Таблицы данных

Создание таблицы

Ввод заголовков столбцов

Форматирование полей

Поиск записей таблицы

Дублирующиеся записи

Фильтрация

Сортировка записей

Анализ данных с помощью сводной таблицы

Использование мастера сводных таблиц

Изменение структуры сводной таблицы

Таблицы подстановки

Подбор параметра

Автор лекции: к.т.н., профессор Ванин Ю.П.

Литература:

Основная:

Каймин В.А. Информатика / учебник. - М.: Инфра, 2007.

Турецкий В.Я. Математика и информатика / учеб­ник. - М.: Инфра, 2007.

Дополнительная:

Стоцкий Ю., Васильев A. Office 2007. - Спб.: Ли­тер, 2007. - 524 с.

Лекция обсуждена и одобрена на заседании кафедры общих гуманитарных и естественнонаучных дисциплин. Протокол № 8 от «_27__» марта 2012

Excel: Анализ данных

Помимо всего прочего, программу Excel можно использовать для создания списков и управления ими, например для создания небольшой адресной книги, списка сотрудников компании, списка товаров и т.п. Кроме того, в настоящей главе описано использование таблиц данных и средства поиска решений.

Таблицы данных

И записная книжка, и телефонный справочник, и поваренная книга — это не что иное, как примеры баз данных, в которых собрана специфическая информация. В Excel можно создавать только упрощенные базы данных, которые называют таблицами данных. Они не столь эффективны при отборе необходимой информации и управлении ею, поэтому списки используют для хранения относительно небольшого набора специфических данных и управления им.

Таблица данных состоит из одной или нескольких записей. Каждая запись, в свою очередь, состоит из нескольких полей. Например? каждая запись адресной книги может состоять из следующих полей: имя, фамилия, номер домашнего телефона, номер служебного телефона, почтовый адрес, адрес электронной почты и т.п. Вся информация в таких полях, которая относится к определенному человеку, называется записью.

Структура рабочего листа программы Excel вполне подходит для построения списков данных, поскольку каждую ячейку рабочего листа можно использовать в качестве отдельного поля, а совокупность данных одной строки — в качестве отдельной записи данных (рис. 1).Чтобы изменить стиль таблицы, щелкните на кнопке Экспресс-стили вкладки Работа с таблицами и выберите желаемый стиль из открывшейся палитры.

Рис. 1. Каждая строка электронной таблицы представляет собой отдельную запись

Создание таблицы

Для того чтобы программа Excel работала с введенными данными как с таблицей данных, а не с простым диапазоном, щелкните на кнопке Таблица, расположенной во вкладке Вставка. В диалоговом окне Создание таблицы (рис. 2) укажите предполагаемый диапазон, в котором будет размещаться таблица, и установите флажок Таблица с заголовками. К данному диапазону будет применен заданный по умолчанию экспресс-стиль таблицы, в правом нижнем ее углу будет расположен синий маркер, а на ленте активизируется вкладка Работа с таблицами.

Рис. 2. Не забудьте указать, имеется ли в таблице строка заголовков

Чтобы изменить стиль таблицы, щелкните на кнопке Экспресс-стили вкладки Работа с таблицами и выберите желаемый стиль из открывшихся палитр
Размер таблицы можно изменить позже. Для этого щелкните на кнопке Изменить размер таблицы и введите новое значение диапазона в открывшемся диалоговом окне. Кроме того, по мере ввода данных к таблице будут автоматически добавляться строки.

Далее в верхней строке рабочего листа задайте заголовки столбцов, которые будут использоваться в качестве названия полей базы данных (например, Имя, Фамилия, Адрес, Домашний телефон и т.д.). Затем в следующих строках рабочего листа (не посредственно под заголовками столбцов) введите данные каждой, записи, придерживаясь приведенных ниже рекомендаций.

· Между строкой заголовков и первой записью базы данных не должно быть пустых строк. В противном случае Excel не сможет идентифицировать названия полей.

· Заголовки столбцов (названия полей базы данных) не обязательно вводить в строке 1 рабочего листа, но все записи таблицы данных должны располагаться под строкой с заголовками. Используйте заголовки столбцов для однозначной идентификации каждого поля базы данных.

· Позаботьтесь, чтобы записи таблицы и другие данные рабочего листа были разделены пустой строкой и (или) столбцом.

· Между записями базы данных не должно быть пустых строк.

· В ячейках каждого столбца таблицы данных необходимо вводить информацию только определенного типа. Например, в столбце Номер телефона необходимо вводить только телефонные номера, а не код кредитной карточки или почтовый индекс.

· Все записи одной таблицы данных должны находиться на одном рабочем листе.

В крайнем слева столбце таблицы данных введите порядковые номера записей, что позволит восстановить исходное расположение записей после их сортировки по какому-либо критерию.

Ввод заголовков столбцов

Заголовки столбцов необходимы для однозначной идентификации каждого поля, а также для сортировки и фильтрации записей. Чтобы ввести и должным образом отформатировать заголовки столбцов, выполните ряд действий.

1. Выделите строку, в которую необходимо ввести заголовки полей, щелкнув

ячейке с названием Поля правой кнопкой мыши и активизируйте вкладку Формат ячейки. Откроется на вкладке Число палитра, содержащая доступные форматы (рис. 3).

2.Из списка выберите элемент соответствующего типа поля (Текстовый, Числовой и т. д.)

3.Пользуясь инструментами Шрифт вкладки Формат ячейки, задайте параметры форматирования заголовков (например, полужирное начертание или курсив), что позволит легко отличать заголовки от записей.

4.Ведите заголовки в первую строку рабочего листа.

Рис. 3. Для строки заголовков выберите текстовый формат

Следите за тем, чтобы в ячейках не было пробелов до и после вводимых данных. Случайно введенные символы пробела могут стать причиной неправильной сортировки или фильтрации.
Все указанные выше параметры можно задать во вкладках диалогового окна Формат ячеек. Чтобы вывести это окно на экран, в разделе Ячейки вкладки Главная щелкните на кнопке Формат и в открывшемся меню выберите элемент Формат ячеек.