Организационная структура управления

Непосредственно руководит деятельностью Комитета председатель, который назначается на должность и освобождается от должности главой администрации города в соответствии с законодательством о государственной гражданской службе.

Число заместителей председателя Комитета устанавливается в соответствии с законом области о системе исполнительных органов государственной власти области.

Председатель Комитета самостоятельно назначает на должность и освобождает от должности в установленном законодательством порядке работников Комитета образования и науки. На работников Комитета распространяются нормы законодательства Российской Федерации и области о государственной гражданской службе и защите сведений, составляющих государственную тайну.

Председатель комитета:

- руководит деятельностью комитета на принципах единоначалия;

- обеспечивает выполнение задач и функций, возложенных на комитет, и несет персональную ответственность за работу комитета;

- действует без доверенности от имени комитета, представляет его во всех органах власти, учреждениях, организациях, предприятиях, заключает договоры, выдает доверенности;

- издает в пределах компетенции приказы по вопросам деятельности комитета, дает распоряжения и указания, обязательные для исполнения работниками комитета, руководителями учреждений и проверяет их исполнение;

- назначает и освобождает от должности работников комитета, руководителей подведомственных учреждений;

- утверждает должностные инструкции работников комитета и руководителей подведомственных учреждений, применяет к ним меры поощрения и дисциплинарного взыскания;

- разрабатывает структуру и штатное расписание комитета в пределах бюджетной сметы комитета и представляет их на утверждение главе города;

- ведет прием граждан, рассматривает обращения граждан и организаций и принимает по ним необходимые меры в соответствии с действующим законодательством.

В отсутствие председателя комитета исполнение его обязанностей возлагается приказом на одного из заместителей председателя комитета.

В составе Комитета в соответствии с законом области о системе исполнительных органов государственной власти области создаются отделы.

Организационная структура управления Комитета образования и науки г.Новокузнецка представлена на рисунке 1.

Как видно из рисунка 1, ОСУ КоИН Администрации г. Новокузнецка имеет линейно-функциональную структуру управления. Линейно-функциональная структура управления - структура органов управления, состоящая из:

1. линейных подразделений, осуществляющих в организации основную работу;

2. обслуживающих функциональных подразделений.

При линейно-функциональном управлении линейные звенья принимают решения, а функциональные подразделения информируют и помогают линейному руководителю вырабатывать и принимать конкретные решения.

В целях организационного, юридического, информационного, материально-технического и иного обеспечения деятельности Председателя КОиН администрации города формируются структурные подразделения КОиН. Организационная структура КОиН разработана с учетом численности населения, социально-экономических и географических особенностей, административно-территориального деления.

КОиН - это совокупность управленческих звеньев данной организации, расположенных в строгой соподчиненности и обеспечивающих взаимосвязь между управляющей и управляемой системами. В организации функционирует линейно-функциональная (штабная) организационная структура управления, при которой управленческие воздействия подразделяются на линейные – обязательные для исполнения, и функциональные – рекомендуемые для исполнения. Кроме того, при такой структуре системы управления всю полноту власти берет на себя линейный руководитель – Председателя КОиН.

Председателя КОиН при разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов помогает специальный аппарат, состоящий из специализированных функциональных подразделений – штабов (служб, отделов, управлений и т.д.).

В данном случае функциональные структурные подразделения находятся в подчинении главного линейного руководителя – Председателя КОиН. Свои решения они проводят в жизнь либо через главного линейного руководителя, либо (в пределах собственных полномочий) непосредственно через соответствующих руководителей служб-исполнителей.

В прямом подчинении Председателя КОиН находятся:

Экономический отдел.

Отдел общего и дополнительного образования.

Отдел социально-педагогической реабилитации.

Отдел дошкольного образования.

Организационно-правовой отдел.

Управление подведомственными учреждениями осуществляется по территориальному принципу. Для этих целей в структуре комитета действуют:

Отдел образования Центрального района.

Отдел образования Куйбышевского района.

Отдел образования Заводского района.

Отдел образования Новоильинского района.

Отдел образования Кузнецкого района.

Отдел образования Орджоникидзевского района.

Отделы действуют на основании положений, утвержденных председателем комитета.

Задачи и функции отделов Комитета определяются в положениях о них, которые утверждаются приказами начальника Комитета.

Часто в работе КОиН существует потребность обмена информацией между отделами. Для осуществления взаимосвязи отделов при Комитете создается коллегия. Списочный состав членов коллегии утверждается постановлением администрации города. Коллегия является совещательным органом, на своих заседаниях рассматривает вопросы, отнесенные к компетенции Комитета. Решения коллегии оформляются протоколами и реализуются в приказах начальника Комитета.

Также с целью эффективного взаимодействия структурных элементов при комитете могут создаваться Советы руководителей образовательных учреждений, иные советы, профессиональные и общественные объединения.

Предельная штатная численность Комитета утверждается постановлением главы администрации города в установленном порядке. Штатное расписание Комитета согласовывается с начальником управления государственной службы и организационной работы, начальником финансового управления администрации области, заместителем главы администрации области и утверждается приказом начальника Комитета.

Планирования работы с персоналом в КОиН администрации

Г. Новокузнецка

Планирование работы с персоналом в КОиН администрации г. Новокузнецка происходит и руководствуется в соответствии с Федеральным законом «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Уставом города Новокузнецка и в целях совершенствования стиля и методов работы аппарата администрации города Новокузнецка, ее функциональных, отраслевых и территориальных органов:

Исходя из миссии, целей и основных задач комитета происходит планирование, расстановка и набор персонала.

Планирование происходит с начального этапа, набора на замещение должности.

На данном этапе происходит. Сбор нужного перечня документов, подаваемых претендентами для участия в конкурсе. После этого проходит проверка кандидатов на пригодность для замещения должности.

В случае если кандидат удачно прошел проверку, Проводится конкурс в ходе которого выявляется уровень пригодности кандидатов к должности. Конкурс заключается в оценке профессионального уровня кандидатов на замещение вакантной должности муниципальной службы, их соответствия квалификационным требованиям к этой должности.

При проведении конкурса конкурсная комиссия оценивает кандидатов на основании представленных ими документов об образовании, прохождении муниципальной, гражданской или иной государственной службы, осуществлении другой трудовой деятельности, а также на основе конкурсных процедур с использованием не противоречащих федеральным законам и другим нормативным правовым актам Российской Федерации методов оценки профессиональных и личностных качеств кандидатов, включая индивидуальное собеседование, анкетирование, проведение групповых дискуссий, написание реферата или тестирование по вопросам, связанным с выполнением должностных обязанностей по вакантной должности муниципальной службы, на замещение которой претендуют кандидаты.

При оценке профессиональных и личностных качеств кандидатов конкурсная комиссия исходит из соответствующих квалификационных требований к вакантной должности муниципальной службы и других положений должностной инструкции по этой должности, а также иных положений, установленных Федеральным законом от 02.03.2007 №25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации».

Если кандидат соответствует всем квалификационным требованиям после этого его принимают на службу в КОиН администрации г. Новокузнецка.

Так как все муниципальные служащие КОиН будучи кандидатами прошли процесс проверки профессиональной пригодности. Процесс планирования работы с ними гораздо упрощается.

Следующий этап планирования работы с персоналом этап адаптации Выделяют два вида адаптации:

- первичная, т.е. приспособление молодых кадров, не имеющих опыта профессиональной деятельности, для муниципальной службы это редкое явление, и почти невозможное в соответствии с Федеральным законом от 02.03.2007 №25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»

- вторичная, т.е. приспособление работников, имеющих опыт профессиональной деятельности (как правило, меняющих объект деятельности или профессиональную роль, например, при переходе в ранг руководителя).

Вторичная адаптация проходит легко так как для замещения муниципальных должностей в КОиН нужна рекомендация от сотрудника данной муниципальной службы, а следовательно адаптация пройдет успешно.

Председатель комитета, как правило уже знает кто и в какой сфере профессиональной деятельности лучше.

Для планирования работы подразделений и отделов комитета, а т. ж. для обмена информацией между отделами, осуществления взаимосвязи отделов при Комитете создается коллегия. Списочный состав членов коллегии утверждается постановлением администрации города. Коллегия является совещательным органом, на своих заседаниях рассматривает вопросы, отнесенные к компетенции Комитета. Решения коллегии оформляются протоколами и реализуются в приказах начальника Комитета.

Также с целью эффективного взаимодействия структурных элементов при комитете могут создаваться Советы руководителей образовательных учреждений, иные советы, профессиональные и общественные объединения. Предельно нужная штатная численность Комитета утверждается постановлением главы администрации города в установленном порядке, что противоборствует ненужному и неэффективному «раздутию» штата.

Штатное расписание Комитета согласовывается с начальником управления государственной службы и организационной работы, начальником финансового управления администрации области, заместителем главы администрации области и утверждается приказом начальника Комитета. Что препятствует незаконному повышению, либо снижению нормы рабочих часов и способствует соблюдению рабочей дисциплины.

В случае выезда сотрудника администрации города в командировку, издается соответствующее распоряжение администрации города, с указанием места, времени и цели поездки.

При этом командировочное удостоверение оформляется за подписью:

- в случае выезда в командировку в пределах Кемеровской области заместителя Главы города - руководителя комитета администрации города;

- в случае выезда за пределы Кемеровской области – Главы города.

Отпуск работникам комитета администрации города предоставляется в соответствии с распоряжением администрации города и утвержденным графиком отпусков на основании письменного заявления, согласованного с руководителем органа администрации города, поданного в отдел кадров за 7-10 дней до начала отпуска.

Работник обязан в течение 3 дней сообщать в отдел кадров сведения об изменениях своего домашнего адреса, номера служебного и домашнего телефона, в общий отдел – сведения об изменении номера служебного телефона и кабинета.

В соответствии со ст. 33 Федерального закона «О муниципальной службе в Российской Федерации» и в целях повышения эффективности и совершенствования работы по подбору и расстановке кадров, повышения качества муниципальной службы, выявления и использования потенциальных возможностей муниципальных служащих и привлечения высококвалифицированных специалистов на муниципальную службу.

Кадровый резерв КОиН представляет собой специально сформированную группу кандидатов из числа муниципальных служащих, а также иных граждан (далее – муниципальные служащие (граждане), соответствующих квалификационным требованиям, предъявляемым к муниципальным служащим, обладающих необходимыми профессиональными, деловыми и личностными качествами, которые вправе претендовать на замещение вакантных должностей муниципальной службы города Новокузнецка.

Кадровый резерв формируется для замещения вакантных должностей муниципальной службы города Новокузнецка, предусмотренных Реестром должностей муниципальной службы, установленным Законом Кемеровской области «О некоторых вопросах прохождения муниципальной службы».

Работа по формированию кадрового резерва проводится в целях:

- своевременного замещения вакантных должностей муниципальной службы города Новокузнецка;

- стимулирования повышения профессионализма муниципальных служащих города Новокузнецка;

- сокращения периода профессиональной адаптации при назначении на вакантную должность муниципальной службы города Новокузнецка;

- совершенствования деятельности по подбору и расстановке кадров;

- привлечения высококвалифицированных специалистов на муниципальную службу;

- повышения качества муниципальной службы.

Данное нововведение позволяет своевременно и оперативно замещать управленческие должности комитета в случае непредвиденных ситуаций связанных с потерей предыдущего управленца по болезни, смерти, отпуска и т.д. и своевременно замещать вновь открывшиеся должности.

Кадровый резерв формируется и ведется отделом кадров администрации города Новокузнецка.

Основаниями для включения в кадровый резерв являются:

для муниципальных служащих:

- рекомендация аттестационной комиссии, данная по результатам аттестации, проводимой в соответствии с постановлением Главы города Новокузнецка от 25.06.2009г. № 48 «Об утверждении Положения о проведении аттестации муниципальных служащих города Новокузнецка»;

- представление руководителя органа местного самоуправления либо заместителя Главы города о включении в кадровый резерв в письменной форме;

- ликвидация, реорганизация органа местного самоуправления, сокращение штата в случае непредоставления муниципальному служащему другой работы в соответствии с его профессией и квалификацией;

- решение специально созданной комиссии, принятое по результатам коллегиального рассмотрения представленных документов в соответствии с настоящим Положением. В этом случае кадровая служба передает заявление и личное дело муниципального служащего на рассмотрение специально созданной комиссии, решение которой является основанием для включения муниципального служащего в кадровый резерв либо для отказа во включении в кадровый резерв. Состав комиссии и положение о порядке ее работы утверждаются распоряжением (приказом), изданным руководителем органа местного самоуправления.

Эффективность данных мероприятий можно проанализировать исходя из данных таблицы 1. Анализ численности персонала КОИН за 2010-2011 годы.

Таблица 1- Анализ численности персонала КОИН за 2010-2011 годы

За анализируемый период численность персонала должностей категории «В» уменьшилась на 2,17% за счет уменьшения численности главных и старших специалистов. Наблюдается сокращение численности персонала должностей категории «Б», «В» на 1 и 9 человек соответственно от планируемой численности.

За рассматриваемый период наблюдается незначительная тенденция снижения на 1,18% возрастной категории от 30 до 60 лет.

Анализ персонала по половому признаку представлен в таблице 2.

Таблица 2 - Распределение численности персонала КОиН за 2010-2011 годы по половому признаку

Наибольший удельный вес приходится на женщин и составляет 82,7% от общего количества персонала администрации.

За рассматриваемый период произошло увеличение численности женщин на 2 человека.

В КОиН за последние годы наблюдается низкий процент текучести кадров, что положительно характеризует работу по управлению персоналом в организации.для этого были сделаны некоторые расчеты.

Коэффициент оборота по приему характеризует уровень вновь принятых на работу работников в отчетном периоде, определяется как отношение числа принятых на работу за отчетный период к среднесписочной численности работников по формуле:

(1)

где К_об.пр. – коэффициент оборота по приему;

Ч_р.пр. – количество работников, принятых за отчетный период;

Ч_ср – среднесписочная численность работников.

Коэффициент оборота по выбытию характеризует уровень уволенных работников по различным причинам за отчетный период, определяется как отношение числа уволенных по различным причинам за отчетный период к среднесписочному числу работников по формуле:

(2)

где К_об.выб. – коэффициент оборота по выбытию;

Ч_р.увол. – количество работников, уволенных по различным причинам за отчетный период;

Ч_ср – среднесписочная численность работников.

Коэффициент текучести кадров определяется как отношение числа уволенных по собственному желанию, за прогул и другие нарушения трудовой дисциплины (это увольнение называется текучестью кадров) к среднесписочному числу работников по формуле:

(3)

где К_{тек.кадр.} – коэффициент текучести кадров;

Ч_р.увол. – количество работников, уволенных по собственному желанию, за прогул и другие нарушения трудовой дисциплины;

Ч_ср – среднесписочная численность работников

Данные текучести кадров представлены в таблице 3.

Таблица 3.- Движение персонала КОиН за 2010 – 20011годы

Продолжение таблицы 3

Из таблицы 3 видно, что коэффициент текучести кадров составляет мене 1%. Эти данные свидетельствуют о том, что в КОиН сформирован стабильный состав сотрудников. Текучесть кадров по годам колеблется, но в среднем не превышает 10%.

В целом кадровый состав КОиН г.Новокузнецка может быть охарактеризован как достаточно квалифицированный и сбалансированный по возрасту, профессиональной пригодности и стажу работы.

Глава 3

Заключение