Главная Случайная страница


Полезное:

Как сделать разговор полезным и приятным Как сделать объемную звезду своими руками Как сделать то, что делать не хочется? Как сделать погремушку Как сделать так чтобы женщины сами знакомились с вами Как сделать идею коммерческой Как сделать хорошую растяжку ног? Как сделать наш разум здоровым? Как сделать, чтобы люди обманывали меньше Вопрос 4. Как сделать так, чтобы вас уважали и ценили? Как сделать лучше себе и другим людям Как сделать свидание интересным?


Категории:

АрхитектураАстрономияБиологияГеографияГеологияИнформатикаИскусствоИсторияКулинарияКультураМаркетингМатематикаМедицинаМенеджментОхрана трудаПравоПроизводствоПсихологияРелигияСоциологияСпортТехникаФизикаФилософияХимияЭкологияЭкономикаЭлектроника






Уровень производства и рентабельность





Показатели уровня и эффективности производства характеризуют конечный полезный эффект от применения средств производства и живого труда, отдачу совокупных вложений. В сельском хозяйстве это получение максимального объема продукции с 1 га земли, от 1 головы скота при наименьших затратах. Основные показатели эффективности производства продукции в УКСП «Совхоз Заветы Ленина» за 2006-2008 год представлены в таблице 15.

 

Таблица 15 - Основные показатели уровня и эффективности производства

  Показатели Годы 2008г. в % к 2004г.
2006г 2007г 2008г
Произведено на 100 га с.-х. угодий: молока, ц 394,9 454,8 435,6 110,3
прироста, ц 34,0 38,3 28,0 82,3
валовой продукции, млн. руб.(в сопост. ценах) 30,5 42,1 39,4 129,2
денежная выручка, млн.руб. балансовая прибыль(убыток), млн.руб. 25,6 27,8 21,9 85,5
Произведено на 100 га пашни: зерна, ц 773,3 392,3 403,8 52,2
рапса, ц 26,4 23,6 - -
Произведено валовой продукции на 100 руб. производственных затрат 63,7 81,0 93,9 147,4
Произведено валовой продукции на 100 руб. основных фондов, руб. 8,1 11,3 9,5 117,3

 

В 2008 г. в расчете на 100 га сельскохозяйственных угодий было произведено 435,6 ц. молока, что на 110 % выше уровня 2006 г. Уровень производства мяса КРС в расчете на 100 га с.-х. угодий составил в 2008 г. 28,0 ц. или на 82,3 % меньше уровня 2006 г.

Уровень производства зерна в расчете на 100 га пашни в 2008 году составил 403,8 ц., в 2006 году – 773,3ц.

В 2008 году в целом по хозяйству уровень рентабельности составил –8,3 %, в том числе по отрасли растениеводства +39,7 %, отрасли животноводства – -11,5 %. (табл.16).

 

 

Таблица 16 - Рентабельность отдельных видов сельскохозяйственной продукции и хозяйства в целом за 2007 год

 

    Вид продукции Количество товарной продукции, ц Товарная продукция в оценке по себестоимости, млн. руб. Выручка от реализации товарной продукции, млн. руб. Прибыль (+), убыток (-), млн. руб. Уровень рентабельности, %
Зерно         39,7
Рапс          
Др. продукция          
Итого по растениеводству         39,7
Молоко         47,2
КРС (живой вес)       -327 -53,1
Продано на племенные цели          
Продукция животноводства собственного производства, реализованная на переработку          
Др. продукция          
Итого по животноводству       -121 -11,5
Прочие товарно-материальные ценности и прочие активы          
Работы и услуги на сторону          
Всего по хозяйству       -93 -8,3
Норма прибыли (отношение прибыли к основным производственным фондам и оборотным средствам), % -

 

 

3. Анализ организации делопроизводства и документооборота в УКСП «Совхоз «Заветы Ленина»

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делят­ся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятель­ностью. Эти документы могут составлять работники всех подраз­делений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбы­та, других функциональных подразделений [10, с.12].

Создающиеся в процессе управленческой деятельности документы подразделяются по содержанию информации, происхождению, месту составления, способу изготовления и т.п.

По способу передачи содержания документы подразделяются на воспроизводящие содержание с помощью зрения (текстовые, графические, изобразительные) и с помощью слуха (магнитная, механическая запись).

По технике воспроизведения документы могут быть получены ручным, механическим путем, с помощью машин и аппаратов (кино-, фото-, фонодокументы, машиночитаемые документы).

По происхождению документацию, образовавшуюся в делопроизводстве, можно подразделить на официальную и личную. Официальные документы исходят от имени организаций, предприятий или представляющих их должностных лиц. Личными являются документы, созданные отдельными лицами. В свою очередь, официальные документы могут быть подразделены на документы государственных учреждений, общественных организаций, частных предприятий. Частные предприятия имеют дело с официальными документами во всех случаях, когда такое предприятие является юридическим лицом.

* по назначению документы используются как средство записи тех или иных фактов, событий, явлений и как средство общения, связи для передачи информации на расстояние и во времени, средство запечатления и сохранения интеллектуальной деятельности человека.

* по месту составления документы можно подразделить на внутренние и внешние. Внутренняя документация создается самим предприятием в процессе документирования его деятельности, ее автором является данное предприятие. Внешняя документация поступает извне, от других организаций, предприятий и отдельных лиц. Авторы внешней документации — сторонние предприятия и лица [7, 150 – 155].

*по срокам исполнения: срочные,требующие исполне­ния в определенный срок, и несрочные,для которых срок ис­полнения не установлен.

*по происхождению: служебные,затрагивающие интере­сы предприятия, организации, и личные,касающиеся конк­ретного лица и являющиеся именными.

*по степени гласности:обычные, секретные и для слу­жебного пользования.

*по юридической силе: подлинные и подложныедоку­менты.

*по назначению (стадиям создания)документы подраз­деляют на подлинники (оригиналы) и копии.

*по срокам хранения документы подразделяют на три груп­пы: постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет) и длительного срока хранения (свыше 10 лет).

*по роду деятельностидокументы подразделяются на си­стемы документации: плановая, организационно-распоряди­тельная, первичная учетная, расчетно-денежная, отчетно-ста­тистическая, по торговле, по ценообразованию и т.д.[22, с.36-38].

В настоящее время существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государст­венными нормативными актами.

Выполнение единых правил оформления документов обес­печивает:

- юридическую силу документов;

- оперативное и качественное составление и исполнение докумен­тов;

- организацию быстрого поиска документов;

- более активное использование ПЭВМ при составлении докумен­тов.

К оформленному документу предъявляются определенные требова­ния:

1. Документ должен быть издан полномочным органом или должно­-
стным лицом соответствующей компетенции;

2.Документ не должен противоречить действующему законода­-
тельству и директивным указаниям вышестоящих органов,

3.Документ должен быть достоверным, отвечать целям и задачам
управления, т.е. основываться на фактах, содержать определенные,

реальные предложения или указания;

4.Документ должен быть составлен по определенной форме, удоб-­
ной при составлении, пользовании и обработке;

5.Документ должен быть составлен точно, полно, ясно, сжато, убе­-
дительно. Точнымсчитается документ, который отражает действи-­
тельное положение дел, не допускает двойного толкования. Полным
документ является, если его содержание исчерпывает все обстоятельст­-
ва дела, связанные с решением вопроса. Сжатымсчитается документ,
в котором нет лишних сведений, слов и повторений. Убедительным
документ делают полная обоснованность и емкое доказательство.

Процесс составления служебного документа можно свести к сле­дующим трем операциям: заполнению явного или воображаемого тра­фарета документа, выбору готовых стандартных синтаксических конст­рукций; построению предложений по аналогии с моделями стандартных синтаксических конструкций.

Рукопись документа пишется четко и разборчиво на стандартных листах бумаги; не допускается писать карандашом, красными и зеле­ными чернилами, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, ссылки, исправления.

Рукописный документ должен содержать все необходимые реквизи­ты, оформленные в соответствии с установленными требованиями.

При передаче рукописи в печать составитель указывает необходи­мое количество экземпляров документа (тираж), требуемый срок ис­полнения, дату сдачи в печать и подпись; могут быть указаны дополни­тельные требования к машинописному оформлению документа

Если документ состоит из нескольких страниц, на бланке печатается первая страница документа, последующие - на обычной бумаге одина­кового с бланком формата и качества Документы печатаются на одной стороне листа; на двух сторонах допускается печатать только докумен­ты со сроком хранения до трех лет. Длина печатной строки должна со­ответствовать 64 печатным знакам, максимальное количество печатных строк для формата А4 - 41 строка Максимальная длина строки много­строчных реквизитов - 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150печатных знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

Страницы документа нумеруются посредине верхнего поля листа арабскими цифрами. Расстояние от номера страницы до обреза листа не должно превышать 15 мм. Нумерация документа, состоящего из не скольких страниц, начинается со второй страницы; первая страница не нумеруется. При оформлении документа на двух сторонах листа вторая страница нумеруется при наличии третьей.[12, с.13-15]

Особое место в управленческой деятельности учреждений, организаций и предприятий занимают служебные организационно-распорядительные документы (ОРД),которые в равной степени представляют интерес для ра­ботников как канцелярии, так и экономических служб. Для упрощения рабо­ты с ОРД, ускорения их составления и оформления проведена унификация и стандартизация ОРД по форме и по содержанию.

Организационно-распорядительные документы подразделяются на че­тыре группы:

- организационные(положение, устав, инструкция, правила). Эти доку-­
менты определяют правовое положение и основные задачи учреждений,
организаций, предприятий и их структурных подразделений;
- распорядительные(приказ, решение, постановление, распоряжение,
указание). Такой документацией оформляется распорядительная деятель-­
ность должностных лиц и коллегиальных органов. Распорядительные до­-
кументы вместе с тем являются средствами передачи письменных указа­-
ний подчиненным учреждениям, организациям, предприятиям и конкрет-­
ным лицам;

- информационно-справочные(протокол, докладная и объяснительная
записки, справка, акт, доверенность и др.);

- письма [3, с.39].

Итак, рассмотрим основные виды организационно-распорядительные документы:

Устав— это свод правил, регистрирующих деятельность орга­низаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятель­ности. Существуют, например, Устав добровольного спортивного общества, Устав акционерного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью и т.д.

Положение— это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, Структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (таковы общие положения о министерствах РФ), одного органа (напри­мер, Положение о государственной автомобильной инспекции, Положение об общем отделе администрации области и т.д.) либо структурного подразделения (комиссии, группы). В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность орга­низационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях; наиболее многочис­ленны разновидности положений о проведении конкурсов, смот­ров и т.д.).

Инструкция— это правовой акт, издаваемый органом государ­ственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, на­учно-технические, технологические, финансовые и иные специ­альные стороны деятельности учреждений, организаций, пред­приятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граж­дан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и опреде­ления порядка применения законодательных актов и распоряди­тельных документов (например, приказов).

Штатное расписание - составляется каждый год и утвер­ждается руководителем. В нем указывается наименование структурных подразделений, количество должностных единиц в каждом, их оклады и общий фонд заработной платы [3, с.41-42].

Решениекак распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, научным советом и т.д.

Распоряжение— акт управления государственного органа, име­ющий властный характер, изданный в рамках присвоенной долж­ностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это рас­поряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного дей­ствия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая. Распоряжения издают правительство, министерства, ве­домства, администрации краев, областей, городов, районов, ад­министрации предприятий, учреждений в пределах прав, предос­тавленных им законами.

Указание— распорядительный документ, издаваемый министер­ствами, ведомствами, организациями преимущественно по воп­росам информационно-методического характера, а также вопро­сам, связанным с организацией исполнения приказов, инструк­ций и других актов. Право подписи указаний делегируются руко­водителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции.

Приказ— правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, орга­низаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, сто­ящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность) [10, с.60-65].

Организация работы с документами включает полный цикл обработки и движения документов в учреждении с мо­мента их создания или получения до завершения исполне­ния и передачи на архивное хранение.

Управление документацией осуществляется на стадии приема и регистрации, рассмотрения документов руководите­лем, прохождения их в организации (учреждении), исполне­ния, контроля исполнения, формирования дел, подготовки и передачи дел в архив.

Движение документов в организации образует докумен­тооборот, который должен отвечать следующим требованиям:

- оперативности и целесообразности;

- исключению лишних инстанций и действий, не обуслов­ленных деловой необходимостью;

- соблюдению единой схемы движения, утвержденной ру­ководством учреждения;

- использованию унифицированных и стандартизованных форм документов, обеспечивающих совместимость традици­онной и автоматизированной обработки;

- доступности оперативного контроля исполнения.

Документооборот в учреждении осуществляется в виде документов:

- входящих (поступающих в учреждение);

- исходящих (отправляемых в учреждение);

- внутренних (создаваемых в учреждении и не выходящих за его пределы) [22, с.43].

Движение входящих документов в аппарате учреждения происходит в определенной последовательности операций. Полный цикл прохождения поступающих документов включает в себя прием и первоначальную обработку входящей коррес­понденции; предварительное рассмотрение и распределение документов; регистрацию; рассмотрение руководством; достав­ку документов; непосредственное исполнение или использова­ние документов; распределение документов по тематическим комплексам (делам) [2, с.74].

Документы, по­ступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработ­ку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

Предварительное рассмотрение документов проводится с це­лью распределения поступивших документов на требующие обя­зательного рассмотрения руководством и направляемые непосред­ственно в структурные подразделения и ответственным исполни­телям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресован­ные непосредственно в структурные подразделения или должнос­тным лицам.

Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в под­разделения по рассмотрению писем граждан.

Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо струк­турного подразделения, предварительно рассматриваются в служ­бе документационного обеспечения.

На рассмотрение руководства передаются документы, получен­ные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности орга­низации и требующие решения руководства. Остальные докумен­ты после предварительного рассмотрения службой документаци­онного обеспечения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должны осу­ществляться в день поступления документов в службу документа­ционного обеспечения или в первый рабочий день при их поступ­лении в нерабочее время.

Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяются ли­цом, организующим исполнение.

При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержа­нием до рассмотрения документа руководством организации.

Порядок обработки отправляемых документов.Документы, от­правляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформ­ляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляются централизо­ванно экспедицией или сотрудниками службы документационно­го обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами [10, с.198-199].

Контроль за сроками исполнения документов ведет секретарь или служба документационного обеспечения управления. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние документы, которые по своему характеру требуют решения (ответа). На контроль могут быть поставлены также устные поручения руководства. Необходимость постановки документа на контроль, сроки исполнения, исполнители и должностные лица, ответственные за контроль, устанавливаются в резолюции руководителя или в тексте документа (приказа, распоряжения, протокола).

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подпи­сания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступ­ления. Сроки исполнения могут быть типовыми или индиви­дуальными.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными актами органов государственной власти, а также центральных органов управления. Они устанавливаются для наиболее распространенных категорий и видов документов: переписка с выше­стоящими хозяйственными, плановыми, финансовыми и администра­тивными органами; переписка с подведомственными учреждениями, организациями; обращения граждан; телеграммы, телетайпограммы и др. Сроки их исполнения не должны превышать 10 рабочих дней. Сро­ки исполнения предложений, заявлений и жалоб граждан не должны превышать одного месяца, а телеграмм, телетайпограмм - от двух до пяти дней. Срочные телеграммы исполняются в течение суток.

Типовые сроки исполнения записываются и закрепляются в "Перечне документов, подлежащих обязательному контролю исполне­ния".

Индивидуальные срокиустанавливаются руководителем для наи­более важных документов, не включенных в перечень, или в том случае, когда необходимо исполнить их в срок, отличный от типового. Ко­нечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резо­люции руководителя. Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя. Допускается корректировка (перенос) сроков исполнения документов (поручений). Аргументиро­ванная просьба исполнителя о переносе срока направляется письмен­но (в форме докладной записки) или устно на имя руководителя, ус­тановившего срок, сразу же после получения задания или за не­сколько дней до истечения срока исполнения. Изменение докумен­тируется - проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изме­нения вносятся в регистрационные формы - регистрационную карточку или банк регистрационных данных. Исполнение документа (поручения) может быть поручено нескольким исполнителям. Исполнитель, ука­занный первым, является ответственным исполнителем и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей, созывать совещания, требо­вать необходимые материалы, давать поручения и др. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным орга­низациям и лицам или другого документированного подтверждения ис­полнения. На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

Организация контроля исполнения включает: учет контролируемых документов (поручений) и их своевременное доведение до исполнителей;

- контроль за сроками исполнения;

- проверку и регулирование хода исполнения, снятие документа с контроля;

- учёт и отчётность о результатах исполнения; оценку состояния исполнительской дисциплины. Учёт контролируемых документов и контроль исполнения строят­ся на базе регистрационных данных: регистрационных карточек или автоматизированных банках регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы, решения и др.). Контроль за сроками исполнения, учёт и отчётность о результатах исполнения осуществляется контрольной службой (группой контроля). На один контролируемый документ может быть заполнено несколько кон­трольных карточек в соответствии с числом исполнителей, заданий или различными сроками исполнения. При нескольких исполнителях, один из которых назначается ответственным, карточка заполняется только на ответственного исполнителя. Устное поручение руководи­теля, поставленное на контроль, также фиксируется на регистрационно-контрольной карточке, заполняемой в необходимом количестве экземпляров секретарем руководителя организации. На контро­лируемых документах в обязательном порядке должна стоять от­метка о контроле (отметка проставляется на левом поле первого листа документа параллельно заголовку документа). Первый экземпляр контрольной карточки остается в группе контроля, а второй экземп­ляр карточки (карточка с устным поручением) передается исполнителю вместе с документом. Контрольные карточки группируются в кон­трольных картотеках согласно установленным срокам исполнения документов (поручений), по исходящим документам - согласно ожидае­мым датам получения ответов.

Информация о результатах исполнения документов (поручений) обобщается по состоянию на первое число каждого месяца и доводится до сведения руководства в форме сводки об исполнении документов и поручений. При автоматизированном контроле исполнения ру­ководству и исполнителям направляются информационные документы-машинограммы.

Автоматизированный контроль исполнения строится на базе дан­ных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей и контрольной службы о состоянии исполнения всех видов документов, поручений и заданий, а также предварительный контроль сроков подготовки и исполнения докумен­тов, анализ исполнительской дисциплины. Контрольные действия осуществляются в контрольных службах и в местах регистрации доку­ментов с использованием автоматизированных рабочих мест или автоматизированных пунктов обработки информации. Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводка состояния исполнения, сведения о переносе сроков, завершении исполнения и др. выводятся на экран дисплея; рассылка машинограмм допускается лишь при отсут­ствии в структурных подразделениях соответствующих тех­нических средств. После завершения исполнения и записи всех необ­ходимых данных в банк регистрационных данных, изготавливается машинограмма полностью выполненной карточки, которая использу­ется в справочном дублирующем массиве, подлежащем передаче на хранение в ведомственный архив одновременно с документами [12, с.14-17].

Что касается номенклатуры дел, то она представляет собой систематизированный перечень наиме­нований дел, образующихся в процессе деятельности организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учёта дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой построения справочной картотеки на исполненные документы и осно­вой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; в ведомственном архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Различаются три вида номенклатур: типовая, примерная иноменклатура дел отдельной организации(конкретная).

- типовая номенклатурадел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли (системе) и является нормативным документом.

- примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав и индексы для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

- конкретная (сводная) номенклатура дел организации составля­ется на основе номенклатур дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел организации составляется службой ДОУ, подписыва­ется руководителем организации, согласовывается экспертной комис­сией (ЭК) организации и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) ар­хивного учреждения, в которое поступают документы на хранение.

Первый экземпляр хранится в службе ДОУ, агорой используется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра, третий находится в качестве учетного документа в ведомственном архиве, четвёртый - в государственном архиве, источником комплектования которого явля­ется данная организация.

Ежегодный экземпляр сводной номенклатуры дел является доку­ментом постоянного хранения, он регистрируется (в порядке, уста­новленном для регистрации внутренних документов) и включается в раздел номенклатуры дел общего отдела, канцелярии и др.

Составление номенклатуры дел структурного подразделения сле­дует начинать с определения состава включаемых в неё документов.

В номенклатуру дел включаются дела (документы) с постоянным, временным (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет включительно) сро­ком хранения, кроме того, в неё должны входить документы, образую­щиеся в деятельности вычислительного центра, и справочные кар­тотеки к документам.

В номенклатуру дел не должны включаться печатные издания. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются ли­ца, ответственные за делопроизводство.

Контроль за правильным формированием дел в организации осуществляется службой ДОУ.

Группировка документов в дела производится согласно отмет­кам исполнителей на исполненных документах "В дело N 03-35" и в строгом соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяется правильность оформления документов, наличие подписей, даты, от­метки об исполнении и других необходимых реквизитов документов. Недооформленные или неправильно оформленные документы воз­вращаются исполнителям на доработку.

Документы постоянного и временного сроков хранения группиру­ются в отдельные дела. Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие документы сле­дует расформировывать в самостоятельные дела в зависимости от сро­ков их хранения.

Для хранения документов создается архив предприятия. В задачи архива входят:

- прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводст­вом;

- информационно-справочная работа по архивным документам пред­приятия;

- организационно-методическая помощь по ведению делопроизвод­ства.

С момента заведения и до передачи в ведомственный архив доку­менты хранятся в архиве предприятия. Руководители структурных под­разделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут от­ветственность за сохранность документов и дел. Дела должны нахо­дится в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска докумен­тов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.

Выдача документов и дел другим подразделениям или сторон­ним организациям производится с разрешения руководства. На место изъятого из дела документа следует помещать листок-заместитель, по которому контролируется возврат документа. На выданное дело за­водится карта-заместитель дела. Сторонним организациям дела выда­ются по актам. Изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения соот­ветствующего руководителя с обязательным включением в дело за­веренной копии изъятого документа и акта о причинах выдачи подлин­ника. Завершённые дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы, а затем передаются в ведомственный архив. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных под­разделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в ведомственный архив только в исключительных случаях по решению руководите­ля. Передача их может осуществляться по усмотрению ведомст­венного архива, по описи или номенклатуре дел.

Отбор дел к уничтожению и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период. Подлежащие уничтожению документы после утверждения акта сда­ются на переработку. Сдача документов на переработку оформляется приёмо-сдаточной накладной, которая прикладывается к акту о выде­лении к уничтожению документов [12, с.22-28].

Документы по личному составуявляются наиболее важными и требу­ют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обес­печении сохранности на протяжении длительного срока.

К документам по личному составу относятся:

- трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;

- приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

- трудовые книжки;

- личные дела;

- лицевые счета по заработной плате.

Трудовой договорфиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулируют их. Он должен заключаться в письменной форме и указывать: место работы; конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности; дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный договор; размер оплаты труда; обязанности организации по обеспечению охраны труда.

Приказами по личному составуоформляются прием, увольнение и перевод сотрудников организации на другую работу.

Трудовые книжкина работников ведут на всех предприятиях, в организа­циях, независимо от их формы собственности. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и спе­циальный стаж работы.

Личное делопредставляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работниках организации. Они могут заводиться на всех работни­ков, но чаще всего - на руководителей и ведущих специалистов.

Личная карточка является основным документом по учету персонала организации и заводится на каждого работника, принятого на по­стоянную или временную работу. Все записи в ней делают на основании подлинных документов, предоставленных работниками [3, с.47-50].

Делопроизводство по заявлениям, предложениям и жалобам граждан ведется отдельно от общего делопроизводства. Все поступающие обраще­ния граждан в офисы, учреждения, организации или на предприятии долж­ны быть зарегистрированыв регистрационно-контрольных карточках в день их поступления и переданы на рассмотрение в этот же день. На обра­щении не должно быть более одной резолюции. Последующие резолюции возможны при необходимости детализации порядка исполнения. Срок рас­смотренияобращения граждан, который исчисляется с момента получения, установлен не позднее 1 месяца со дня поступления, а не требующего до­полнитевльного изучения и проверки - не позднее 15 дней.

Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтово­го штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения об­ращения и в некоторых других случаях.

Письменные обращения, не содержащие подписи гражданина с указани­ем фамилии, имени и отчества, данные о месте жительства или работы (уче­бы), считаются анонимными и рассмотрению не подлежат, за исключени­ем тех, в которых содержатся сведения о преступлении. При личном приеме граждан их устные и письменные обращения также подлежат регистрации в установленном порядке.

Регистрационный индекс и дата регистрации обращенияуказывают­ся в регистрационном штампе, расположенном в правом нижнем углу или на другом свободном от текста месте первой страницы. Регистрационный ин­декс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера по­ступившего обращения (например: Д-23).

Повторным обращениямграждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистра-ционно-учетной карточки указывается регистрационный индекс первого об­ращения. В правом верхнем углу повторного обращения и на регистрацион­но-контрольных карточках делается отметка «повторно» и подбираются предшествующие документы за период не более двух лет со времени посту­пления первого обращения.

Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направ­ленные различными адресатами и поступившие для рассмотрения в один и тот же орган, учреждение, организацию, предприятие, учитываются под ре­гистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнитель­ного порядкового номера, проставляемого через дефис. Например: Д-23-1, Д-23-2.

Регистрационно-контрольные карточки заполняются не менее чем в двух экземплярах. Один экземпляр карточки вместе с обращением передается исполнителю, второй - помещается в контрольную картотеку.

Контрольза своевременным рассмотрением обращений граждан возла­гается на должностных лиц или структурные подразделения, осуществляю­щие непосредственное ведение делопроизводства по письменным и устным предложениям, заявлениям и жалобам граждан. Обращения граждан, на­правленные в соответствующие органы различными адресатами по одному и тому же вопросу, на которые необходимо дать ответ о результатах рассмот­рения обращения, берутся на особый контроль. В этом случае на всех экзем­плярах регистрационно-контрольных карточек и на обращениях в правом верхнем углу проставляется штамп «Контроль» или знак контроля «К». Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчер­пывающих мер по разрешению обращения. Если даются промежуточные от­веты, то документ не снимается с контроля. Решение о снятии с контроля обращений граждан принимают руководители и другие должностные лица органов, ответственных за своевременное и правильное рассмотрение обра­щений граждан.

Обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их раз­решением, а также документы по личному приему граждан формируются в дело для обеспечения их сохранности и оперативного поиска в справочных целях.

Срок хранениятаких документов - 5 лет [3, с.26-28].

Комплекс технических средств для механизации (автоматизации) управленческих (в том числе делопро­изводственных) процессов носит название «средства организационной техники». В делопроизводственных процессах используется разнообразная оргтехника, которая классифицируется на средства:

- копирования и оперативного размножения доку­ментов;

- составления и изготовления текстовых документов;

- обработки документов;

- поиска, хранения и пересылки документов;

- административно-управленческой связи.

Под копированием документов понимается получе­ние (изготовление) небольшого (от 5 до 20 экземпля­ров) количества копий с оригинала. Средства копиро­вания обеспечивают получение копий непосредст­венно с оригинала [18, с.18]1. В настоящее время копирование документов осуще­ствляют с помощью следующих процессов: электрофотографическое копирование; термокопирование; электронно-искровое копирование; фотокопирование, в том числе и микрофильмирование.

Размножение документов — это получение значи­тельного (свыше 20 экземпляров) количества копий, причем для копирования используется не сам ориги­нал, а печатная форма, изготовленная с него. В настоящее время изготовление заданного количе­ства копий с одной печатной формы осуществляется с помощью офсетной, трафаретной и гектографической (спиртовой) печати [19, 110].

Наиболее перспективным способом копирования является электрофотография. Такого типа в нашей стране стали аппараты фирмы «Rank Xerox» (если не считать отечественной «Эры», имевшей худшие характеристики), то в русском языке слова «ксерокс» и «ксерокопия» стали нарицательными для обозначения всех электрофотографических копи­ровальных аппаратов и сделанных на них копий.

В области множительной техники все еще приме­няют копировальные, ксерокопировальные и офсетные машины, которые уже не отвечают современным требованиям рентабельной и экологически чистой печати. После анализа разнообразных способов применения печати фирмой «RISO KOGAKU» была разработана новая прогрессивная технология [21, 54 – 59].

Ризография сочетает достижения современной циф­ровой электроники с надежностью традиционной трафаретной печати. Электронные системы гарантиру­ют высокое качество обработки и передачи данных оригинала. Сама печать выгодно отличается простотой обслуживания, экономичностью и высокой производи­тельностью (130 копий в минуту [24, с.65].

Основными представителями средств составления и изготовления текстовых документов являются пишу­щие машины и персональные компьютеры.

В практике делопроизводства в зависимости от объ­ема документов и степени подготовки пользователей ПК применяют различные прикладные программы по организации работы с документами.

При большом документообороте в памяти ПК может скапливаться значительное количество документов и сведений о них. В среде СУБД существует большое количество готовых программ, которые помогут организовать работу с документами: их учет, регистрацию, контроль за исполнением; хранение, поиск, редактирование; уничтожение; выполнение необходимых расчетов и вывод данных на экран в виде отчетов, справок, таблиц.

С помощью СУБД можно относительно просто соз­давать базу данных (БД) с различными структурами, удобными для работы с документами, вносить в них необходимые изменения и дополнения. Очень популярна СУБД Microsoft Access, уникаль­ная как по своим возможностям, так и по охвату пользователей самой различной квалификации. Она проста и удобна в эксплуатации, позволяет работать со сложнейшими базами данных с большим числом показателей и составлять небольшие офисные прило­жения к документам.

Для того чтобы более эффективно использовать не­сколько ПК, выполняющих обработку однотипной документации, создаются локальные вычислительные сети (ЛВС). Организация ЛВС позволяет использовать общие ресурсы ПК, передаваемые в состав ЛВС: программы; базы данных; периферийные устройства (дисковые устройства большой емкости, сканеры, принтеры и т.д.). Это позво­ляет руководителю организации (предприятия) обра­щаться к документам секретаря, бухгалтера и других работников, выводить эти документы на экран, выполнять обработку документов, сводок, таблиц, обмениваться документами и сообщениями с сотрудниками и партнерами-контрагентами (при наличии в ЛВС специальных устройств — модемов или факс­модемов) [14, 250 – 253].

Персональный компьютер позволяет отредактиро­вать отпечатанный документ частично или полностью, не прибегая к многочисленным его перепечаткам. Набранный документ можно распечатать на принтере и сохранить на магнитном диске для дальнейшего использования. Сохраненный на диске документ становится файлом, хотя его по-прежнему можно называть документом.

Существует множество программ для составления и редактирования служебных документов. Такие про­граммы называют текстовыми редакторами или текстовыми процессорами. Это Лексикон, Word, Word for Windows и др. У каждого текстового редактора (процессора) есть свои особенности и преимущества.

Одним из наиболее распространенных и доступных текстовых редакторов является Лексикон. Составление документа можно производить с ис­пользованием «заготовок» документов разных видов, заранее введенных в память ПК и хранящихся в отдельных файлах. Для этого следует воспользоваться образцами документов. После редактирования (изменения содержания нужных реквизитов) образца вновь созданный документ сохраняется с новым именем файла.

Большинство текстовых редакторов предоставляют широкие возможности для документирования. Про­граммы включают словари синонимов делового языка, более совершенную проверку орфографии, современное; стилевое оформление документа (включая пригодность использования конкретного шрифта), возможность составления документа на пяти языках и многое другое.

Весьма популярен у работников служб документа­ции текстовый редактор Word for Windows (WinWord), который позволяет облегчит такую рутинную и трудоемкую часть делопроизводства, как документирование. Текстовый процессор WinWord предлагает дополнительные возможности для состав­ления документов: создание шаблонов документов и файла данных; использование команды AutoText; форматирование документов с помощью стилей; обра­щение к образцам документов («экспертам»), вклю­ченным в программу WinWord; использование словаря синонимов и т. д. [11, с.45 – 48]. Устройствами ввода – вывода информации в ПК являются: клавиатура, мышь, монитор, принтер (лазерный, струйный), сканер и др. [8, 112 – 118].

 

Date: 2016-07-18; view: 209; Нарушение авторских прав; Помощь в написании работы --> СЮДА...



mydocx.ru - 2015-2024 year. (0.007 sec.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав - Пожаловаться на публикацию