Создание страхового фонда особо ценных документов.

Для сохранения ценной документации на случай утраты и повреждения оригиналов создается страховой фонд. Он изготавливается путем микрофильмирования дел. При этом делаются страховой фонд и фонд пользования.

Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов. В Беларуси он сконцентрирован в специальном хранилище Белорусского государственного архива кинофотофонодокументов.

Фонд пользования предназначен для выдачи исследователям вместо подлинников.

Страховому копированию подлежат особо ценные документы. В связи с этим в архивах проводится работа по их выявлению. К особо ценным документам относятся документы, содержащие информацию о важнейших событиях, фактах и явлениях жизни общества, имеющие непреходящее значение для государственного управления, народного хозяйства, обороны страны, в международных отношениях, научных исследованиях и невосполнимые при их утрате с точки зрения их юридического значения и автобиографичности, а также уникальные документы, не имеющие себе подобных по заложенной в них информации, по способу ее фиксации или по внешним признакам.

При выявлении особо ценных документов архивы руковод­ствуются следующими общими критериями:

– значение фондообразователя;

– время создания документов;

– ценность содержащейся в документах информации;

– авторство документов;

– юридическая сила, подлинность документов;

– наличие художественных, палеографических особенностей документов.

Критерий “Значение фондообразователя” предполагает учет роли, места и значения фондообразователя в государственной, народнохозяйственной и других сферах жизни общества.

Критерий “Время создания документа” используется при выявлении документов, относящихся к ранним историческим периодам и периодам особой исторической значимости.

Критерий “Ценность содержащейся в документах информации” предполагает выявление в пределах каждого фонда документов, возникших при осуществлении фондообразователем основных функций и содержащих наиболее полную информацию о событиях, явлениях, фактах. Чем большее влияние они оказали на развитие общества, тем ценнее эти материалы.

Критерий “Авторство документа” обязывает учитывать роль автора в политической, народнохозяйственной, общественной, научной и культурной жизни страны.

Критерий “Юридическая сила, подлинность документов” предполагает при наличии в фонде подлинников и копий одних и тех же документов выявление и учет оригиналов.

Критерий “Наличие художественных, палеографических особенностей документов” чаще применяется при оценке документов ранних исторических эпох, а также материалов личных фондов.

Сведения о количестве выявленных в течение года особо ценных дел отражаются в годовых отчетах архивных учреждений и препроводительном письме к форме № 11, высылаемом в руководящий орган архивным делом.

Выявленные особо ценные дела в первую очередь микрофильмируются, реставрируются, переплетаются, ремонтируются и картонируются. Все это позволяет архивам сохранить наиболее значимую часть их документальных богатств.