Электронный офис фирмы

Электронный офис (electronic office) – система автоматизации работы фирмы, основанная на использовании компьютерной техники.

Электронный офис – технология обработки в фирме информации при помощи электронных устройств.

Концепция электронного офиса базируется на идеях гибкого встраивания современных технологий обработки информации в деятельность традиционных офисов (органов управления предприятиями и фирмами). Конечной целью реализации концепции электронного офиса является сведение к минимуму внутриорганизационных издержек процесса управления за счет перехода от традиционных (бумажных) представлений документов к их электронным аналогам. Последнее, в конечном счете, позволяет руководству и сотрудникам офисных служб сконцентрироваться на непосредственных задачах их деятельности.

Среди основных функций электронного офиса могут быть названы:

· обеспечение жизненного цикла документов (создание, оформление, регистрация, верификация, хранение, удаление);

· обеспечение совместного доступа к документам;

· обеспечение автоматизированного процесса движения документов в соответствии с установленными технологиями их обработки;

· контроль исполнения;

· ведение индивидуальных расписаний деятельности сотрудников, согласованных в рамках единого плана работы офиса;

· служебные функции процесса документооборота (стилистическое и полиграфическое оформление, тиражирование, формирование производных отчетов, служба консультаций и т.д.).

В систему электронного офиса обычно входят такие компоненты, как:

· текстовые редакторы;

· интегрированные пакеты программ;

· электронные таблицы;

· системы управления базами данных (СУБД);

· графические редакторы и графические библиотеки;

· электронные записные книжки;

· электронные календари;

· электронные картотеки;

· программы подготовки презентаций.

В электронных офисах широко используется служба обработки текстов. Она позволяет форматировать, редактировать, запоминать и распечатывать документы. Служба тесно связана с электронной почтой. Сообщения, пересылаемые по почте, создаются и редактируются благодаря программе-редактору. Полученные документы размещаются в специально создаваемых для этих целей базах данных.

Система управления базами данных (СУБД) – это система программного обеспечения, позволяющая обрабатывать обращения к базе данных, поступающие от прикладных программ конечных пользователей.

Важным процессом, выполняемым в электронном офисе, является обработка изображений: компьютерная графика от простых гистограмм до сложных географических карт и технических чертежей. Программное обеспечение компьютерной графики обеспечивает всевозможную обработку документов.

Задачей электронной картотеки является хранение, каталогизация и поиск документов, используемых в офисе. Картотека обеспечивает средства манипуляции с документами, позволяет создавать, обрабатывать и исключать информационные объекты деятельности делопроизводства. Электронная картотека также обеспечивает надежную защиту вверенных ей документов от повреждений, сбоев компьютера.

Все большую популярность получают деловая графика и телеконференции.

Интегрированные пакеты представляют собой набор нескольких программных продуктов, объединенных в единый удобный инструмент. Наиболее развитые из них включают в себя текстовый редактор, органайзер, электронные таблицы, СУБД, средства поддержки электронной почты, программу создания презентационной графики.