Начинать надо сначала Подготовка к интервьюированию: экспертиза вакансии

Цели главы
· Объяснить, что такое экспертиза вакансии, зачем нужно ее проводить и почему именно она - первый этап подготовки к собеседованию.
· Рассказать о том, как грамотно провести экспертизу вакансии
· Описать алгоритм перехода от результатов анализа деятельности на рабочем месте к составлению "портрета" желательного для организации сотрудника.

Некоторые термины этой главы:

Должность. Основа организационно-штатной структуры компании, определяющая полномочия работника, их границы и конкретное содержание. Должность создаётся для удовлетворения постоянной потребности руководства компании в выполнении определённых заданных функций и возникающих задач.

Функция сотрудника. Набор типовых задач, который принципиально не изменяется по составу при переходе от одного объекта воздействия к другому или обобщённая цель деятельности, которая принципиально не меняется при изменении условий.

Задача сотрудника. Последовательность действий работника, осуществляемая им для достижения конкретных результатов или деятельности, данная в конкретных условиях.

Экспертиза вакансии - жестко заданная процедура оценки вакантной должности, включающая в себя анализ деятельности на рабочем месте, определение параметров поиска кандидатов и определение требований к кандидату (критериев отбора из числа найденных кандидатов).

Анализ деятельности на рабочем месте, технология описания рабочего места - процедура определения:

· для чего существует или будет существовать должность (цели существования должности);
· что делает или будет делать работник, занимающий эту должность (круг задач, которые должен выполнять специалист, ее занимающий);
· какие результаты и с каким качеством он должен получать, выполняя указанные действия (результаты и качество выполнения указанных задач).

Описание должностной позиции, описание должности (Job description) - должностная инструкция, т.е. (для тех, кто случайно! не прочел первую главу) - основной документ, регламентирующий назначение и место работника в системе управления, его функциональные обязанности, права, ответственность, связи по должности и формы наказания и поощрения.

Содержание главы

Глава состоит из трех частей.

Первая часть посвящена описанию анализа деятельности специалиста на конкретном рабочем месте.

Во второй части уточняются параметры поиска специалиста. Мы определяем где (в каких компаниях) может работать нужный нам профессионал, какие должности может там занимать, какие должностные обязанности выполнять.

В третьей части показано, как определять требования к будущему сотруднику, как формировать портрет желательного для компании работника на основании проведенной экспертизы вакансии.

Готовьтесь, уважаемые читатели! Раздел, который вам предстоит проштудировать, масштабен и, в то же время, детален. Однако ваши труды будут с лихвой вознаграждены полным пониманием алгоритма проведения экспертизы вакансии.

Итак, для того, чтобы подготовиться к интервью с кандидатами на должность, необходимо проделать серьезную работу. Она проводится в двух аспектах - содержательном и психологическом.

Содержательная подготовка включает в себя:.
1) Проведение экспертизы вакансии. Именно экспертиза вакансии подробно описана в этой главе.
2) Подготовку собеседования по данным, полученным в ходе экспертизы вакансии (этому посвящена третья глава).

Психологическую подготовку можно охарактеризовать как создание определенного настроя непосредственно перед встречей с кандидатом. Этот аспект также затрагивается в третьей главе.

Экспертиза вакансии - универсальная процедура, которая позволяет:

1. подготовится к собеседованию с кандидатом на должность
2. быстро и качественно сформулировать заказ для сотрудника компании, отвечающего за подбор персонала, менеджера по персоналу или консультанта кадрового агентства
3. подготовиться к проведению аттестации, оценке персонала, созданию системы обучения сотрудников.

Экспертиза вакансии, как было сказано в первой главе, опирается на ряд работ, проводимых в рамках управления предприятием. Давайте коротко посмотрим, как это должно происходить.
Выделим три обязательных шага, предваряющих экспертизу вакансии.

Шаг первый. "Цели развития"

Задача шага:

Определить цели развития компании и те направления деятельности, которые планируется развивать в компании.

(Как определить цели развития компании- тема другой книги). А вот для чего в рамках экспертизы вакансии определять цели развития, мы сейчас объясним на примере из нашей практики. К нам обратился руководитель олного из подразделений крупного холдинга с предложением… "украсть" у него редкого специалиста в области управления фермой по разведению пушного зверя. Как оказалось, несколько лет назад один из владельцев холдинга, отдыхая в живописном месте, случайно узнал, что рядом находится заброшенная ферма по разведению пушного зверя. Она находилась на балансе местного совхоза, и руководство мечтало избавиться от нее. Их мечта и принцип "дают - бери" встретились, и ферма перешла к новому владельцу. Деятельность холдинга никак не пересекалась с разведением пушного зверя. Не планировалось это и в дальнейшем. Но ферме нужен был руководитель. Одному из крупных агентств по подбору персонала был сделан заказ на его поиск. Специалист был найден. Его зарплата выражалась в значительных цифрах, соответственно и затраты на подбор, включая гонорар агентству, были достаточно большими. Найденный специалист соответствовал всем требованиям, был уникален и имел большой опыт аналогичной работы. Был подписан контракт, по которому увольнение после испытательного срока по вине владельцев сопровождалось выплатой большой компенсации. Через некоторое время стало понятно, что ферма не дает прибыли и оттягивает немалые средства из основного производства. Руководство холдинга решило ферму закрыть, а от редкого и в прямом смысле дорогого специалиста попробовать избавиться с помощью "охотников за головами", которые могли бы его "переманить". Мы посчитали, что за один необдуманный шаг только по приобретению и оплате "необходимого" специалиста, компания заплатила в общей сложности около 17,5 тысяч долларов.
Знакомая история? Именно для того, чтобы вы были уверены в том, что необходимый сегодня работник будет нужным и завтра, что он приходит в компанию всерьез и надолго, мы и рекомендуем начинать экспертизу вакансии с определения целей и направлений развития компании.

Шаг второй. "Направления деятельности"

Задачи шага:
Определить направления деятельности компании для того, чтобы обозначить, в каких из них будет работать будущий сотрудник.

Для этого вам надо ответить на вопросы:
Какие направления деятельности есть в компании?(Различные продажи, оптовые продажи, производство, исследования и т.д.);
В каких именно направлениях(одном или нескольких) будет работать будущий специалист?

Шаг третий. "Перспективность"

Задача шага:
Оценить необходимость и "долгосрочность" для компании того или иного специалиста.
Для этого надо сравнить результаты первого и второго шага. Если существующие направления деятельности компании планируется развивать дальше, то появление искомого специалиста своевременно и перспективно для долгосрочного сотрудничества. С ним надо заключать соответствующие соглашения.
Если от вас ушел специалист по какому - либо направлению, которое еще существует, но не перспективно, то при подборе замены надо искать временного работника и заключать с ним соглашения на определенный срок.
Если вы планируете развивать новое направление, то пора позаботиться о том, чтобы специалисты по персоналу начинали искать нужных людей.

Теперь можно переходить собственно к процессу экспертизы вакансии.

Экспертиза вакансии состоит из трех больших блоков:

· Анализ деятельности на рабочем месте;
· Определение параметров поиска или привлечения кандидатов.

Результаты анализа каждого блока служат исходными данными для формирования ответов на вопросы, входящие в последующий блок работ по экспертизе вакансии.

Наглядно процесс экспертизы вакансии представлен на рис.1.

Часть 1. Анализ деятельности на рабочем месте

Анализируя деятельность специалиста на рабочем месте, руководители, начальники подразделений и специалисты службы персонала отвечают на целую серию вопросов. Самым важным в этом процессе является участие тех руководителей, в чьем непосредственном подчинении будут находиться специалисты.

! К этой процедуре стоит подойти очень серьезно и тщательно проработать перечисленные вопросы до встречи с кандидатом, так как ответы на них представляют собой основу успешного процесса подбора персонала.

Организацией этой работы обычно занимается сотрудник компании, отвечающий за подбор кадров.

Вот перечень обязательных вопросов, ответы на которые должны быть получены до встречи с кандидатом:

1. Для достижения каких целей компании создается или существует данная должность?
2. В каких направлениях деятельности компании (уже существующих и перспективных) будет задействован новый сотрудник?
3. Какие функции сотрудник будет осуществлять для достижения целей компании, работая в каждом направлении?
4. Что должен делать (какие задачи должен решать) новый сотрудник?
5. Что является результатом выполнения каждой задачи?
6. Каковы критерии качества при выполнении каждой задачи?
7. Как часто выполняется каждая задача?
8. С кем надо взаимодействовать при выполнении каждой конкретной задачи?
9. Какие должности стоят "над" данной должностью?
10. Кто и в какой форме дает указания?
11. Сколько сотрудников подчиняется этой должностной позиции?
12. Кто проверяет результат и корректирует выполнения каждой задачи?
13. Каковы сроки и правила отчетности?

Для того, чтобы было понятно как и в какой форме отвечать на эти вопросы, сделаем вместе практическую работу. Авторы вместе с вами будут последовательно отвечать на эти тринадцать вопросов.

Для анализа мы взяли вакансию юриста фирмы. Этот пример взят из работы, проведенной на одном из тренингов по теме "Технология интервьюирования при приеме на работу". В тренинге участвовали руководители компаний и менеджеры по персоналу, профессиональных юристов среди них не было, поэтому ответы на вопросы формировались без использования профессиональных юридических терминов, а языком, понятным будущим интервьюерам.
Предлагаем вам проанализировать ту вакантную должность, которая есть сейчас в вашей компании. Если вакансий на данный момент нет, то можно сделать анализ деятельности на любом рабочем месте.