Главная Случайная страница


Полезное:

Как сделать разговор полезным и приятным Как сделать объемную звезду своими руками Как сделать то, что делать не хочется? Как сделать погремушку Как сделать так чтобы женщины сами знакомились с вами Как сделать идею коммерческой Как сделать хорошую растяжку ног? Как сделать наш разум здоровым? Как сделать, чтобы люди обманывали меньше Вопрос 4. Как сделать так, чтобы вас уважали и ценили? Как сделать лучше себе и другим людям Как сделать свидание интересным?


Категории:

АрхитектураАстрономияБиологияГеографияГеологияИнформатикаИскусствоИсторияКулинарияКультураМаркетингМатематикаМедицинаМенеджментОхрана трудаПравоПроизводствоПсихологияРелигияСоциологияСпортТехникаФизикаФилософияХимияЭкологияЭкономикаЭлектроника






Електронні таблиці MS Excel





Загальні відомості

Електронні таблиці (ЕТ) – це комп'ютерні програми, призначені для збереження та обробки даних, що подаються у табличному вигля­ді.

Електронні таблиці використовують для:

- поточних розрахунків (ведення бух­галтерського обліку, нарахування заробітної плати, проведення пере­оцінки товару та продукції, калькуляції виконуваних робіт та послуг тощо);

- аналізу (оцінювання результатів діяльності);

- прогнозування (моделювання реальних ситуацій з оцінкою майбутніх перспектив, розробка планів виробництва продукції і т.п.).

Одним з найбільш популярних засобів управління електронними таблицями є програма Microsoft Excel, розрахована на роботу вопераційній системіWindows.

Електронні таблиці складаються зі стовпчиків та рядків. Перетин рядка та стовпчика утворює комірку таблиці, до якої записуються дані.

Рядок — це горизонтальна лінія комірок. Рядки нумеруються числами.

Стовпчик — це вертикальна лінія комірок. Стовпчики нумеруються однією або двома латинськими літерами.

Кожна комірка має свою адресу, складену із номерів стовпчика і рядка, на перетині яких вона знаходиться. Наприклад, комірка з адресою AA34 знаходиться на перетині стовпчика AA і рядка 34.

В комірку електронної таблиці можна записати слово, речення, число або формулу для виконання обчислень.

Якщо значення в комірці визначається самостійно і не може бути визначено з урахуванням значень інших комірок, то дані, що містить така комірка, називаються основними. Досить часто значення окремих комірок визначаються за допомогою обчислень на основі значень ін­ших комірок. Дані таких комірок називаються похідними.

Для зберігання нового документу Excel створює файл, який називається робочою книгою. Кожному наступному файлу Excel налає за замовчуванням чергове ім'я Книга 1, Книга 2 і т.д.

Робоча книга може мати від одного до 255 робочих листів. Робочі листи мають назви Лист 1, Лист 2 і т. д.

Робочий лист може мати до 256 стовпчиків і до 65536 рядків.

Після запуску Excel у головному вікні зверху знаходиться рядок заголовка, під ним рядок меню, далі одна або дві панелі інструментів, під ними рядок для запису формул, праворуч – Область задач. Внизу знаходяться ярлики робочих листів і діаграм, ще нижче рядок стану.

Комірка А1 окреслена чорним прямокутником (курсором) і називається поточною.

Рядок меню складається з дев’яти меню: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Данные, Окно, Справка.

Робота з командами меню, „швидкими клавішами” та панелями інструментів подібна до роботи у Microsoft Word.

Excel забезпечує такі режими подачі документа на екрані (меню Вид):

- Обычный – встановлю­ється за замовчуванням для нових документів і дає на екрані найбільше корисної площі для тексту;

- Разметка страницы – встановлюється, коли є потреба подивитися, як електронна таблиця розмістилася на аркушах паперу;

- Во весь экран – використовується, коли необхідно якнайбільше місця для тексту, що вводиться.

На екрані можуть знаходитись три курсори:

- таблиці;

- клавіатури;

- миші.

Курсор таблиці має вигляд чорної рамки навколо поточної комірки. Перейти на іншу комірку і зробити її активною можна за допомогою миші, стрілочних або спеціальних клавіш і їх комбінацій:

Tab — перехід на одну комірку праворуч;

Enter — перехід на одну комірку вниз;

Home — повернення на початок поточного рядка;

Сtгl + Ноmе — перехід на початок таблиці у комірку А1;

Сtгl + Еnd — перехід до останньої заповненої комірки.

Курсор клавіатури у вигляді І-подібного штриха з'являється в поточній комірці з введенням першого символу тексту, після натискання клавіші F2 або після подвійного клацання лівою кнопкою миші.

Курсор миші може переміщатися по всьому екрану, служить для швидкого переміщення в нову комірку і для подачі команд.

На полі таблиці курсор миші може мати вигляд "товстого плюса" – , "худого плюса" – або "комбінованої стрілки" – , а в меню команд, на панелі інструментів та в інших місцях – "стрілки" – .

Основні операції

Для перейменування листа потрібно на його ярлику двічі клацнути мишею і ввести нову назву (до 31 символу) або виконати команду Переименовать у контекстному меню (викликається правою кнопкою миші).

Excel автоматично поміщає в кожну робочу книгу три чистих робочих листи. При необхідності цю кількість можна міняти у проміжку від 1 до 255. Щоб додати новий робочий лист, необхідно на будь-якому ярлику листа викликати контекстне меню і вибрати команду Добавить, а потім вибрати Лист. Новий лист буде додано зліва від виділеного. Щоб видалити лист, треба у контекстному меню вибрати команду Удалить.

Для переміщення робочого листа треба виділити його ярлик і притримувати натиснутою ліву кнопку миші, поки її курсор не набуде вигляду стрілочки з листочком паперу. Перемістити цей курсор вздовж ярликів листів в потрібне місце і після появи маленької чорної стрілки відпустити кнопку.

Для копіювання робочого листа в тій же робочій книзі треба виконати попередні дії з натиснутою клавішею Сtrl. Для копіювання робочого листа в іншу робочу книгу треба використовувати буфер обміну.

При створенні електронної таблиці з першого символу, набраного в поточній комірці, в рядку формул з'являються два значки: (червоний хрест) – Відміна та (зелена галочка) – Введення. В самій комірці з'являється курсор клавіатури. Те, що набирається в поточній комірці, з'являється зразу в двох місцях: в самій комірці і в рядку формул. Поки не подана відповідна команда для зберігання, набрані символи в комірці можна редагувати.

Після набору всіх символів слід натиснути клавішу Епter або Таb на клавіатурі, або кнопку Введення в рядку формул, або клацнути мишею на іншій комірці.

Текст, який не поміщається у комірку, буде "вилазити" на сусідню порожню комірку. Якщо комірка не є порожньою, то текст буде обрізано на границі комірки. Щоб його весь побачити, досить зробити комірку активною і текст з'явиться у рядку формул.

Щоб швидко ввести в активну комірку поточну дату, досить натис­нути клавіші Сtrl +; (латинська крапка з комою).

Щоб швидко ввести в активну комірку поточний час, досить натис­нути клавіші Сtrl +: (латинська двокрапка).

В одну комірку можна ввести дату і час з пробілом між ними.

Якщо є потреба ввести число, дату або час у вигляді тексту, досить перед ним набрати апостроф.

Для зміни ширини стовпчика, необхідно у горизонтальному заголовку таблиці встановити курсор миші на лінію, що розділяє стовпчики, Коли з'явиться стрілка , натиснути ліву кнопку миші і утримуючи кнопку натиснутою, перетягти стрілку вправо для збільшення ширини стовпчика до потрібного розміру. Подібним чином змінюється висота рядка.

У комірці текст автоматично вирівнюється по лівому краю, а числа і дати – по правому. Щоб змінити форматування треба скористатися відповідними кнопками на панелі інструментів.

Щоб змінити форматування зразу в усіх комірках стовпчика (рядка), треба зроби­ти їх активними, для чого клацнути у горизонтальному (вертикальному) заголовку таблиці на позначенні стовпчика (рядка), потім клацнути мишею на відповідній кнопці на панелі інструментів.

Якщо є потреба виправити помилки у комірках, то потрібно двічі клацнути на потрібній комірці мишею, з'явиться курсор клавіатури, який переводять у потрібне місце і виправляють помилки. Щоб стерти запис, треба зробити комірку активною (клацнути на ній мишею) і натиснути клавішу Ваckspace.

Вставити порожній рядок або стовпчик можна, якщо помітити рядок (стовпчик), на місце якого необхідно вставити пустий рядок (стовпчик) та виконати команду Вставка ® Строки (Столбцы). Щоб вставити кілька рядків (стовпчиків), необхідно попе­редньо помітити відповідну кількість рядків (стовпчиків). Після виконання команди помічені рядки (стовпчики) зсунуться вниз (вправо), на їх місце вставляться порожні рядки (стовпчики).

Для видалення рядка або стовпчика необхідно помітити рядок (стовпчик) та виконати команду Правка ® Удалить. Щоб видалити кілька рядків (стовпчиків), необхідно попе­редньо помітити відповідну кількість рядків (стовпчиків). Помічені рядки (стовпчики) після виконання команди Удалить щезнуть, нижні рядки (стовпчики справа) зсунуться і займуть їхнє місце.

Над вмістом заповненої комірки або послідовності заповнених комірок можна виконувати операції переміщення, копіювання, вставки, додавання, вилучення, відновлення, очистки.

Переміщення — вміст комірки переміщається на нове місце і щезає на старому місці.

Копіювання — вміст комірки копіюється на нове місце і залишається на старому місці.

Вставка — на нове місце вставляється вміст комірки, що переміщається (копіюється), всі комірки залишаються на своїх місцях.

Додавання — на нове місце додається вміст комірки, що переміщається (копіюється), сусідні комірки розсуваються.

Вилучення — вміст комірки вилучається, сусідні комірки зсувають­ся, щоб зайняти місце вилученої комірки.

Очистка — вміст комірки очищається, сусідні комірки залишаються на своїх місцях.

Відновлення — в комірці відновлюється той вміст, що був до вилучення або очистки.

Excel надає п'ять засобів здійснення операцій:

- використання команд меню;

- використання "швидких клавіш";

- робота з кнопками панелі інструментів;

- контекстне меню;

- автоматизоване заповнення комірок.

Користувач на свій смак вибирає один із засобів або їх комбінацію для роботи над вмістом комірок.

Робота проводиться над вмістом активної комірки або послідовністю активних комірок.

Щоб зробити кілька послідовних комі­рок активними, досить встановити курсор миші у вигляді "товстого плюса" на першу комірку, натиснувши і притримуючи ліву кнопку миші, перевести курсор у потрібному напрямку до останньої комірки і відпустити кнопку.

Відмічені таким чином комірки стануть у чорному прямокутнику і будуть активними для дій над ними. Така послідовність комірок називається діапазоном комірок. Діапазон комірок може бути одномірним (горизонтальним або вертикальним), двомірним, або довільним. Щоб відмітити довільний діапазон, необхідно виділити першу комірку, натиснувши і притримуючи клавішу Ctrl, відмітити наступну комірку або групу комірок і так далі, поки не будуть відмічені всі комірки діапазону.

Щоб виділити один стовпчик або рядок, досить клацнути мишею на його заголовку.

Щоб виділити кілька послідовних стовпчиків або рядків, досить при натиснутій лівій кнопці миші протягти її курсор над відповідними заголовками.

Щоб виділити кілька непослідовних стовпчиків або рядків, досить клацнути мишею на відповідних заголовках, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl.

Щоб виділити весь робочий лист, досить клацнути мишею на кнопці виділення всього листа у вигляді сірого прямокутника, що знаходиться зліва вгорі на перехресті заголовків рядків і стовпчиків.

Щоб зняти виділення рядків, стовпчиків або всієї таблиці досить клацнути мишею на будь-якій комірці.

Використання команд меню, "швидких клавіш", робота з кнопками панелі інструментів та контекстним меню не відрізняється від подібної роботи у Microsoft Word. Новим є автоматизоване заповнення комірок.

Активна комірка в правому нижньому куті має маркер заповнення у вигляді чорного квадратика.

Якщо у виділеній комірці курсор миші, який на полі комірки має вигляд "товстого плюса" – , перевести на цей маркер, він набуде вигляду "худого плюса" – . Такий курсор використовується для автоматичного запов­нення послідовності комірок однаковим змістом.

Якщо у виділеній комірці курсор миші перевести на її границю, він прийме вигляд комбінованої стрілки – . Цей курсор використовується для переміщення вмісту комірки шляхом буксирування.

Якщо при цьому притримувати клавішу Ctrl, поруч з курсором з’явиться невеликий "плюс". Такий курсор викорис­товується для копіювання вмісту комірки шляхом буксирування.

Щоб перемістити вміст комірки або діапазону комірок на нове місце, необхідно виконати такі дії:

- виділити комірку або діапазон комірок;

- встановити курсор миші на границю комірки або діапазону комірок, щоб він став "комбінованою стрілкою";

- натиснувши і не відпускаючи ліву кнопку миші, перетягти комірку або діапазон комірок на нове місце;

- відпустити кнопку миші – виділена область комірок очиститься на старому місці і з'явиться на новому.

Якщо при виконанні попередніх дій притримувати клавішу Ctrl (курсор миші матиме вигляд "комбінованої стрілки" з маленьким плюсом), виконується копіювання вмісту комірки або діапазону комірок на нове місце, на старому місці вміст комірок залишається.

Переміщення або копіювання даних буксируванням використовують при роботі на видимій частині листа

Щоб у наступні комірки повторити вміст попередньої комірки, необхідно виконати такі дії:

- зробити комірку з текстом, що буде пов­торюватися, активною;

- перевести курсор миші на маркер запов­нення, щоб перетворився в "худий плюс";

- натиснувши і утримуючи ліву кнопку миші, перевести курсор у потрібному напрямку до кінцевої комірки;

- відпустити кнопку миші, в усіх відмічених таким чином комірках появиться текст першої комірки.

Excel дозволяє виконувати автозаповнення комірок. Наприклад: можна автоматично заповнити комірки послідовністю назв днів тижня, місяців року або власним списком. Для цього достатньо у активну комірку записати назву першого елемента списку і далі виконати попередні дії по повторенню вмісту.

Щоб створити власний список автозаповнення, необхідно виконати такі дії:

- виконати команду Сервис ® Параметры ® Списки;

- у полі Элементы списка набрати свій спи­сок, натискуючи клавішу Enter після кожного елементу списку;

- натиснути кнопку Добавить.

Робота з числами дещо відрізняється від роботи з текстами. Щоб у наступні комірки продовжити нумерацію, вказану у попередній комірці, необхідно виконати такі дії:

- зробити комірку з числом, що буде продовжуватися у наступні комірки, активною;

- натиснувши клавішу Ctrl, перевести курсор миші на маркер заповнення, щоб він перетворився в "худий плюс" з додатковим "плюсом";

- утримуючи клавішу Ctrl і ліву кнопку миші, перевести курсор у потрібному напрямку до кінцевої комірки;

- відпустити спочатку кнопку миші, потім клавішу Ctrl – в усіх відмічених комірках появиться послідовність чисел нумерації, які продовжать номер першої комірки.

При наборі перших символів слова Excel пропонує його автозавер­шення, використовуючи зразок із вже набраних подібних слів в тому самому стовпчику. Досить натиснути клавішу Enter і варіант завершення буде записано у комірку. Якщо пропонований варіант не підходить, продовжують набирати слово. Автозавершення застосовується тільки для тексту. Щоб відмовитися від послуг автозавершення, треба введення тексту розпочати з апострофа.

Excel, подібно до Word, має функцію автозаміни, що працює таким же чином.

Обчислення в електронних таблицях

Програма Excel при виконанні обчислень забезпечує точність до 15 знаків, але при виведенні результатів на екран округляє числа у відповідності з форматом комірки, в якій це число відображається.

Округлюючи число, Excel в подальших обчисленнях враховує істинну, а не округлену величину числа.

Щоб встановити формат комірки, необхідно виконати такі дії:

- зробити комірку активною або виділити діапазон комірок;

- виконати команду Формат ® Ячейки..., відкриється вікно Формат ячеек, у якому клацнути на вкладці Число;

- у списку вибрати потрібний формат та клацнути мишею на кнопці ОК.

Excel дозволяє такі основні формати комірок.

Общий – для відображення текстів і чи­сел довільного типу.

Числовой – найбільш загальний спосіб виведення чисел з вибраною кількістю десяткових знаків.

Денежный – для відображення грошових величин.

Финансовый – грошові величини вирівнюються по розді­льнику цілої і дробової частини.

Дата – для відображення дати.

Время – для відображення часу.

Процентный – число в комірці множиться на 100 і виво­диться із символом відсотка.

Дробный – виводяться прості дроби.

Экспоненциальный – виводяться числа в експонентній формі.

Текстовый – відображаються і обробляються як текст незалежно від вмісту.

Дополнительный – призначений для роботи з базами даних та списками адрес.

Excel дає можливість виконувати різноманітні обчислення в електронних таблицях над вмістом її комірок.

Обчислення виконуються згідно формул. У формулах використовуються адреси комірок та знаки арифметичних операцій: додавання, віднімання, множення, ділення, піднесення до степеня, обчислення відсотка.

Для запису формул у комірку існують такі можливості:

- безпосередній запис у комірку;

- використання рядка формул;

- використання майстра функцій.

При безпосередньому запису у комірку та при використанні рядка формул користувач записує формулу і її складові частини на власний розсуд і зі своїми помилками залишається сам на сам.

Майстер функцій дозволяє безпомилково вводити функції та їх аргументи, допомагає користувачу вибрати потрібну функцію для формули та її опис. При цьому система знаходить помилки і допомагає їх виправити.

Для запису в комірку формули, необхідно почати зі знака дорівнює =. Наприклад: =A1+B1 – це формула, що до вмісту комірки A1 додає вміст комірки B1, а результат записується у комірку, де міститься ця формула.

Формула повинна записуватися в комірку в один рядок.

Для копіювання формули з одної комірки в інші в одному стовпчику або рядку з відповідною автоматичною заміною номерів рядка або стовпчика, треба:

- встановити курсор миші на маркер заповнення поточної комірки, щоб він набрав вигляду "худий плюс";

- натиснути і, утримуючи ліву кнопку миші, протягнути курсор до останньої комірки стовп­чика або рядка.

Для позначення діапазону комірок використовується двокрапка як роздільник. Наприклад, формула =СУММ(A1:A12) підраховує суму вмісту комірок з A1 до A12.

Будь-яка формула негайно перераховується, якщо змінюється хоча б одне із її значень.

При використанні рядка формул Excel створює сервісні умови для запису формули в активну комірку. Якщо клацнути на символі = в рядку формул, з'явиться діалогове вікно для введення формули.

Формула одночасно з'являється у поточній комірці і у рядку формул. Значення результату показується над формулою. До клацання на кнопці ОК формулу можна редагувати або відмінити клацанням на кнопці Отмена. Після натискання на кнопку ОК у виділеній комірці з'явиться результат, у рядку формул залишиться відповідна формула, за якою було виконано обчислення.

Excel пропонує більше 200 математичних, фінансових, статистичних і логічних функцій, які немає по­треби пам'ятати. Існують засоби для введення функцій і засоби зручного користування ними. Їх завдання – запобігти найбільш типовим помилкам, давати по ходу запису формули підказки, обчислювати проміжні результати.

Функція складається з двох частин: імені і аргументів. Є функції, які не потребують аргументів. Аргументами у функціях найчастіше служать адреса комірок або діапазонів комірок.

Щоб скористатися послугами Excel для введення необхідної функції у формулу, треба виконати такі дії:

- у рядку формул клацнути на символі =;

- ліворуч від рядка формул клацнути на кнопці , відкриється список функцій;

- вибрати потрібну функцію;

- якщо потрібної функції нема у цьому списку, відкрити додатковий список Другие функции...;

- після вибору функції, клацнути на ній мишею, відкриється діалогове вікно для встановлення аргументів (чисел і адрес комірок);

- при встановленні аргументів пока­зується результати обчислення, які можна відмінити і ввести нові, клацнувши на кнопці Отмена;

- якщо результат викликає довіру, клацнути на кнопці ОК і він запишеться у активну комірку.

При копіюванні формули в іншу комірку автоматично міняється адреса комірок, що входять в неї. Це не завжди зручно та потрібно. Адреси комірок можуть бути абсолютними або відносними.

Відносне посилання у формулі, наприклад A1, полягає у відносній позиції комірки, що містить формулу, і комірки, на яку вказує посилання. При зміні позиції комірки, що містить формулу, змінюється і посилання. При копіюванні формули уздовж рядків і уздовж стовпців посилання автоматично коректується. За замовчуванням в нових формулах використовуються відносні посилання.

Абсолютне посилання комірки у формулі, наприклад $A$1, завжди посилається на комірку, що розташована у визначеному місці. При зміні позиції комірки, що містить формулу, абсолютне посилання не змінюється. При копіюванні формули уздовж рядків і уздовж стовпців абсолютне посилання не коректується.

При необхідності можна зробити абсолютним тільки номер стовп­чика ($С2) або рядка (С$2).

Абсолютна адресація комірок досягається в іменованих комірках. Комірка або діапазон комірок може мати ім'я.

Застосування імен комірок спрощує побудову та розуміння формул. До цих комірок можна звертатися і з інших листів, тому імена комірок в одній книзі не повинні повторюватися.

Щоб швидко перейти у потрібну комірку, досить клацнути на значку ліворуч від рядка формул, відкриється список пойменованих комірок, у якому треба вибрати потрібну.

Щоб присвоїти вибраній комірці або діапазону комірок ім'я, треба виділити комірку або діапазон комірок, записати потрібне ім'я в поле адреси активної комірки, що знаходиться ліворуч від рядка формул та натиснути клавішу Еnter.

Для виклику майстра функцій необхідно використати кнопку у рядку формул.

Відкриється вікно, де треба вказати категорію та вибрати потрібну функцію. Нижче подивитися коротке пояснення про застосування виб­раної функції. Клацнути на кнопці ОК, відкриється вікно добудовника фор­мул для встановлення аргументів (чисел і адрес комірок). Вибрана функція запишеться у верхньому віконці добудовника фор­мул разом з необхідними розділовими знаками.

Діалогове вікно добудовника формул допомагає без помилок дописа­ти у формулу потрібні аргументи. Послідовність дій така:

- у віконцях записати аргументи, які автоматично роз­містяться у формулу з потрібними розділовими знаками;

- при записі аргументів показуються результати проміжних і загальних обчислень, які можна відмінити і ввести нові, клац­нувши на кнопці Отмена;

- якщо результат викликає довіру, клацніть на кнопці ОК, і він запишеться у активну комірку.

При введені формул Excel здійснює їх перевірку і редагування, використовуючи можливості режиму Автозамена. Якщо буде знайдено помилку, то Excel запропонує зро­бити виправлення за допомогою коректора формул або буде виведено одне з таких повідомлень:

#ДЕЛ/0! – спроба поділити на нуль;

#Н/Д – відповідь неможлива через неповноту даних;

#ИМЯ? – незрозуміла формула, помилка в назві функції або адресі комірки;

#ПУСТО! – незрозуміла адреса комірки, можливо, пропу­щена кома;

#ЧИСЛО! – проблема з числом у формулі, можливо, загуб­лено аргумент;

#ССЫЛКА! – можливо, стерта комірка, на яку посилається формула;

#ЗНАЧ! – можливо текст замість числа або пуста комірка;

#### – число не поміщається у комірку по довжині, треба комірку зробити ширшою.

Форматування електронних таблиць

Для документу електронної таблиці виконується:

1. Форматування комірок.

1) встановлення формату чисел;

2) вирівнювання вмісту комірок;

3) зміна виду, розміру, кольору і стилю шрифту;

4) встановлення границь однієї або діапазону комірок;

5) виділення кольором однієї або діапазону комірок;

6) встановлення захисту від випадкового пошкодження або зміни вмісту таблиці;

7) встановлення стилів.

2. Форматування рядків та стовпчиків.

1) зміна висоти рядків і ширини стовпчиків;

2) розміщення тексту в робочому листі.

3) сортування рядків;

4) фільтрація даних.

3. Форматування робочих листів.

1) закріплення заголовків робочих листів;

2) розбивка вікна робочого листа на області;

3) групування робочих листів;

4) розміщення робочих листів в окремих вікнах.

4. Форматування книги.

1) створення колонтитулів;

2) встановлення розривів аркушів;

3) попередній перегляд перед друкуванням;

4) друкування електронних таблиць.

Форматування комірок

Щоб встановити потрібний формат треба виконати команду Формат ® Ячейки.... З'явиться діалогове вікно Формат ячеек, в якому треба вибрати потрібну вкладку: Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Вид або Защита.

Число – встановлюють формат виділених комірок.

Выравнивание – встановлюють горизонтальне і вертикальне вирівню­вання вмісту комірок, відступ тексту від лівого краю, орієнтацію тексту, розміщення тексту в комірці у кілька рядків, автопідбір ширини, об'єднання комірок.

Шрифт – встановлюють вид, написання, розмір, колір шрифту, а також спеціальні ефекти в написанні тексту.

Граница – встановлюють зовнішні і внутрішні границі навколо і з визначених сторін для виділених комірок у вигляді різного типу, товщини і кольору ліній.

Вид – встановлюють колір та візерунок фону заливки комірок.

Защита – встановлюють режим захисту вмісту комірок: заборона редагування, копіювання та стирання комірок[1]; заборона показу формул в активних комірках.

З однієї комірку в інші можна копіювати формати, для чого потрібно виконати такі дії:

- виділити комірку, формат якої буде використано як взірець;

- клацнути мишею на кнопці Формат по образцу , що на стандартній панелі інструментів;

- виділити комірки, для яких треба застосувати вибране форматування. Вони наберуть вигляду взірця;

- для багаторазового копіювання формату двічі клацнути мишею на кнопці Формат по образцу;

- щоб зняти копіювання формату, слід натиснути клавішу Esc або ще раз клацнути мишею на кнопці Формат по образцу.

Для збереження встановленого форматування одних комірок з метою вико­ристання іншими комірками, потрібно створити стилі. Для цього необхідно виконати такі дії:

- встановити в комірці потрібні параметри та виділити її;

- виконати команду Формат ® Стиль, відкриється діалогове вікно Стиль;

- набрати ім'я стилю у вікні Имя стиля і натиснути ОК.

Коли є набір потрібних стилів, форма­тування комірок стає приємною і необтяжливою процедурою.

Щоб скористатися стилем для форматування комірки або діапазону комірок, треба виконати такі дії:

- виділити комірку або діапазон комірок;

- виконати команду Формат ® Стиль, відкриється діалогове вікно Стиль;

- у вікні Имя стиля у списку стилів вибрати пот­рібний стиль, подивитися його характеристики у вікні Стиль включает: танатиснути на кнопку ОК.

Форматування рядків та стовпчиків

У новій таблиці всі рядки мають однакову висоту, всі стовпчики мають однакову ширину. Під час роботи рядки автоматично збільшують або зменшують свою висоту при зміні розміру шрифту тексту в усіх комірках рядка. Стовпчик, у комірку якого вводиться велике число, автоматично збільшує свою ширину. Але при введенні тексту ширина стовпчика, як правило, не міняється.

Для автоматичної зміни розмірів рядків і стовпчиків відповідно до довжини тексту, що вводиться, потрібно виконати такі дії:

- виділити діапазон комірок;

- для рядків вибрати команду Формат ® Строка ® Автоподбор высоты;

- для стовпчиків вибрати команду Формат ® Столбец ® Автоподбор ширины.

Для автоматичного настроювання ширини стовпчика або висоти рядка відповідно до найширшого або найвищого запису треба двічі клацнути лівою кнопкою миші на правій границі заголовку стовпчика або нижній границі заголовку рядка.

Excel дозволяє здійснювати сортування вмісту комірок. Можна проводити сортування як чисел, так і текстів. Сортування може бути як за зростанням чисел або за алфавітом, так і за зменшенням чисел або проти алфавіту. Можна сортувати всю таблицю або її вказану частину.

Для сортування вмісту стовпчика необхідно виділити стовпчик або його частину, а потім на панелі інструментів натиснути одну із кнопок: По возрастанию або По убыванию.

Сортування відбувається відповідним переміщенням вмісту комірок у виділеному стовпчику. Вміст інших комірок залишається на старому місці.

Щоб сортувати всю таблицю, необхідно виконати такі дії:

- виділитивсю таблицю;

- виконати команду Данные ® Сортировка…;

- у вікні Сортировка диапазона, що з'явиться, відкрити спи­сок Сортировать по і вибрати стовпчик, за значеннями якого проводиться сортування;

- вибрати подальші параметри сортування у списках Затем по та В последнюю очередь, по;

- вибрати вид сортування, клацнувши мишею у полях по возрастанию або по убыванию та натиснутина кнопці ОК.

Сортування відбувається переміщенням рядків у відповідності до вмісту вказаних стовпчиків.

Досить часто виникає потреба вибору із електронної таблиці лише тих даних, значення яких цікавить користувача. Така процедура називається фільтрацією даних. Для фільтрації треба:

- виділити всю таблицю;

- виконати команду Данные ® Фильтр ® Автофильтр, після чого в кожній комірці верхнього рядка з'явиться кнопка для відкриття списку;

- відкрити список, у якому вибрати (условие...), з'явиться вікно Пользовательский автофильтр:

- задати умови відбору та натиснути кнопку ОК.

Форматування робочих листів

Коли таблиця стає великою і не поміщається на екрані, то при просуванні вниз верхні рядки зникають, щоб звільнити місце для нижніх. Точно так при просуванні по таблиці вправо зникають з екрану стовпчики, що знаходяться зліва. Це може призвести до помилок при подальшому заповненні комірок.

12.Методика вивчення слайдових презентацій

Засіб створення презентацій PowerPoint служить для підготовки та демонстрації на екрані комп'ютера слайдів доповіді, а також можливого подальшого їх друку на папері або прозорих плівках.

Об'єктом обробки PowerPoint є файл презентації, в який входять структурні елементи презентації – слайди разом з додатковою інформацією.

PowerPoint є складовою частиною Microsoft Office. Окрім стандартних інструментів, притаманних іншим додаткам, PowerPoint має специфічні засоби, що дозволяють встановлювати різноманітні ефекти, порядок анімації, анімаційні переходи слайдів, звуковий супровід ефектів тощо.

Після запуску PowerPoint у верхній частині вікна розташовується рядок меню і дві панелі інструментів – Стандартна я та Форматирование. У правій частині знаходиться Область задач, на якій необхідно вибрати один із режимів створення презентації: за допомогою майстра, на основі шаблону, порожню презентацію або на основі вже існуючої презентації.

Режим Из мастера автосодержания, к ористуючись відповідями на певні питання, за кілька кроків створить чернетку презентації з 8-15 слайдів. Але така презента­ція, в більшості випадків, не може повністю задовольняти користувача, а тому вимагає додаткового редагування.

Режим Из шаблона оформления дозволяє взяти за основу презентації один із готових шаблонів PowerPoint. Після вибору цього варіанту на Панели задач з'являться три ярлики: Шаблоны оформления, Цветовые схемы та Эффекты анимации, з допомогою яких вибираються потрібні шаблони, стилі оформлення тощо.

При виборі Новой презентации створення здійснює безпосередньо користувач на свій смак, однак при цьому також можливий вибір певного макету з Панели задач.

PowerPoint пропонує декілька режимів перегляду слайдів. Вибір здійснюється з меню Вид, кнопками ліворуч від горизонтальної смуги прокручування або вибором вкладки Слайды або Структура.

- Режим Обычный автоматично вмикається при створенні порожньоїпрезентації або презентації на основі шаблона дизайну. Вікно поділене на три частини: область слайда, поле структури і область нотаток. Перша з них містить загальний вигляд поточного слайда. Розташоване зліва поле структури презентації є зменшеною копією режиму структури. В правій нижній частині вікна презентації знаходиться область нотаток, куди можна вносити пояснювальний текст, який не з'являється на самому слайді, але який можна вивести на екран або надрукувати поряд зі слайдом.

- В режимі Структуры в робочій області відображаються заголовки і текст слайдів у вигляді ієрархічної структури. Використовується цей режим для ознайомлення зі структурою всієї презентації і в разі потреби її зміни (переміщення окремих розділів, а також їх вилучення).

- В режимі Слайдов слайд займає робочу область PowerPoint, і на екрані одночасно відображаються засоби роботи з цимслайдом (меню, панелі інструментів, смуги прокручування). Режим слайдів використовується для створення і зміни поточного слайду.

- У режимі Сортировщик слайдов виконується:

• перегляд послідовності розташування слайдів в презентації;

• перехід до роботи з потрібним слайдом (двічі клацнути мишею на ньому);

• переміщення слайда (групи слайдів) в інше місце (перетягуванням виділеного за допомогою миші);

• введення нового слайда перед виділеним;

• вилучення виділеного слайда;

• встановлення інтервалів часу показу кожного слайда;

• встановлення анімаційних ефектів переходу від одного слайда до іншого.

- Режим Показ слайдов використовується для демонстрації пре­зентації. В цьому режимі слайди виводяться в повноекранному режимі.

Для створення нової презентації потрібно:

- виконати команду Файл ® Создать...;

- в Области задач вибрати один із режимів створення презентації.

Будь-яку презентацію доцільно починати з титульного слайду. Цей слайд містить тему презентації та інші елементи дизайну за вибором автора.

Щоб створити титульний слайд, необхідно виконати такі дії:

- в Области задач серед макетів тексту вибрати Титульный слайд, відкриється новий слайд з двома місцями для заповнення;

- активізувати поле з написом Заголовок слайда і ввести заголовок презентації;

- щоб додати до заголовка невелике пояснення, треба активізувати поле Подзаголовок слайда і ввести текст.

Щоб створити наступний слайд, необхідно:

- виконати команду Вставка ® Создать слайд...;

- в Области задач вибрати потрібний автомакет.

Вибір фону для слайдів презен­тації виконується у діалоговому вікні Фон, яке викликається командою Формат ® Фон.

Для зміни кольору фону слайда необхідно натиснути кнопку, що розкриває список, і вибрати один із кольорів заданої кольорової схеми. Вибір інших кольо­рів виконується командою Другие цвета... у цьому ж списку.

Команда Способы заливки... цього списку відкриває однойменне вікно, в якому на вкладках Градиентная, Текстура, Узор, Рисунок можна вибрати різні варіанти фону.

Текстуру і малюнок для фону можна вибрати із файла. Щоб вибрати малюнок із файла, потрібно у діалоговому вікні Способы заливки задіяти вкладку Рисунок;

Малюнок повинен мати співвідношення сторін, яке співпадає з розмірами слайда (стандартні розміри 24 х 18 см), інакше під час зміни масштабу він буде спотвореним.

Після вибору фонунеобхідно натиснути кнопку Применить, щоб фон був використаний для поточного слайда, або Применить ко всем – для всіх слайдів презентації.

Для створення тексту в слайді необхідно:

- вибрати на панелі Рисование кнопку Надпись або виконати команду меню Вставка ® Надпись;

- перенести курсор миші на слайд і клацнути лівою кнопкою, в цьому місці з'явиться поле з курсором клавіатури;

- ввести з клавіатури текст у поле, межі якого будуть розширю­ватися по мірі набору тексту;

- клацнути кнопкою миші поза межами тексту;

В PowerPoint будь-який текст, як і малюнок, таблиця, діаграма, представляє собою окремий об'єкт або автофігуру. Всі ці об'єкти можна пересувати, повертати, розфарбовувати, змінювати їх масштаб.

Текстові об'єкти мають два режими виділення. Якщо клацнути на тексті, то об'єкт перейде в режим редагування тексту – навколо тексту з'явиться рамка. Якщо клацнути на рамці об'єкта, рамка змінить штрихування, а об'єкт перейде в режим редагування: можна повернути, пересунути об'єкт або змінити його розміри:

- пересунути – встановити курсор на рамку і при натиснутій лівій кнопці миші змінити місце розташування об'єкта;

- змінити розміри – встановити курсор на потрібний маркер рамки (стрілка стане двосторонньою) і при натиснутій лівій кнопці миші змінити розміри об'єкта;

- повернути об'єкт – на панелі Рисование виконати команду Действия ® Повернуть/отразить ® Свободное враще­ние. Рамку об'єкта замінять чотири зелені кружечки, розташовані по кутах. Далі необхідно встановити курсор на один з таких кружечків і при натиснутій лівій кнопці миші повернути текст. Якщо об'єкти накладаються один на одного, необхідно вибрати порядок їх розташування: Действия ® Порядок. Щоб відмінити режим редагування досить клацнути мишею поза межами рамки об'єкта.

Вставка графічних об'єктів у PowerPoint аналогічна подібній вставці малюнків, діаграм, автофігур у Microsoft Word.

З метою створення ефектів анімації для тексту можна скористатися ярликом Эффекты анимации на Панели задач.

Розташовані в тексті стандартні ефекти мають стандартне озвучування. Для перегляду вибраного варіанта досить натиснути кнопку Просмотр. З'явиться відповідне вікно, у якому реалізується вибраний анімаційний ефект.

Для використання нестандартних ефектів необхідно на панелі задач вибрати зі списку елемент Настройка анимации та встановити потрібні параметри.

Подібним чином можна налагодити анімацію малюнків.

Основними текстовими елементами презентації є списки. На відміну від Word списки PowerPoint з самого початку передбачаються багаторівневі: 5 рівнів вкладення пунктів, які відповідають шести рівням у режимі структури. Пункти різного рівня відрізняються маркерами і величиною відступу від лівого краю.

Для створення списків можна скористатися стандарт­ною авторозміткою (п'ятна­дцять автомакетів із двадцяти чотирьох стандартних мають елементи списків).

Щоб самостійно створити списки, потрібно:

- натиснути кнопку Надпись на панелі Рисование;

- встановити курсор у потрібне місце слайда;

- на панелі Форматирование натиснути кнопку Нумерация або Маркеры;

- ввести перший рівень списку та натиснути клавішу Enter;

- для зниження (підвищення) рівня списку натиснути на панелі Форматирование кнопку Понизить уровень (Повысить уровень).

В PowerPoint використовуються таблиці, які повністю аналогічні таблицям Word. Існує декілька способів ство­рення таблиць. Вибір способу зале­жить від складності таблиці:

- проста таблиця створюється за допомогою кнопки Добавить таблицу панелі Стандартная або команди Вставка ® Таблица...;

- складна таблиця розкреслюється вручну за допомогою інструмента Нарисовать таблицу панелі Таблица и границы;

В PowerPoint можна користуватися спеціальною авторозміткою Таблица. Для створення таблиці на слайді за допомогою авторозмітки треба:

- у вікні діалогу Создание слайда вибрати авторозмітку Таблица;

- активізувати поле заголовка і з клавіатури ввести текст;

- двічі клацнути на значку таблиці в полі Вставка таблицы;

- у вікні діалогу Вставка таблицы задати кількість стовпців та рядків, натиснути ОК, на слайді з'явиться таблиця, курсор матиме вигляд олівця;

- за потребою домалювати лінії таблиці, змінити розміри стовпчиків (рядків), об'єднати потрібні комірки;

- після проведених змін таблицю можна заповнювати інформацією.

Для запуску демонстрації досить натиснути клавішу F5 або кнопку Показ слайдов у нижній частині екрана.

Date: 2016-07-05; view: 557; Нарушение авторских прав; Помощь в написании работы --> СЮДА...



mydocx.ru - 2015-2024 year. (0.007 sec.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав - Пожаловаться на публикацию