Реверсивный календарь

Применив трехмерное мышление, Джоэл сумел окинуть мысленным взглядом весь проект целиком и раздробить его на маленькие, осуществимые части. Такой обзор позволяет распланировать работу на дни и недели вперед, поставив себе собственные дедлайны.

Когда вы научитесь смотреть на проекты таким образом, то можете быстро ориентироваться в проектах, растянутых во времени и пространстве. И теперь вместо того, чтобы работать над огромным, все увеличивающимся, непомерным заданием, вы будете иметь дело только с маленькими частями, с которыми можете справиться.

Я называю это реверсивным календарем. Как только вы представите себе несколько более мелких дедлайнов, находящихся под вашим контролем, – паралич, вызванный попытками выполнить большой проект (с печальными последствиями в случае провала) как рукой снимет. Имея собственные дедлайны, расписанные далеко вперед, вы в некотором роде начинаете контролировать работу и создаете себе возможность для передышки после каждого этапа. Общий взгляд на проект позволяет вам увидеть другие методы и инструменты и сфокусироваться на том, с чего лучшее всего начать. Ту дополнительную энергию, которая требовалась, когда вы пытались все сделать за один раз, нельзя было бы выпустить в воображаемое будущее, поэтому вы и воспринимали ее как беспокойство и стресс. Но если вы сфокусируетесь на том, что происходит здесь и сейчас, равно как и на том, где можно начать работу, то ваше тело само предоставит необходимый объем энергии для старта и вы почувствуете приятное волнение и увидите результат.

Реверсивный календарь начинается дедлайном и пролистывается назад, шаг за шагом, к настоящему моменту, позволяя вам сфокусировать энергию на самом начале. Реверсивный календарь крайне полезен, если вы сталкиваетесь с заданиями, требующими усидчивой работы в течение долгого периода, будь то малярные работы дома, начало рекламной кампании или курс похудания. Реверсивный календарь должен быть применен сразу, как только вы поняли, что завалены работой. Он вам нужен, чтобы определить, с чем вы можете разобраться немедленно, где сможете передать свои полномочия кому-то другому и когда у вас будет шанс перевести дыхание.

1. Конечный дедлайн: 1 июня. Нужно, чтобы ваши эскизы, или вариант речи, или проект лежал на столе у начальства к 9:00 утра.

А это значит:

28 мая – внести правки.

26 мая – пересмотреть материалы.

23 мая – дедлайн у секретарши, которая занимается рассылкой копий / подготовкой слайдов / сбором данных.

15 мая – завершить наброски / переписывания / дополнительные звонки.

1 мая – начать работу над финальной частью проекта.

22 апреля – внести правки после встречи с руководителем проекта.

21 апреля – встретиться с начальством и обсудить направление и успехи.

Сегодня, 15 апреля, – сделать эскизы; начать наброски; определиться с наиболее важным маркетинговым исследованием и проконсультироваться с экспертами.

2. Конечный дедлайн: 1 января (следующего года). Завершить переговоры о контракте с корпорацией XYZ.

Это значит:

1 декабря – встреча с юристами и менеджером XYZ.

20 ноября – позвонить в XYZ, прежде чем 22–27 ноября уехать кататься на лыжах.

1 ноября – предоставить Джонсу последнюю часть чернового варианта.

(Продолжить составлять расписание каждый месяц, пока вы не вернетесь в настоящий момент).

1 июля – встреча с нашими юристами.

Сегодня, 15 июня, – связаться с Джонсом из XYZ для обсуждения дедлайнов и времени встреч.

Подобный подход может быть применен на каждом этапе проекта. Составление большого отчета, например, может включать в себя шаги, которые могут быть чрезмерными сами по себе. Но когда работа разделена на части и вы выполняете ее постепенно, то приступать к первой части можно сегодня. Создание такого реверсивного календаря позволит рассчитать временной интервал для каждого этапа, и вы будете знать, сколько времени посвящать проекту каждую неделю – например, двадцать четыре часа в неделю на протяжении пяти недель.

И неважно, какого размера будет ваш отчет или компания – реверсивный календарь предоставит реалистичную картину того, сколько времени отводить на завершение каждого этапа. Вы знаете, как контролировать дедлайны; нет одного большого дедлайна, спущенного сверху. По мере того как будет расти ваш контроль над проектом, будет уменьшаться и внешнее давление, а вместе с этим и расти ощущение собственной успешности, так как вы добьетесь многих более мелких целей.

* * *

Воспользовавшись реверсивным календарем и трехмерным мышлением, Джоэл сумел увидеть отдельные задачи, необходимые в подготовке к делу: выполнение юридического исследования, фиксирование показаний, передача полномочий судебному клерку и референту, сравнение данных со старшими партнерами. Теперь Джоэл занимался только одним заданием, с которым он мог справиться, и приходил в настоящий восторг, видя, как идет дело. Чем сложнее был юридический случай, тем более динамичным и интерактивным он становился, требуя применения разнообразных навыков на всем протяжении, – это уже была не та гора, на которую нужно было взобраться в едином порыве.

Из-за того что Джоэл так боялся допустить ошибку, он стал использовать реверсивный календарь, чтобы отслеживать вещи, которые могли бы вызвать его беспокойство и которые могли вести его в неверном направлении. Тогда он мог бы использовать свою неуверенность и ощущение загруженности непомерной работой для передышки и обдумывания или консультации с коллегой. Джоэл не только сумел обуздать свой страх оказаться заваленным работой, но и наладил более реалистичный тайм-менеджмент, используя трехмерное мышление. Разбив свой проект на отдельные этапы, Джоэл смог предугадывать некоторые непредвиденные сложности и избегать ошибок, которые могли бы дорого обойтись.