Система управления базами данных. База данных MS Access.

База данных (БД) – организационная структура, предназначенная для хранения информации. Система управления базами данных (СУБД) представляет собой комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения её содержимым, редактирования содержимого, отбора отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, упорядочивания данных, оформление данных с последующей выдачей на устройство вывода или передачи по каналам связи.

Основной объект БД – таблицы. Структуру таблиц БД образуют поля и записи. Даже если таблица не заполнена данными, она все равно содержит информацию – это информация о структуре таблицы. Структура таблицы определяет методы занесения данных и хранение их в базе. БД должна иметь хотя бы одну таблицу, в случае нескольких – между ними устанавливается межтабличная связь по ключевому полю. Следует различать первичный ключ, который однозначно идентифицирует запись и внешний ключ -поле, не являющееся первичным в данной таблице, но дублирующее поле, которое служит первичным ключом в другой таблице и используется для связи этих таблиц. Связываемые поля должны иметь одинаковый тип данных (исключение представляют типы данных Счетчик – Числовой (типа Длинное целое)).

При создании межтабличных связей способом корректного ввода данных во вторичной таблице является включение режима «Обеспечение целостности данных». Это означает, что данные, содержащиеся в поле первичного ключа, используемом в межтабличной связи, должны совпадать с данными в таком же поле вторичной таблицы.

Наиболее используемыми типами отношений при установке межтабличных связей являются: один-ко-многим (например, один клиент может разместить несколько заказов), многие-к-одному, один-к-одному и другие.

Свойства полей БД

Поля определяют структуру БД, а также групповые свойства данных, записываемых в ячейки данного поля:

· Имя поля – определяет, как следует обращаться к данным поля при автоматических операциях с БД (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц);

· Тип поля – определяет тип данных поля;

· Размер поля – определяет предельную длину (в символах) данных поля;

· Формат поля – определяет способ форматирования данных в поле;

· Маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные (является средством автоматизации ввода данных);

· Подпись – определяет заголовок столбца таблицы для поля (по умолчанию заголовком столбца будет свойство Имя поля);

· Значение по умолчанию – значение, вводимое в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных);

· Условие на значение – ограничение для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода данных, например, числового, денежного типа, типа дата);

· Сообщение об ошибке – текст, автоматически выдаваемый при попытке ввода ошибочных данных (должно быть задано свойство Условие на значение);

· Обязательное поле – свойство, определяющее, что данное поле заполняется обязательно при наполнении базы данными;

· Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных;

· Индексированное поле – свойство, ускоряющее поиск, сортировку записей и другие операции в данном поле.

Типы данных

БД работают со следующими типами данных:

· Текстовый – тип данных, используемый для хранения обычного, неформатированного текста (до 255 символов);

· Поле MEMO – специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65535 символов). Текст хранится в другом месте БД, поле хранит лишь указатель на него;

· Числовой – тип данных для хранения действительных чисел;

· Дата/время – тип данных для хранения календарных дат и текущего времени;

· Денежны й – тип данных для хранения денежных сумм;

· Счетчик – специальный тип данных для уникальных натуральных чисел с автоматическим наращиванием (используется, например, для нумерации записей);

· Логический – тип для хранения логических данных (2 значения - Да, Нет);

· Поле объекта OLE – специальный тип данных для хранения объектов OLE, например, мультимедийных;

· Мастер подстановок – это объект, настраивая который можно автоматизировать ввод данных в поле, чтобы не вводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося списка.