Глава 1. База данных как средство автоматизации учета товаров в аптеке

Содержание

Введение 3

Глава 1. База данных как средство автоматизации учета товаров в аптеке 5

1.1. Специфика деятельности аптек 5

1.2. Объединение и систематизация данных с помощью базы данных 6

Глава 2. Создание базы данных «Аптека» с помощью 9

среды Майкрософт Аксесс 2010 9

2.1. Общие сведения о среде Майкрософт Аксесс 2010 9

2.2. Этапы разработки базы данных «Аптека»……………………………... 10

2.3. Рекомендации по использованию приложения…………………… ……10

Заключение ……11

Список литературы ……13

Введение

Аптечный бизнес расцветает. И не потому, что люди стали больше болеть, а потому, что стали больше зарабатывать.

Средний чек в некоторых аптеках сопоставим со средним чеком продовольственного магазина. При этом товар в аптеке гораздо мельче, а соответственно, торговой площади нужно в три раза меньше, чем продуктовому магазину. Это делает аптеки довольно доходным бизнесом.

На современном рынке спрос на покупку аптечного бизнеса гораздо превышает предложение. Причина несоответствия спроса и предложения - инвесторы ищут предприятие с хорошим трафиком, расположенное рядом с медицинскими учреждениями, станциями метро, торговыми центрами и обширными жилыми массивами. Огромную роль играют достойный ремонт, разных видов реклама, большие витрины.

Так же важную роль играет и упорядочивание данных аптечной организации с целью строгого учета, в связи с чем выбранная тема является актуальной.

Целью исследования является создание базы данных для аптеки.

Для реализации поставленной цели решим ряд задач:

- определим роль и функции аптечной организации;

- ознакомимся со спецификой деятельности аптеки;

- рассмотрим варианты объединения и систематизации данных с помощью программного продукта.

Предмет исследования – программа проектирования баз данных.

Объект исследования – аптечная организация.

Глава 1. База данных как средство автоматизации учета товаров в аптеке

1. Специфика деятельности аптек

Основное отличие учета в аптеке от учета товаров и средств в других организациях заключается в разделении товаров на группы, где особое внимание уделяется сильнодействующим и наркотическим средствам. Если в магазине можно просто списать или утилизировать пищевые продукты, то для произведения этих же действий в аптеке придется оформить специальные документы.

Процесс аптечного учета состоит из нескольких процедур:

Получение документа/накладной или составление ее в отделе.

Движение документов в бухгалтерию.

Проверка правильности и полноты заполнения документов, его арифметической грамотности и содержимого.

Фиксирование документа, внесение в учетный регистр.

Хранение документа до тех пор, пока не придет время его перемещения в архив.

В ходе инвентаризации обнаруживаются лекарственные средства с истекшим сроком годности, поврежденной упаковкой, брак. Составляется акт о порче лекарств по принятой форме в трех экземплярах, один из которых следует оставить у сотрудника, ответственного за материально - хозяйственный учет в аптеке.

Сегодня для оприходования товара в аптеке используются специальные автоматические программы, позволяющие максимально аккуратно и точно вести учет, списывать просроченный или бракованный товар, собирать заказы для поставщиков. Все товары поступают с товарной накладной или оформляются внутри аптеки (например, в отделе изготовления лекарств)[7].

Объединение и систематизация данных с помощью базы данных

База данных – это информационная модель, позволяющая упорядоченно хранить данные о группе объектов, обладающих одинаковым набором свойств [16, с. 8]. Программное обеспечение, предназначенное для работы с базами данных, называется система управления базами данных.

Система управления базами данных (СУБД) – это система программного обеспечения, имеющая средства обработки на языке базы данных, позволяющая обрабатывать обращения к базе данных, которые поступают от прикладных программ и конечных пользователей, и поддерживать целостность базы данных [16, с. 9].

Связывание таблиц и обеспечение доступа к данным. Аксесс позволяет соединять таблицы по совпадающим значениям полей, с целью последующего объединения нескольких таблиц в одну.

Добавление и изменение данных требует разработки и реализации представленных данных, отличных от табличных (формы).

Аксесс позволяет создавать различные отчёты на основе данных таблиц и других объектов базы данных.

Использование макросов позволяет автоматизировать повторяющиеся операции. В последних версиях Аксесс макросы используют для совместимости.

Модули представляют собой процедуру или функцию, написанные на Аксесс. Эти процедуры можно использовать для сложных вычислений. Процедуры на Аксесс превышают возможности стандартных макросов.

Защита базы данных позволяет организовать работу приложения в многопользовательской среде и предотвратить несанкционированный доступ к базам данных.

С помощью функции печати Аксесс позволяет распечатать практически всё, что можно увидеть в базе данных.

Перекрестными называют такие запросы, в которых происходит статистическая обработка данных, результаты которой выводятся в виде таблицы

В Аксесс имеется возможность создания запросов, в которых используются групповые операции, в виде электронных таблиц, то есть в качестве названий строк и столбцов такой «таблицы» используются те или иные поля таблиц, а в ее «ячейках» будут отображаться вычисляемые значения, которые соответствуют значениям, указанным в названии строки и столбца. Например, в качестве примера подобной электронной таблицы можно рассмотреть набор оценок, которые получил каждый студент по всем предметам. Другими словами, заголовками строк такой таблицы будут фамилии студентов, заголовками столбцов - названия предметов, а на пересечении строк и столбцов будет отображаться оценка того или иного студента по данному предмету. [24, с. 9].

Система управления базами данных - комплекс программных и лингвистических средств общего или специального назначения, реализующий поддержку создания баз данных, централизованного управления [15, с. 479].

На сегодня существует достаточно большое количество разных систем управления базами данных. Например, система управления распределенными базами данных Оракль (Oracle), сетевая база данных Эскуэль Сервер 2000 (SQL Server 2000). Одной из наиболее популярных систем управления базами данных у пользователей считается система управления базами данных Майкрософт Аксесс 2010 (Microsoft Access 2010). Как было сказано выше, аптека работает со значительным объемом информации каждый день. Это не только сведения о товарах и сотрудников, но и процессы их движения внутри аптеки. Например, прием на работу, перемещение или увольнение сотрудника, поступление, продажа, списание товара. Отчеты о таких передвижениях могут понадобиться каждый день. Работе аптеки будет способствовать применение электронной базы данных.[20]

Таким образом, представление данных в аптечной организации может быть эффективно осуществлено средствами информационных технологий сортировки, поиска и хранения информации, иными словами, в электронной базе данных. При этом сведения можно будет добавлять, изменять, составлять по ним запросы и отчеты в достаточно короткий промежуток времени. [18, с. 448].