Внутренние коммуникации

Внутренние коммуникации (деловые и трудовые) – это внутренние управленческие и трудовые отношения, существующие в устной, письменной и электронной форме внутри организации.

Управленческие отношения – это отношения между руководителями и подчиненными. Они регламентируются учредительными документами (договор, устав), положениями о структурных подразделениях предприятия (объединения), договорами с наемными управляющими.

Это отношения:

·собственников с администрацией;

·директора со своими заместителями и руководителями основных подразделений и служб;

·администрации (центральный штаб управления) с подразделениями (службы и отделы, производственно-коммерческие подразделения);

·администрации с коллективом (профсоюзом, как представителем коллектива);

·руководителей различного ранга с подчиненными (межличностные отношения управления);

Трудовые отношения – это отношения между:

·работниками и администрацией предприятия, регламентируемые правами и обязанностями каждого работника на определенном рабочем месте или в определенной должности, предусмотренными правилами внутреннего (трудового) распорядка, коллективным договором между администрацией и работниками, положением об оплате труда, должностными инструкциями;

·отношения между работниками – межличностные отношения трудового взаимодействия работников, морально-психологическая атмосфера в группах и коллективе в целом (область устных неформальных коммуникаций, невербального общения).

Различают следующие виды коммуникаций внутри организации:

· межуровневые коммуникации – перемещение информации по вертикали.

· коммуникации между различными отделами (горизонтальные коммуникации) – необходимы для координации задач и действий;

· коммуникации «руководитель – подчиненный» (связаны с пояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности сотрудников в решение задач; обсуждением проблем организации; оповещением подчиненного о грядущих изменениях и т.п.);

· коммуникации между руководителем и рабочей группой (позволяют повысить эффективность действий группы);

· неформальные коммуникации – (канал распространения слухов).

·3.2. Коммуникационные сети

·Коммуникационная сеть - это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков. В данном случае рассматриваются не индивиды как таковые, а коммуникационные отношения между индивидами. Коммуникационная сеть включает потоки посланий или сигналов между двумя или более индивидами. Коммуникационная сеть концентрируется на выработанных в организации образцах этих потоков, а не на том, удалось ли передать значение или смысл послания. Однако коммуникационная сеть может влиять на сокращение или увеличение разрыва между посланным и полученным значением.

·Создаваемая руководителем сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные связи строятся по линии руководства от начальника к подчиненным. Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням индивидами или частями организации: между заместителями, между начальниками отделов, между подчиненными. диагональные связи - это связи с другими начальниками и с другими подчиненными. Сеть этих связей создает реальную структуру организации. Задача формальной организационной структуры заключается в том, чтобы придать коммуникационным потокам правильное направление. Размеры подразделений в организации ограничивают возможности развития коммуникационной сети. Если размер группы увеличивается в арифметической прогрессии, то количество возможных коммуникационных отношений возрастает по экспоненте. Отсюда коммуникационная сеть в группе из 12 человек более разнообразная и сложная, чем в группе из трех человек, В зависимости от того, как построены коммуникационные сети, деятельность группы может отличаться большей или меньшей эффективностью.

·Существуют устоявшиеся образцы коммуникационных сетей для групп одной и той же или разной численности. В сетях типа “кружок” члены группы могут коммуницировать только с теми, кто расположен рядом с ними. В сетях типа “колесо” представлена формальная, централизованная иерархия власти, при которой подчиненные коммуницируют друг с другом через своего начальника. Объективной основой такой ситуации является то, что лицо, находящееся в центре “колеса”, имеет больше коммуникационных связей, чем другие члены группы. Он получает больше посланий, чаще признается другими членами группы как лицо, выполняющее лидерские функции, больше оказывает социального влияния на других членов группы, обычно несет большую ответственность за передачу информации, от него больше, чем от других, ожидается окончательное решение проблемы. Аналогичная картина наблюдается в сетях типа “Y”. Такие сети называются централизованными и могут быть эффективны, если решаются простые проблемы. Другой тип властной иерархии представляют сети типа “цепочка”, в которых появляются горизонтальные связи - элемент децентрализации.

·Всеканальные сети представляют полностью децентрализованные группы. Обычно это требуется, когда необходимо участие всех в решении сложных проблем. Такой подход называют еще открытыми коммуникациями.

·Характер взаимозависимости работ и людей в группе или организации будет определять тип более эффективной коммуникационной сети. Простая взаимозависимость допускает использование централизованных сетей. Сложная взаимозависимость требует “командного” подхода к построению коммуникационных сетей. Однако сложная сеть может и не решить простую задачу.

3.3. Коммуникационные стили

Коммуникационный стиль - это способ, с помощью которого индивид предпочитает строить коммуникационное взаимодействие с другими. Существует много различных стилей, используемых людьми в межличностной коммуникации, так же как и много подходов к определению этих стилей. Знание стилей помогает определить то, как себя вести и чего можно ожидать от поведения, связанного с определенным стилем. За основу измерения межличностной коммуникации можно взять такие две переменные, как открытость в коммуникации и адекватность обратной связи. Первое измерение включает степень открытия или раскрытия себя в коммуникации для других в целях получения ответной реакции от них, особенно их реакции, показывающей то, как они воспринимают нас и наши действия. Второе измерение показывает степень, с которой люди делятся с другими своими мыслями и чувствами о них. В зависимости от данных переменных можно выделить пять стилей межличностной коммуникации:

1) открытие себя;

2) реализация себя;

3) замыкание в себе;

4) защита себя;

5) торговля за себя.

Первый стиль характеризуется высокой степенью открытости себя другим, но низким уровнем обратной связи со стороны индивида, использующего этот стиль. Открытие себя в этом случае измеряется в диапазоне от среднего до максимального. Индивид идет на это, концентрируя тем самым внимание на себе, чтобы вызвать реакцию других на свое поведение. К сожалению, данный стиль страдает тем, что реакция других нередко остается без адекватного ответа или обратной связи со стороны вызывающего его индивида. Принимая реакцию других на свое поведение близко к сердцу, использующий данный стиль индивид может проявлять необузданные эмоции, мало способствующие установлению эффективных отношений между контактирующими сторонами.

Коммуникационный стиль индивида “реализация себя” характеризуется как максимальной открытостью, так и максимальной обратной связью. В идеальных условиях этот стиль является желательным, но ситуационные факторы (политика организации, разница в статусе и т.п.) могут побудить индивида, владеющего этим стилем, отказаться от него.

Третий коммуникационный стиль характеризуется замыканием себе, т. е. одновременно низким уровнем открытости и низким уровнем обратной связи. Индивид в этом случае как бы изолирует себя, не давая другим познать его. Этот стиль часто используют “интроверты” - люди с тенденцией больше обращать свой разум вовнутрь себя. Крайность в проявлении этого стиля связана со скрытием своих идей, мнений, расположений и чувств к другим.

Коммуникационный стиль “защита себя” характеризуется низким уровнем открытости, но высоким уровнем обратной связи. Он широко используется для того, чтобы лучше узнать других или более правильно оценить их. Обычно индивиды, использующие данный стиль, мало открыты для других, но любят обсуждать других. Они любят слушать о себе, но не любят обсуждать свои качества, особенно плохие, с другими.

Стиль “торговля за себя” характеризуется умеренными открытостью и обратной связью, обмениваемыми в процессе межличностной коммуникации.