Организация учета расчетов с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами организации в программе 1С:Бухгалтерии 8 учитываются на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (рис.2.120).

Для учета расчетов по подотчетным суммам, выданным в рублях, предназначен субсчет 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».

Для учета расчетов по подотчетным суммам, выданным в иностранной валюте, предназначен субсчет 71.21 «Расчеты с подотчетными лицами (в валюте)» (субсчет имеет признак поддержки валютного учета).

Аналитический учет ведется по каждому подотчетному лицу (субконто вида Работники организаций типа справочник Физические лица).

Записи по дебету счетов 71.01 и 71.21 в корреспонденции со счетами 50.01 «Касса организации» и 50.21 «Касса организации (в валюте)» соответственно производятся при выдаче денежных средств под отчет.

Записи по кредиту счетов 71.01 и 71.21 в корреспонденции с соответствующими счетами производятся при утверждении отчета, возврате в кассу неиспользованных по назначению денежных средств и т.д.

Рис. 2.120. Счета для учета расчетов с подотчетными лицами

Выдача наличных денежных средств под отчет производится на основании заявления подотчетного лица в произвольной форме, содержащего собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Бухгалтерия выписывает на указанную в заявлении сумму Выдача наличных. Кассир выдает денежные средства подотчетному лицу.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Выдача денежных средств под отчет регистрируется документом Выдача наличных для вида операции Выдача подотчетному лицу.

В некоторых организациях практикуется выдача денежных средств под отчет путем их перечисления на пластиковую карточку, открытую на имя подотчетного лица. В этих случаях «выдача денежных средств под отчет» в программе регистрируется документом Списание с расчетного счета для вида операции Перечисление подотчетному лицу.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. В авансовом отчете подотчетное лицо самостоятельно заполняет оборотную сторону, где перечисляет, когда, по какому документу и в какой сумме произведены расходы. Совершенные подотчетным лицом расходы должны быть подтверждены документами. При закупках в сети розничной торговли это чек контрольно-кассовой техники и товарный чек с указанием покупок; при закупках в организациях оптовой торговли - чек контрольно-кассовой техники, квитанция к приходному кассовому ордеру, накладная, счет-фактура. В конце отчета подотчетное лицо выводит общую сумму расходов и расписывается.

При проверке авансового отчета по характеру расходов определяются корреспондирующие счета, и подсчитывается итог расчетов с подотчетным лицом.

Отражение в учете расходов по авансовому отчету производится документом Авансовый отчет.

Остаток неиспользованных денежных средств подотчетное лицо возвращает в кассу организации по приходному кассовому ордеру, перерасход возмещается ему по расходному кассовому ордеру.

Прием в кассу неиспользованных денежных средств регистрируется документом Поступление наличных для вида операции Возврат от подотчетного лица, а выдача из кассы денежных средств в возмещение перерасхода – документом Выдача наличных для вида операции Выдача подотчетному лицу.