Классификация документов

Любая классификация связана с определением одного или нескольких признаков, на основании которых из общей массы объектов выделяются группы. У объектов одной группы эти признаки, получившие названия основания классификации совпадают. Документы можно классифицировать по различным признакам: по происхождению (служебные, личные), по форме (типовые, индивидуальные), по срокам хранения и т.д.

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, управленческие, финансово-расчетные, отчетно-статистические, бухгалтерские, арбитражные и др.

По форме существует множество разновидностей документов. Назовем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, приказы и указания, акты, протоколы, договоры, уставы, справки, докладные, анкеты, доверенности, исковые заявления и т.п.

По степени гласности различают открытые и документы с ограниченным доступом. Последние бывают разной степени закрытости: совершенно-секретные, секретные, для служебного пользования, конфиденциальные.

По юридической силе документы подразделяют на действительные и недействительные. Теряют силу документы в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Подлинник (беловой документ) – единственный подписанный экземпляр документа, оформленный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

С подлинника могут быть изготовлены копии, отпуск, выписки из документов и дубликат

подлинника. Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника.

Отпуск – копия документа, остающаяся в делах предприятия, как правило, отпуск не заверяется подписью. Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника. Дубликат – второй экземпляр документа, имеющего одинаковую силу с подлинником.

По уровню информации документы бывают первичные (содержат исходные сведения) и вторичные (в них обобщается полученная информация).

В хозяйственной деятельности организаций используются документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи.

Это, в частности, договоры поставки, аренды, контракты.