Учет труда и заработной платы

План занятия

Суть оплаты труда как экономической категории. Законодательное регулирование трудовых отношений. Основные цели трудового законодательства. Классификация персонала. Задачи учета труда и заработной платы. Первичный учет труда и заработной платы. Формы оплаты труда. Синтетический учет расчетов с персоналом по оплате труда. Учет удержаний из заработной платы. Учет депонированных сумм. Учет начислений на заработную плату и расчетов с органами социального страхования и обеспечения.

Оплата труда как экономическая категория в рыночных условиях отражает систему отношений, которые возникают в связи с трудовым вкладом работника хозяйствующего субъекта. В этой системе находят свое отражение отношения производства и распределения (в первую очередь работодателей и работников). Расходы, связанные с оплатой труда, являются важнейшей статьей формирования себестоимости выпускаемой организацией продукции (оказываемых услуг, выполняемых работ). Заработная плата также является экономическим инструментом управления хозяйствующим субъектом.

Законодательно трудовые отношения, возникающие между работниками и работодателем, регламентирует Трудовой кодекс Российской федерации. В соответствии с его нормами, трудовые отношения - это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по определенной специальности, квалификации или должности), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором. Трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.

Основными целями трудового законодательства являются: установление государственных гарантий трудовых прав и свобод граждан; создание благоприятных условий труда; защита прав и интересов работников и работодателей. Основными задачами трудового законодательства являются создание необходимых правовых условий для достижения оптимального согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства, а также правовое регулирование трудовых и иных, непосредственно связанных с ними, отношений: по организации труда и управлению трудом; трудоустройству у данного работодателя; профессиональной подготовке, переподготовке и повышению квалификации работников непосредственно у данного работодателя; социальному партнерству, ведению коллективных переговоров, заключению коллективных договоров и соглашений; участию работников и профессиональных союзов в установлении условий труда и применении трудового законодательства в предусмотренных законом случаях; материальной ответственности работодателей и работников в сфере труда; надзору и контролю (в том числе профсоюзному контролю) за соблюдением трудового законодательства (включая законодательство об охране труда); разрешению трудовых споров.

Персонал организации условно можно подразделить на следующие категории: работники основного производства; работники управления подразделениями организации; работники управления организации; работники вспомогательного производства; работники службы сбыта; работники складского хозяйства и др. Классификация персонала организации необходима для правильного определения источника отнесения начисляемой суммы оплаты труда.

Главными задачами учета труда и его оплаты являются: соблюдение действующего законодательства о труде; учет личного состава работников; правильное начисление заработной платы и удержаний из нее; учет расчетов с работниками организаций, бюджетом, органами социального страхования, фондами обязательного медицинского страхования и Пенсионным фондом; контроль за рациональным использованием трудовых ресурсов; правильное отнесение начисленной суммы оплаты труда на соответствующие источники; документальное оформление и отражение в учете всех видов расчетов между организацией и работниками.

Для учета персонала организации, начисления и выплаты заработной платы используют унифицированные формы первичных документов, утвержденные Госкомстатом РФ. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты содержит формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, используемые в ходе деятельности хозяйствующих субъектов. При приеме на работу по трудовому договору используется Приказ (распоряжение) о приеме на работника работу и приказ о приеме работников на работу. Данный приказ составляется лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию.

Первичным документом по учету численности персонала является личная карточка, открываемая в отделе кадров на каждого вновь принятого работника на основании приказа по организации. Если организация является основным местом работы для работника, то он обязан предъявить трудовую книжку. Бланки трудовых книжек должны храниться в кассе организации и учитываться как документы строгой отчетности. Эти бланки выдаются под отчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.

Вновь прибывшим работникам присваиваются табельные номера, которые указываются во всех документах и учетных бланках (нарядах, ведомостях на заработную плату, табелях, документах о простое и др.).

Учет отработанного времени ведется в «Табеле учета использования рабочего времени» форма.

Учет численности и квалификационного состава персонала в организациях осуществляется отделом кадров. Отдел кадров должен составлять и передавать в бухгалтерию сведения о состоянии численности рабочих и служащих и ее изменениях (перемещения, отпуска, увольнения и др.) в целом по организации, о расстановке кадров по отдельным подразделениям организации, о составе работников по категориям, профессиям, квалификации, стажу работы и другим признакам. Согласно действующему законодательству при приеме на работу запрещено требовать документы, кроме предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации.

При заключении трудового договора работник обязан предъявить: трудовую книжку; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу); свидетельство о постановке на учет в налоговом органе - документ, выдаваемый налоговым органом физическому лицу, зарегистрированному в качестве налогоплательщика. Кроме того, при приеме на работу, требующих специальных знаний, работодатель вправе потребовать от работника документ о полученном образовании или профессиональной подготовке.

Для усиления материальной заинтересованности работников в повышении эффективности производства и качества работы в организациях могут использоваться системы премирования по итогам работы за год, а также другие формы материального поощрения. Установление конкретной системы оплаты труда и форм материального поощрения, утверждение положений о премировании и выплате вознаграждения по итогам работы за год производится администрацией организации по согласованию с выборным профсоюзным органом. С точки зрения хозяйствующего субъекта оплата труда и отчисления, связанные с ней являются разновидностью расходов и это является причиной стремления к минимизации данного вида затрат на единицу выпускаемой продукции, как за счет оптимальной занятости работников, так и за счет более эффективной организации труда. Таким образом, расходы на оплату труда должны обеспечивать получение нужного работодателю результата, при этом служить определенным стимулом для работника.

При выборе системы заработной платы, как правило, определяя результаты труда, дается предпочтение тому или иному показателю. Существующие системы оплаты труда образуют группы, называемые формами оплаты труда. Если в качестве основного измерителя труда используется количество изготовленной продукции, то говорят о сдельной форме оплаты труда, а если в качестве измерителя труда применяется показатель количества отработанного рабочего времени, то имеет место повременная оплата труда.

На практике хозяйствующие субъекты, как правило, применяют одновременно элементы различных форм оплаты труда, создавая таким образом комбинированную систему оплаты труда.

На выбор конкретной системы или элементов отдельных систем заработной платы влияют следующие факторы: допускаемая условиями производства возможность детализации и нормирования труда; уровень механизации автоматизации работ; требования к качеству выпускаемой продукции; степень потребности организации в увеличении выработки продукции; трудоемкость нормирования труда и учета результативности труда и др.

Действующим законодательством предусмотрены различные надбавки и доплаты за определенные условия труда. Например, доплаты и надбавки предусмотрены следующим категориям работников: занятым на вредных работах; в местностях с особыми климатическими условиями; за работу в ночное время и др.

В соответствии со ст. 136 Трудового кодекса Российской Федерации, хозяйствующий субъект обязан в письменной форме извещать каждого работника о структуре его заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей сумме, подлежащей выплате. Для этого обычно служит расчетный листок, форма расчетного листка разрабатывается с учетом мнения представительного органа работников и утверждается в приказе об учетной политике хозяйствующего субъекта.

Синтетический учет оплаты труда в соответствии с принятой организацией системой оплаты труда ведется на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Этот счет, как правило, пассивный. По кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» отражается начисленная за счет всех источников сумма оплаты труда в корреспонденции с дебетом счетов: 08 «Вложения во внеоборотные активы» — при сроительстве, осуществляемом хозяйственным способом; 10 «Материалы» — работникам, занятым приобретением и заготовлением производственных запасов; 20 «Основное производство» - рабочим, занятым в основном производстве; 23 «Вспомогательное производство» - рабочим, занятым во вспомогательных производствах; 25 «Общепроизводственные расходы» - администрации структурного подразделения организации и других счетов учета затрат и издержек.

Документальным основанием для начисления заработной платы, в зависимости от конкретного случая и порядка документооборота, установленного в конкретной организации, могут являться следующие первичные документы: табель учета использования рабочего времени; табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы форма; расчетно-платежная ведомость; наряд; акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенного на выполнение определенных работ; листы о временной нетрудоспособности; документы, подтверждающие необходимость выплаты пособий и др.

Выданная сумма оплаты труда отражается по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции со счетом 50 «Касса», основанием для этого служит расчетно-платежная или платежная ведомость в которой работники расписываются, тем самым подтверждая факт получения заработной платы. В том случае, если заработная плата выдается путем перечисления на пластиковую банковскую карточку или на сберегательную книжку работника, то в бухгалтерском учете это отражается по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции со счетом 51 «Расчетные счета», первичными документами при этом служат выписка банка и платежное поручение. Не полученная в срок заработная плата депонируется, т.е. зачисляется на специальный субсчет «Расчеты по депонированным суммам». Данная хозяйственная операция отражается по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции с соответствующим субсчетом к счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Организация не выплачивает проценты по депонированным суммам, и не взимает плату за их хранение. Не полученная работниками (задепонированная) сумма средств, по истечении трех дней должна быть внесена на расчетный счет организации в банке. Данную хозяйственную операцию в бухгалтерском учете отражают по дебету счета 51 «Расчетные счета» в корреспонденции со счетом 50 «Касса», основанием для отражения данной хозяйственной операции в бухгалтерском учете является квитанция о приеме денег банком и выписка с расчетного счета.

Учет расчетов по депонированным суммам ведется на основании показателей реестра невыданной заработной платы. Выдача депонированной суммы работнику в бухгалтерском учете организации отражается по кредиту соответствующего субсчета к счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в корреспонденции со счетом 50 «Касса», основанием служит расходный кассовый ордер.

Невостребованная депонированная заработная плата по истечении трех лет организация должна отнести на увеличение финансового результата организации, что находит в бухгалтерском учете отражение по дебету соответствующего субсчета к счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в корреспонденции со счетом 91 «Прочие доходы и расходы».

В соответствии с трудовым договором заработная плата может выдаваться как в денежной, так и в иных формах, не противоречащих действующему законодательству. В соответствии со ст. 131 заработная плата, выплачиваемая работнику в неденежной (натуральной) форме не должна превышать 20% общей суммы его заработной платы.

Сальдо по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда, как правило, кредитовое и отражает задолженность организации перед работниками по оплате труда и другим выше указанным платежам.

В соответствии с налоговым законодательством Российской Федерации выплаты и иные вознаграждения, начисляемые работодателями в пользу работников, как правило, являются объектом налогообложения по налогу на доходы физических лиц. В соответствии с п. 1 ст. 226 Налогового кодекса Российской Федерации организация, от которой работник получил доход, обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет сумму налога на доходы физических лиц. Налог на доходы физических лиц удерживается из начисленной заработной платы и отражается записью:

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»,

Кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Действующим законодательством предусмотрены различные виды начислений не подлежащих налогообложению по налогу на доходы физических лиц например: вознаграждения донорам за сданную кровь; алименты, получаемые работников организации; суммы единовременной материальной помощи и ряд других доходов физических лиц.

Удержания из заработной платы работника в счет погашения материального ущерба, причиненного организации, в бухгалтерском учете отражается по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции со счетом 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Удержания из заработной платы работника в пользу иных лиц отражается записью: дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами. Удержания из заработной платы можно подразделить на два вида: обязательные (налога на доходы физических лиц, по исполнительным листам в пользу различных лиц); по инициативе хозяйствующего субъекта (в погашение долга работника перед организацией; за ущерб, нанесенный организации; за товары купленные работников у организации и др.).

Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться: для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы; для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях; для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое; при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Существует специальная очередность, установленная законодательством Российской Федерации, требований по взысканию средств с работника. Например, требования по взысканию алиментов относятся к первой очереди.

Аналитический учет расчетов с персоналом по оплате труда организация ведет в лицевых счетах, открываемых ежегодно на каждое физическое лицо, где отражаются все расчеты по оплате труда. Лицевые счета заполняются на основании данных расчетной ведомости. В расчетных ведомостях группируется начисленная сумма оплаты труда в разрезе подразделений организации, что позволяет формировать информацию, необходимую для анализа, планирования и принятия обоснованных решений. Затем, в результате обобщения данных расчетных ведомостей формируют сводную ведомость, которая является источником сведений, необходимых для формирования показателей финансовой отчетности.

Во избежание резких колебаний расходов на оплату труда, организация может резервировать средства на выплату отпускных работникам организации (включая отчисления на социальное страхование и обеспечение). Создавать подобный резерв или нет, хозяйствующий субъект решает сам. Решение о создании резерва на выплату отпускных работникам организации и порядок резервирования средств должны быть предусмотрены в учетной политике. Величина резервируемых сумм рассчитывается организацией самостоятельно. Суммы резервов предстоящих расходов относятся на те счета бухгалтерского учета, на которых должны учитываться резервируемые затраты. Резервирование средств на предстоящие расходы, связанные с выплатой отпускных оформляется записью: дебет 20 «Основное производство» (23, 25, 44 и др.), кредит 96 «Резервы предстоящих расходов».

Для синтетического учета расчетов по взносам на социальное страхование, в Пенсионный фонд, в фонды обязательного медицинского страхования используется счет 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению». При начислении взносов делают следующие учетные записи: дебет счета 20 «Основное производство» или других счетов производственных затрат (23, 25, 26, 29 и др.), кредит счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», субсчета 1, 2, 3 соответственно.

Лекция 16.