Контроль как функция менеджмента.

Контроль как функция менеджмента представляет собой вид управленческой деятельности, обеспечивающий возможность удержания организации на выбранном (запланированном) пути достижения целей путем периодической оценки, сопоставления текущих результатов деятельности организации с установленными планами (стандартами) и принятия необходимых корректирующих действий. Виды контроля. Реализация функции контроля включает проведение различных видов контроля деятельности организации для достижения ее целей:

1 .Предварительный осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля являются определенные правила, процедуры и линии поведения, которые вырабатываются для обеспечения реализации намеченных планов организации. Строгое выполнение этих правил, процедур и поведения позволяет убедиться в правильной организации и обеспечении будущей деятельности для достижения намеченных целей, текущий и заключительный;

2.Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ и проводится как измерение фактических результатов (показателей результативности) после завершения конкретных этапов или элементов работы, направленной на достижение желаемых целей. Организация текущего контроля осуществления в соответствии с принципом обеспечения обратной связи. Под обратной связью в системе контроля понимается получение данных о текущих результатах.

3, Заключительный контроль по принципу организации аналогичен текущему контролю. Их различия заключаются в организации обратной связи и измерении результатов деятельности организации. При текущем контроле обратная связь используется в ходе проведения работ. Соответственно и измерения результатов производятся в процессе текущей деятельности организации. В рамках заключительного контроля обратная связь срабатывает после завершения всей работы. Результаты также измеряются после завершения конкретных (оцениваемых) работ. Осуществление предварительного, текущего и заключительного контроля предусматривает предварительную разработку стандартов.

В качестве стандартов обычно используются конкретные показатели деятельности предприятия и его подразделений. Этапы процесса контроля включают:

А.Установление показателей деятельности предприятия, которые должны оцениваться в процессе контроля (осуществляется выработка стандартов и критериев, определяющих конкретные показатели оценки в процессе контроля).

Б. Измерение фактически достигнутых результатов и определение отклонений от установленных величин (задачей контроля на этом этапе яв­ляется определение отклонений реальных результатов деятельности организации и ее подразделений от ожидаемых (планируемых) показателей или стандартов).

В. Проведение корректировок в случае, когда достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов (определение конкретных действий для вмешательства (невмешательства) в деятельность по реализации целей организации).

Основные задачи реализации функции контроля должны включать: обнаружение и устранение неопределенности (неопределенности при реализации целей связаны с возможными несоответствиями в их формулировке, в организационной структуре и разделении труда, персонале и оценке внешней среды и с другими факторами деятельности конкретного предприятия); предупреждение возникновения кризисных ситуаций (своевременное выявление проблем, которые могут развиться в кризис, для принятия неотложных мер по его недопущению); поддержание успеха (необходимо определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно могут способствовать достижению ее общих целей) и широту контроля (контроль должен осуществляться на всех стадиях процесса управления). Рекомендации по проведению эффективного контроля:

1. Устанавливать осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками.

2.Устанавливать двухстороннее общение. Если у подчиненного возникают какие-либо проблемы с системой контроля, то у него должна быть возможность открыто обсудить их с руководителем.

3.Избегать чрезмерного контроля. Руководство не должно перегружать многочисленными формами контроля и отчетности своих подчиненных.

4.Устанавливать жесткие, но достижимые стандарты.

5.Вознаграждать за достижение стандарта. Чтобы сотрудники были мотивированы на полную самоотдачу в интересах организации, необходимо справедливо вознаграждать их за достижение установленных показателей результативности.

Процесс и содержание контроля.

Процесс контроля - это деятельность объединенных в определенную структуру субъектов контроля (органов контроля, руководителей, контроллеров, общественных организаций), направленных на достижение наиболее эффективным способом поставленных целей путем организации определенных задач и применения соответствующих принципов, методов, технических средств и технологии контроля.

Содержание процесса контроля определяют следующие его характеристики:

организационная, которая включает выбор объекта контроля, организационную и методическую подготовку, порядок его осуществления;

содержательно-технологическая, которая содержит разработку плана и выбор метода изучения контролируемого объекта, а также как осуществляется сам процесс контроля;

обобщающего-корректирующая, которая включает обобщение, обсуждения в коллективе результатов контроля, разработку решений и оценку их выполнения

В контрольной деятельности для оценки дел, выявления тенденций и возможных отклонений используются отдельные стоимостные и натуральные показатели, характеризующие развитие организации и перспективы ее деятельности. Основными из показателей являются: доходность, объем продаж, сумма активов, объем инвестированного и акционерного капитала, доходность акций, количество сегментов рынка, доля рынка, конкурентные позиции и перспективы, укрепление рыночных позиций, внедрения и объем выпуска новой продукции, финансовый риск, рост суммы дивидендов, ликвидность предприятия, социально-психологический климат в трудовой м коллективе.

Контроль коммерческой деятельности предприятия включает следующую систему показателей: ассортимент товарной продукции (существующий, возможно, перспективный) рынки реализации (объем продаж, цена, прибыль, уровень рентабельности); емкость рынков, их перспектива; конъюнктура основных видов продукции на рынках; конкурентоспособность каждого вида продукции; производственный потенциал каждого вида продукции; реклама; эффективность маркетинга, показатели позиционирования товарной продукции; рекламация на товары; экологические последствия производства отдельных видов продукции.

Процесс контроля состоит из нескольких этапов

На первом этапе формируются цели, избираются методы и формы контроля, разрабатывается программа и определяются параметры функционирования и развития организации, непосредственные исполнители контроля, сроки йог го осуществления, форма отчетности.

Параметры функционирования и развития организации на практике принимают вид разного рода стандартов и нормативов, соответствующих целям организации Речь идет о нормах расхода материальных ресурсов на а единицу продукции и объемы работ, денежных затрат, показатели эффективности, программные нормативы (сроки выполнения тех или иных работ и т.п.).

Устанавливая стандарты, нормы и плановые задания, каждая организация выходит с четко сформулированной миссии, а также целей. Из этого можно сделать вывод, что стандарты должны постоянно пересматриваться. К нормативам предъявляются следующие требования: научная обоснованность, гибкость, надежность, возможность выполнения, адекватное отражение реальных процессов. При соблюдении этих требований нормативы могут быть критериями оценки деятельности отдельных подразделений. Но не все, что необходимо контролировать, можно выразить в количественных показателях (например, морально-психологический климат в коллективе). Это осложняется является процесс контроля, но в ряде случаев его можно осуществить, ориентируясь на реакцию людей.

На втором этапе выбирают основные контрольные объекты, осуществляющие сбор учетных данных, материалов наблюдений и замеров; проводят обработку полученной информации, рассчитывают необходимые показатели, проводят группировки я данных, составляют аналитические таблицы, графики и диаграммы, которые позволяют сделать объективную оценку деятельности организации.

Третий этап заключается в получении информации о достигнутых результатах и сопоставления их с соответствующими нормативами, позволяет определить отклонения от стандартов

Замеры является самым трудоемким и дорогим элементом контроля. На их долю приходится основная часть расходов. Информация предназначена для нужд контроля, должна быть своевременной, точной, позволять принимать обдуманное решение. Источниками такой информации служат постоянные целевые наблюдения, бухгалтерская отчетность, опросы, итоговые отчеты, специальные аналитические обзоры.

Четвертый этап включает корректировки деятельности организации, модификацию целей, пересмотр планов, перераспределение задач, совершенствование технологии производства и управления Но до изменений необходимо относиться осторожно Если дела идут нормально и поставленные цели в основном достигаются, лучше не вносить в деятельность изменения, поскольку те или иные отклонения не всегда нарушают нормальный ход работы Систему корректировки необходимо внедрять только при реальной опасности.

По параметрам, которые оценивались в процессе контроля могут быть получены результаты трех видов:

Положительные -когда фактические параметры выше запланированных. В этом случае, корректируя свои действия, направляют на усиление мер, которые привели к такому результату (например, увеличиваются вознаграждения труда, расширяются производственные мощности и т.п.);

негативные когда фактические результаты оказались хуже плановых Определенные в процессе анализа факторы позволяют обосновать меры по исправлению существующего положения (например, усиление руководства, повышении повышения уровня квалификации работников, а в некоторых случаях даже пересмотр стандартов и нормативов);

нейтральные, когда организация функционирует в соответствии с планом и никаких корректирующих действий нужно, но это не означает прекращения процесса оценки, так как баланс между стандартами и фактическими показателям мы может быть нарушенным в каждый момент.

На практике используют два варианта корректирующих действий: первый заключается в устранении причин, которые продолжают отклонения, путем их ликвидации или нейтрализации, второй - в изменении стандартов или нормативов в, которые должны быть ошибочными, поскольку часто устанавливаются на основе прогнозе.

В детализированном виде процесс контроля следующий: определение сферы контроля, установление стандартов, оценка выполнения; сравнение выполнения; сравнение выполнения стандартам (соответствует стандарт там, не соответствует стандартам) и внесение корректив в деятельность; приспособить стандарты и измерения, если это необходимо.

Формами контроля на практике являются: журнальная; картотека; универсальная автоматизированная система контроля за выполнением и оценкой качества работы служащих Современная система компьютерных средств для контроля выполнения решений способствует снижению количества невыполненных задач, сокращает количество несвоевременно выполненных работ, повышает исполнительскую и трудовую дисциплину.