Полезное:
Как сделать разговор полезным и приятным
Как сделать объемную звезду своими руками
Как сделать то, что делать не хочется?
Как сделать погремушку
Как сделать так чтобы женщины сами знакомились с вами
Как сделать идею коммерческой
Как сделать хорошую растяжку ног?
Как сделать наш разум здоровым?
Как сделать, чтобы люди обманывали меньше
Вопрос 4. Как сделать так, чтобы вас уважали и ценили?
Как сделать лучше себе и другим людям
Как сделать свидание интересным?
Категории:
АрхитектураАстрономияБиологияГеографияГеологияИнформатикаИскусствоИсторияКулинарияКультураМаркетингМатематикаМедицинаМенеджментОхрана трудаПравоПроизводствоПсихологияРелигияСоциологияСпортТехникаФизикаФилософияХимияЭкологияЭкономикаЭлектроника
|
Уровень производства и рентабельностьПоказатели уровня и эффективности производства характеризуют конечный полезный эффект от применения средств производства и живого труда, отдачу совокупных вложений. В сельском хозяйстве это получение максимального объема продукции с 1 га земли, от 1 головы скота при наименьших затратах. Основные показатели эффективности производства продукции в УКСП «Совхоз Заветы Ленина» за 2006-2008 год представлены в таблице 15.
Таблица 15 - Основные показатели уровня и эффективности производства
В 2008 г. в расчете на 100 га сельскохозяйственных угодий было произведено 435,6 ц. молока, что на 110 % выше уровня 2006 г. Уровень производства мяса КРС в расчете на 100 га с.-х. угодий составил в 2008 г. 28,0 ц. или на 82,3 % меньше уровня 2006 г. Уровень производства зерна в расчете на 100 га пашни в 2008 году составил 403,8 ц., в 2006 году – 773,3ц. В 2008 году в целом по хозяйству уровень рентабельности составил –8,3 %, в том числе по отрасли растениеводства +39,7 %, отрасли животноводства – -11,5 %. (табл.16).
Таблица 16 - Рентабельность отдельных видов сельскохозяйственной продукции и хозяйства в целом за 2007 год
3. Анализ организации делопроизводства и документооборота в УКСП «Совхоз «Заветы Ленина» Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений [10, с.12]. Создающиеся в процессе управленческой деятельности документы подразделяются по содержанию информации, происхождению, месту составления, способу изготовления и т.п. По способу передачи содержания документы подразделяются на воспроизводящие содержание с помощью зрения (текстовые, графические, изобразительные) и с помощью слуха (магнитная, механическая запись). По технике воспроизведения документы могут быть получены ручным, механическим путем, с помощью машин и аппаратов (кино-, фото-, фонодокументы, машиночитаемые документы). По происхождению документацию, образовавшуюся в делопроизводстве, можно подразделить на официальную и личную. Официальные документы исходят от имени организаций, предприятий или представляющих их должностных лиц. Личными являются документы, созданные отдельными лицами. В свою очередь, официальные документы могут быть подразделены на документы государственных учреждений, общественных организаций, частных предприятий. Частные предприятия имеют дело с официальными документами во всех случаях, когда такое предприятие является юридическим лицом. * по назначению документы используются как средство записи тех или иных фактов, событий, явлений и как средство общения, связи для передачи информации на расстояние и во времени, средство запечатления и сохранения интеллектуальной деятельности человека. * по месту составления документы можно подразделить на внутренние и внешние. Внутренняя документация создается самим предприятием в процессе документирования его деятельности, ее автором является данное предприятие. Внешняя документация поступает извне, от других организаций, предприятий и отдельных лиц. Авторы внешней документации — сторонние предприятия и лица [7, 150 – 155]. *по срокам исполнения: срочные,требующие исполнения в определенный срок, и несрочные,для которых срок исполнения не установлен. *по происхождению: служебные,затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные,касающиеся конкретного лица и являющиеся именными. *по степени гласности:обычные, секретные и для служебного пользования. *по юридической силе: подлинные и подложныедокументы. *по назначению (стадиям создания)документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. *по срокам хранения документы подразделяют на три группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет) и длительного срока хранения (свыше 10 лет). *по роду деятельностидокументы подразделяются на системы документации: плановая, организационно-распорядительная, первичная учетная, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по торговле, по ценообразованию и т.д.[22, с.36-38]. В настоящее время существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами. Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает: - юридическую силу документов; - оперативное и качественное составление и исполнение документов; - организацию быстрого поиска документов; - более активное использование ПЭВМ при составлении документов. К оформленному документу предъявляются определенные требования: 1. Документ должен быть издан полномочным органом или должно- 2.Документ не должен противоречить действующему законода- 3.Документ должен быть достоверным, отвечать целям и задачам реальные предложения или указания; 4.Документ должен быть составлен по определенной форме, удоб- 5.Документ должен быть составлен точно, полно, ясно, сжато, убе- Процесс составления служебного документа можно свести к следующим трем операциям: заполнению явного или воображаемого трафарета документа, выбору готовых стандартных синтаксических конструкций; построению предложений по аналогии с моделями стандартных синтаксических конструкций. Рукопись документа пишется четко и разборчиво на стандартных листах бумаги; не допускается писать карандашом, красными и зелеными чернилами, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, ссылки, исправления. Рукописный документ должен содержать все необходимые реквизиты, оформленные в соответствии с установленными требованиями. При передаче рукописи в печать составитель указывает необходимое количество экземпляров документа (тираж), требуемый срок исполнения, дату сдачи в печать и подпись; могут быть указаны дополнительные требования к машинописному оформлению документа Если документ состоит из нескольких страниц, на бланке печатается первая страница документа, последующие - на обычной бумаге одинакового с бланком формата и качества Документы печатаются на одной стороне листа; на двух сторонах допускается печатать только документы со сроком хранения до трех лет. Длина печатной строки должна соответствовать 64 печатным знакам, максимальное количество печатных строк для формата А4 - 41 строка Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150печатных знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами. Страницы документа нумеруются посредине верхнего поля листа арабскими цифрами. Расстояние от номера страницы до обреза листа не должно превышать 15 мм. Нумерация документа, состоящего из не скольких страниц, начинается со второй страницы; первая страница не нумеруется. При оформлении документа на двух сторонах листа вторая страница нумеруется при наличии третьей.[12, с.13-15] Особое место в управленческой деятельности учреждений, организаций и предприятий занимают служебные организационно-распорядительные документы (ОРД),которые в равной степени представляют интерес для работников как канцелярии, так и экономических служб. Для упрощения работы с ОРД, ускорения их составления и оформления проведена унификация и стандартизация ОРД по форме и по содержанию. Организационно-распорядительные документы подразделяются на четыре группы: - организационные(положение, устав, инструкция, правила). Эти доку- - информационно-справочные(протокол, докладная и объяснительная - письма [3, с.39]. Итак, рассмотрим основные виды организационно-распорядительные документы: Устав— это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Существуют, например, Устав добровольного спортивного общества, Устав акционерного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью и т.д. Положение— это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, Структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (таковы общие положения о министерствах РФ), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции, Положение об общем отделе администрации области и т.д.) либо структурного подразделения (комиссии, группы). В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях; наиболее многочисленны разновидности положений о проведении конкурсов, смотров и т.д.). Инструкция— это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов). Штатное расписание - составляется каждый год и утверждается руководителем. В нем указывается наименование структурных подразделений, количество должностных единиц в каждом, их оклады и общий фонд заработной платы [3, с.41-42]. Решениекак распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, научным советом и т.д. Распоряжение— акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая. Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законами. Указание— распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируются руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции. Приказ— правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность) [10, с.60-65]. Организация работы с документами включает полный цикл обработки и движения документов в учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения и передачи на архивное хранение. Управление документацией осуществляется на стадии приема и регистрации, рассмотрения документов руководителем, прохождения их в организации (учреждении), исполнения, контроля исполнения, формирования дел, подготовки и передачи дел в архив. Движение документов в организации образует документооборот, который должен отвечать следующим требованиям: - оперативности и целесообразности; - исключению лишних инстанций и действий, не обусловленных деловой необходимостью; - соблюдению единой схемы движения, утвержденной руководством учреждения; - использованию унифицированных и стандартизованных форм документов, обеспечивающих совместимость традиционной и автоматизированной обработки; - доступности оперативного контроля исполнения. Документооборот в учреждении осуществляется в виде документов: - входящих (поступающих в учреждение); - исходящих (отправляемых в учреждение); - внутренних (создаваемых в учреждении и не выходящих за его пределы) [22, с.43]. Движение входящих документов в аппарате учреждения происходит в определенной последовательности операций. Полный цикл прохождения поступающих документов включает в себя прием и первоначальную обработку входящей корреспонденции; предварительное рассмотрение и распределение документов; регистрацию; рассмотрение руководством; доставку документов; непосредственное исполнение или использование документов; распределение документов по тематическим комплексам (делам) [2, с.74]. Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам. Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан. Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения. На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям. Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время. Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение. При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации. Порядок обработки отправляемых документов.Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляются централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами [10, с.198-199]. Контроль за сроками исполнения документов ведет секретарь или служба документационного обеспечения управления. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние документы, которые по своему характеру требуют решения (ответа). На контроль могут быть поставлены также устные поручения руководства. Необходимость постановки документа на контроль, сроки исполнения, исполнители и должностные лица, ответственные за контроль, устанавливаются в резолюции руководителя или в тексте документа (приказа, распоряжения, протокола). Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными актами органов государственной власти, а также центральных органов управления. Они устанавливаются для наиболее распространенных категорий и видов документов: переписка с вышестоящими хозяйственными, плановыми, финансовыми и административными органами; переписка с подведомственными учреждениями, организациями; обращения граждан; телеграммы, телетайпограммы и др. Сроки их исполнения не должны превышать 10 рабочих дней. Сроки исполнения предложений, заявлений и жалоб граждан не должны превышать одного месяца, а телеграмм, телетайпограмм - от двух до пяти дней. Срочные телеграммы исполняются в течение суток. Типовые сроки исполнения записываются и закрепляются в "Перечне документов, подлежащих обязательному контролю исполнения". Индивидуальные срокиустанавливаются руководителем для наиболее важных документов, не включенных в перечень, или в том случае, когда необходимо исполнить их в срок, отличный от типового. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя. Допускается корректировка (перенос) сроков исполнения документов (поручений). Аргументированная просьба исполнителя о переносе срока направляется письменно (в форме докладной записки) или устно на имя руководителя, установившего срок, сразу же после получения задания или за несколько дней до истечения срока исполнения. Изменение документируется - проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы - регистрационную карточку или банк регистрационных данных. Исполнение документа (поручения) может быть поручено нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является ответственным исполнителем и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей, созывать совещания, требовать необходимые материалы, давать поручения и др. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. Организация контроля исполнения включает: учет контролируемых документов (поручений) и их своевременное доведение до исполнителей; - контроль за сроками исполнения; - проверку и регулирование хода исполнения, снятие документа с контроля; - учёт и отчётность о результатах исполнения; оценку состояния исполнительской дисциплины. Учёт контролируемых документов и контроль исполнения строятся на базе регистрационных данных: регистрационных карточек или автоматизированных банках регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы, решения и др.). Контроль за сроками исполнения, учёт и отчётность о результатах исполнения осуществляется контрольной службой (группой контроля). На один контролируемый документ может быть заполнено несколько контрольных карточек в соответствии с числом исполнителей, заданий или различными сроками исполнения. При нескольких исполнителях, один из которых назначается ответственным, карточка заполняется только на ответственного исполнителя. Устное поручение руководителя, поставленное на контроль, также фиксируется на регистрационно-контрольной карточке, заполняемой в необходимом количестве экземпляров секретарем руководителя организации. На контролируемых документах в обязательном порядке должна стоять отметка о контроле (отметка проставляется на левом поле первого листа документа параллельно заголовку документа). Первый экземпляр контрольной карточки остается в группе контроля, а второй экземпляр карточки (карточка с устным поручением) передается исполнителю вместе с документом. Контрольные карточки группируются в контрольных картотеках согласно установленным срокам исполнения документов (поручений), по исходящим документам - согласно ожидаемым датам получения ответов. Информация о результатах исполнения документов (поручений) обобщается по состоянию на первое число каждого месяца и доводится до сведения руководства в форме сводки об исполнении документов и поручений. При автоматизированном контроле исполнения руководству и исполнителям направляются информационные документы-машинограммы. Автоматизированный контроль исполнения строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей и контрольной службы о состоянии исполнения всех видов документов, поручений и заданий, а также предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины. Контрольные действия осуществляются в контрольных службах и в местах регистрации документов с использованием автоматизированных рабочих мест или автоматизированных пунктов обработки информации. Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводка состояния исполнения, сведения о переносе сроков, завершении исполнения и др. выводятся на экран дисплея; рассылка машинограмм допускается лишь при отсутствии в структурных подразделениях соответствующих технических средств. После завершения исполнения и записи всех необходимых данных в банк регистрационных данных, изготавливается машинограмма полностью выполненной карточки, которая используется в справочном дублирующем массиве, подлежащем передаче на хранение в ведомственный архив одновременно с документами [12, с.14-17]. Что касается номенклатуры дел, то она представляет собой систематизированный перечень наименований дел, образующихся в процессе деятельности организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учёта дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой построения справочной картотеки на исполненные документы и основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; в ведомственном архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Различаются три вида номенклатур: типовая, примерная иноменклатура дел отдельной организации(конкретная). - типовая номенклатурадел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли (системе) и является нормативным документом. - примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав и индексы для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер. - конкретная (сводная) номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел организации составляется службой ДОУ, подписывается руководителем организации, согласовывается экспертной комиссией (ЭК) организации и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, в которое поступают документы на хранение. Первый экземпляр хранится в службе ДОУ, агорой используется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра, третий находится в качестве учетного документа в ведомственном архиве, четвёртый - в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация. Ежегодный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, он регистрируется (в порядке, установленном для регистрации внутренних документов) и включается в раздел номенклатуры дел общего отдела, канцелярии и др. Составление номенклатуры дел структурного подразделения следует начинать с определения состава включаемых в неё документов. В номенклатуру дел включаются дела (документы) с постоянным, временным (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет включительно) сроком хранения, кроме того, в неё должны входить документы, образующиеся в деятельности вычислительного центра, и справочные картотеки к документам. В номенклатуру дел не должны включаться печатные издания. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за делопроизводство. Контроль за правильным формированием дел в организации осуществляется службой ДОУ. Группировка документов в дела производится согласно отметкам исполнителей на исполненных документах "В дело N 03-35" и в строгом соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяется правильность оформления документов, наличие подписей, даты, отметки об исполнении и других необходимых реквизитов документов. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела. Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие документы следует расформировывать в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения. Для хранения документов создается архив предприятия. В задачи архива входят: - прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством; - информационно-справочная работа по архивным документам предприятия; - организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив документы хранятся в архиве предприятия. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел. Дела должны находится в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Выдача документов и дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На место изъятого из дела документа следует помещать листок-заместитель, по которому контролируется возврат документа. На выданное дело заводится карта-заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам. Изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения соответствующего руководителя с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа и акта о причинах выдачи подлинника. Завершённые дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы, а затем передаются в ведомственный архив. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в ведомственный архив только в исключительных случаях по решению руководителя. Передача их может осуществляться по усмотрению ведомственного архива, по описи или номенклатуре дел. Отбор дел к уничтожению и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период. Подлежащие уничтожению документы после утверждения акта сдаются на переработку. Сдача документов на переработку оформляется приёмо-сдаточной накладной, которая прикладывается к акту о выделении к уничтожению документов [12, с.22-28]. Документы по личному составуявляются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. К документам по личному составу относятся: - трудовые договоры, заключенные предприятием с работником; - приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника); - трудовые книжки; - личные дела; - лицевые счета по заработной плате. Трудовой договорфиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулируют их. Он должен заключаться в письменной форме и указывать: место работы; конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности; дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный договор; размер оплаты труда; обязанности организации по обеспечению охраны труда. Приказами по личному составуоформляются прием, увольнение и перевод сотрудников организации на другую работу. Трудовые книжкина работников ведут на всех предприятиях, в организациях, независимо от их формы собственности. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Личное делопредставляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работниках организации. Они могут заводиться на всех работников, но чаще всего - на руководителей и ведущих специалистов. Личная карточка является основным документом по учету персонала организации и заводится на каждого работника, принятого на постоянную или временную работу. Все записи в ней делают на основании подлинных документов, предоставленных работниками [3, с.47-50]. Делопроизводство по заявлениям, предложениям и жалобам граждан ведется отдельно от общего делопроизводства. Все поступающие обращения граждан в офисы, учреждения, организации или на предприятии должны быть зарегистрированыв регистрационно-контрольных карточках в день их поступления и переданы на рассмотрение в этот же день. На обращении не должно быть более одной резолюции. Последующие резолюции возможны при необходимости детализации порядка исполнения. Срок рассмотренияобращения граждан, который исчисляется с момента получения, установлен не позднее 1 месяца со дня поступления, а не требующего дополнитевльного изучения и проверки - не позднее 15 дней. Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения и в некоторых других случаях. Письменные обращения, не содержащие подписи гражданина с указанием фамилии, имени и отчества, данные о месте жительства или работы (учебы), считаются анонимными и рассмотрению не подлежат, за исключением тех, в которых содержатся сведения о преступлении. При личном приеме граждан их устные и письменные обращения также подлежат регистрации в установленном порядке. Регистрационный индекс и дата регистрации обращенияуказываются в регистрационном штампе, расположенном в правом нижнем углу или на другом свободном от текста месте первой страницы. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например: Д-23). Повторным обращениямграждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистра-ционно-учетной карточки указывается регистрационный индекс первого обращения. В правом верхнем углу повторного обращения и на регистрационно-контрольных карточках делается отметка «повторно» и подбираются предшествующие документы за период не более двух лет со времени поступления первого обращения. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различными адресатами и поступившие для рассмотрения в один и тот же орган, учреждение, организацию, предприятие, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера, проставляемого через дефис. Например: Д-23-1, Д-23-2. Регистрационно-контрольные карточки заполняются не менее чем в двух экземплярах. Один экземпляр карточки вместе с обращением передается исполнителю, второй - помещается в контрольную картотеку. Контрольза своевременным рассмотрением обращений граждан возлагается на должностных лиц или структурные подразделения, осуществляющие непосредственное ведение делопроизводства по письменным и устным предложениям, заявлениям и жалобам граждан. Обращения граждан, направленные в соответствующие органы различными адресатами по одному и тому же вопросу, на которые необходимо дать ответ о результатах рассмотрения обращения, берутся на особый контроль. В этом случае на всех экземплярах регистрационно-контрольных карточек и на обращениях в правом верхнем углу проставляется штамп «Контроль» или знак контроля «К». Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению обращения. Если даются промежуточные ответы, то документ не снимается с контроля. Решение о снятии с контроля обращений граждан принимают руководители и другие должностные лица органов, ответственных за своевременное и правильное рассмотрение обращений граждан. Обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, а также документы по личному приему граждан формируются в дело для обеспечения их сохранности и оперативного поиска в справочных целях. Срок хранениятаких документов - 5 лет [3, с.26-28]. Комплекс технических средств для механизации (автоматизации) управленческих (в том числе делопроизводственных) процессов носит название «средства организационной техники». В делопроизводственных процессах используется разнообразная оргтехника, которая классифицируется на средства: - копирования и оперативного размножения документов; - составления и изготовления текстовых документов; - обработки документов; - поиска, хранения и пересылки документов; - административно-управленческой связи. Под копированием документов понимается получение (изготовление) небольшого (от 5 до 20 экземпляров) количества копий с оригинала. Средства копирования обеспечивают получение копий непосредственно с оригинала [18, с.18]1. В настоящее время копирование документов осуществляют с помощью следующих процессов: электрофотографическое копирование; термокопирование; электронно-искровое копирование; фотокопирование, в том числе и микрофильмирование. Размножение документов — это получение значительного (свыше 20 экземпляров) количества копий, причем для копирования используется не сам оригинал, а печатная форма, изготовленная с него. В настоящее время изготовление заданного количества копий с одной печатной формы осуществляется с помощью офсетной, трафаретной и гектографической (спиртовой) печати [19, 110]. Наиболее перспективным способом копирования является электрофотография. Такого типа в нашей стране стали аппараты фирмы «Rank Xerox» (если не считать отечественной «Эры», имевшей худшие характеристики), то в русском языке слова «ксерокс» и «ксерокопия» стали нарицательными для обозначения всех электрофотографических копировальных аппаратов и сделанных на них копий. В области множительной техники все еще применяют копировальные, ксерокопировальные и офсетные машины, которые уже не отвечают современным требованиям рентабельной и экологически чистой печати. После анализа разнообразных способов применения печати фирмой «RISO KOGAKU» была разработана новая прогрессивная технология [21, 54 – 59]. Ризография сочетает достижения современной цифровой электроники с надежностью традиционной трафаретной печати. Электронные системы гарантируют высокое качество обработки и передачи данных оригинала. Сама печать выгодно отличается простотой обслуживания, экономичностью и высокой производительностью (130 копий в минуту [24, с.65]. Основными представителями средств составления и изготовления текстовых документов являются пишущие машины и персональные компьютеры. В практике делопроизводства в зависимости от объема документов и степени подготовки пользователей ПК применяют различные прикладные программы по организации работы с документами. При большом документообороте в памяти ПК может скапливаться значительное количество документов и сведений о них. В среде СУБД существует большое количество готовых программ, которые помогут организовать работу с документами: их учет, регистрацию, контроль за исполнением; хранение, поиск, редактирование; уничтожение; выполнение необходимых расчетов и вывод данных на экран в виде отчетов, справок, таблиц. С помощью СУБД можно относительно просто создавать базу данных (БД) с различными структурами, удобными для работы с документами, вносить в них необходимые изменения и дополнения. Очень популярна СУБД Microsoft Access, уникальная как по своим возможностям, так и по охвату пользователей самой различной квалификации. Она проста и удобна в эксплуатации, позволяет работать со сложнейшими базами данных с большим числом показателей и составлять небольшие офисные приложения к документам. Для того чтобы более эффективно использовать несколько ПК, выполняющих обработку однотипной документации, создаются локальные вычислительные сети (ЛВС). Организация ЛВС позволяет использовать общие ресурсы ПК, передаваемые в состав ЛВС: программы; базы данных; периферийные устройства (дисковые устройства большой емкости, сканеры, принтеры и т.д.). Это позволяет руководителю организации (предприятия) обращаться к документам секретаря, бухгалтера и других работников, выводить эти документы на экран, выполнять обработку документов, сводок, таблиц, обмениваться документами и сообщениями с сотрудниками и партнерами-контрагентами (при наличии в ЛВС специальных устройств — модемов или факсмодемов) [14, 250 – 253]. Персональный компьютер позволяет отредактировать отпечатанный документ частично или полностью, не прибегая к многочисленным его перепечаткам. Набранный документ можно распечатать на принтере и сохранить на магнитном диске для дальнейшего использования. Сохраненный на диске документ становится файлом, хотя его по-прежнему можно называть документом. Существует множество программ для составления и редактирования служебных документов. Такие программы называют текстовыми редакторами или текстовыми процессорами. Это Лексикон, Word, Word for Windows и др. У каждого текстового редактора (процессора) есть свои особенности и преимущества. Одним из наиболее распространенных и доступных текстовых редакторов является Лексикон. Составление документа можно производить с использованием «заготовок» документов разных видов, заранее введенных в память ПК и хранящихся в отдельных файлах. Для этого следует воспользоваться образцами документов. После редактирования (изменения содержания нужных реквизитов) образца вновь созданный документ сохраняется с новым именем файла. Большинство текстовых редакторов предоставляют широкие возможности для документирования. Программы включают словари синонимов делового языка, более совершенную проверку орфографии, современное; стилевое оформление документа (включая пригодность использования конкретного шрифта), возможность составления документа на пяти языках и многое другое. Весьма популярен у работников служб документации текстовый редактор Word for Windows (WinWord), который позволяет облегчит такую рутинную и трудоемкую часть делопроизводства, как документирование. Текстовый процессор WinWord предлагает дополнительные возможности для составления документов: создание шаблонов документов и файла данных; использование команды AutoText; форматирование документов с помощью стилей; обращение к образцам документов («экспертам»), включенным в программу WinWord; использование словаря синонимов и т. д. [11, с.45 – 48]. Устройствами ввода – вывода информации в ПК являются: клавиатура, мышь, монитор, принтер (лазерный, струйный), сканер и др. [8, 112 – 118].
|