Организация работы архивных учреждений.

Главным звеном Государственной архивной службы являются государственные архивы. Государственный архив – это учреждение, осуществляющее прием, постоянное хранение и использование документов в интересах пользователей.

Его основные задачи:

– комплектование документами НАФ;

– обеспечение сохранности и государственный учет документов НАФ;

– информационное обеспечение органов государственной власти, граждан, научной общественности, использование и публикация документов, создание информационно-поисковых систем, банков и баз данных о документах архива;

– ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения, археографии и других специальных исторических дисциплин. Государственные архивы создаются по решению Администрации Президента Беларуси, местных исполнительных и распорядительных органов. Каждый из них действует на основании утвержденного положения, в котором определяются его профиль и состав хранимых документов, задачи, функции и права. Структура архива разрабатывается на базе типовой структуры архивных учреждений с учетом профиля архива и состава содержащихся в нем документов. Как правило, в архивах отделы создаются по направлениям работы: отдел обеспечения сохранности документов и фондов; отдел информационно-поисковых систем; отдел комплектования НАФ, ведомственных архивов и делопроизводства; отдел использования документов НАФ и др.

Структурные подразделения в своей работе руководствуются утвержденными директором архива положениями о них. На все должности, имеющиеся в госархиве согласно штатному расписанию (за исключением директора, его заместителя и обслуживающего персонала), составляются должностные инструкции, регламентирующие обязанности работников.

Для коллегиального обсуждения основных производственных проблем, вопросов контроля и проверки исполнения, подбора и использования кадров в госархиве создается совещательный орган – дирекция.

Работа государственных архивов строится на плановой основе. Разработка годовых планов осуществляется в соответствии с директивными указаниями Департамента и учетом задач, решаемых архивами в планируемый период. Наряду с годовым планом работы архива каждое структурное подразделение имеет свой годовой план. На их базе руководители подразделений составляют квартальные и месячные планы, а также месячные планы для сотрудников. Отчетность, как и планирование, является одной из главных функций управления, от постановки которой зависит организация работы госархива, ее эффективность.

Основа отчетности в архивных учреждениях – индивидуальные дневники учета труда сотрудников. По ним определяется ежедневное выполнение плановых заданий, действующих норм выработки, процент выполнения плана и состояния производительности труда. С использованием данных индивидуальных дневников готовится отчетность структурных подразделений, которая в свою очередь обеспечивает материалом общеархивную отчетность. Архивы отчитываются о выполнении плановых заданий перед вышестоящими архивными органами раз в год.

Кроме того, в них для учета рабочего времени работников ведутся табели учета рабочего времени. Они обеспечивают контроль за использованием рабочего времени, состоянием трудовой дисциплины, помогают при начислении заработной платы.

В архивных учреждениях осуществляется контроль за выполнением плановых заданий и качеством работы. Практикуется ежеквартальное заслушивание итогов работы на дирекциях архивов, проводятся проверки работы структурных подразделений и сотрудников.