Значение коммуникаций

[И 90] Процессы коммуникации, в которых участвуют работники ап­парата управления, являются жизненно важными связующими зве­ньями между руководителем и его подчиненными, между руково­дителями одного уровня, между организацией и внешней средой. В повседневной работе руководитель должен использовать инфор­мацию от различных доступных источников – вышестоящих руко­водителей, подчиненных, руководителей того же уровня, заказчи­ков, поставщиков и т.д. Оперативная деятельность руководителя отличается от его деятельности по принятию решений. Эти два су­щественных вида деятельности взаимосвязаны и зависят от инфор­мации, обрабатываемой и передаваемой внутри организации. Про­цессы коммуникаций позволяют руководителям эффективно вы­полнять свою работу и принимать решения о выборе оптимальной стратегии для достижения поставленных целей.

Коммуникации в организационном контексте включают взаимо­действие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами.

[И 91] Организацион­ная коммуникация – это процесс, с помощью которого руководи­тели развивают систему предоставления информации большому ко­личеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструмен­том в координации деятельности подразделений организации, по­зволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управ­ления.

Коммуникации важны для руководителей по следующим при­чинам:

1) руководители тратят большую часть времени на коммуника­ции. Согласно данным многих экспертов, на это уходит 75 – 95 % времени руководителей. Поэтому они должны быть заинтересова­ны в улучшении данного вида деятельности;

2) коммуникации необходимы для эффективности управления;

3) коммуникации необходимы также для утверждения авторитета и выражения воли руководителя;

4) хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспече­нию организационной эффективности. Если организация эффективна в области коммуникации, она эффективна и во всех других видах деятельности.

Принято различать четыре основные функции коммуникатив­ности в группе или организации в целом: контроль, мотивация, эмоциональное выражение и передача информации.

Для большинства людей их работа является первичным источ­ником социального взаимодействия. Коммуникативность, которая осуществляется в группе, является механизмом, с помощью которого члены группы выражают свое отношение к происходящему. Тем самым коммуникативность способствует эмоциональному выра­жению работников и позволяет реализовывать социальные потреб­ности. Существенное значение имеет и функция коммуникативности, которая связана с ее ролью в процессе принятия решений. Она позволяет предоставлять данные, которые необходимы индивидуу­мам и группам для принятия решений, посредством передачи инфор­мации для идентификации и оценки альтернативных решений.

[И 92] Коммуникацию можно определить как использование слов, букв, символов или аналогичных средств для получения информа­ции об объекте или событии. Существует ряд подходов к группировке средств коммуника­ции. Следует различать коммуникации:

1) несловесные персональные;

2) словесные устные;

3) письменные персональные;

4) групповые внутри организации и за ее пределами.

Процесс обратной связи является важным этапом коммуникации и принятия решений.

Для руководителя организации любого типа важен каждый из элементов процесса коммуникации. Многие практики и теоретики управления считают, что формы, в которых осуществляются коммуникации, зависят от того, что известно о получателе информации. Это означает, что руководитель должен ориентироваться на получателя информации, а не на ее источник.

Специалисты по коммуникациям считают, что наиболее важным фактором, нарушающим «общность» в коммуникациях между источником и получателем, являются изменения, которые проис­ходят в ее кодировании и расшифровке. Наиболее эффективные коммуникации устанавливаются в том случае, когда процессы ко­дирования и расшифровки являются единообразными. Когда они становятся разнородными, коммуникации разрушаются. Норберт Винер назвал эту проблему энтропией, т. е. тенденцией процессов человеческого общения к распылению. Такая тенденция возникает в том случае, когда работники организации имеют различный опыт, используемую лексику, знания, интересы и т. п. В результате этого возникают барьеры для эффективных коммуникаций, что выража­ется в неточном соответствии кодирования и расшифровки.