Понятие унифицированной системы документации

Основной компонентой внемашинного информационного обеспечения ЭИС является система документации, применяемая в процессе управления экономическим объектом. Под докумен­том понимается определенная совокупность сведений, исполь­зуемая при решении экономических задач, расположенная на ма­териальном носителе в соответствии с установленной формой. Документ рассматривается как специальный знак экономическо­го языка, имеющий единство формы, содержания и материаль­ного носителя и обладающий следующими свойствами:

- полифункциональности, поскольку документ может предназ­начаться для выполнения функций регистрации информации о состоянии элементов и процессов, происходящих в эконо­мической системе, для обработки, хранения этой информа­ции и для передачи ее на расстояние;

- наличия юридической силы, обеспечиваемой присутствием подписей должностных лиц, благодаря которым подтверж­дается достоверность содержащейся в документе информации.

Система документации – это совокупность взаимосвязанных форм документов, регулярно используемых в процессе управле­ния экономическим объектом. Отличительной особенностью си­стемы экономической документации является большое разнооб­разие видов документов, которые можно классифицировать по следующим признакам:

- по степени официальности (документы утвержденной и неут­вержденной формы);

- по отражаемой стадии воспроизводства (производство, торговля и т.д.);

- по уровню управления (государственный уровень, уровень ми­нистерства, уровень объединений, предприятий и организа­ций);

- по принадлежности к определенной функции управления (про­гнозирования, планирования, учета, контроля, анализа, нормирования, оперативного управления и др.);

- по отношению к экономической системе (внешние и внутренние);

- по отношению к ЭИС (не обрабатываемые в системе докумен­ты и обрабатываемые в системе);

- по отношению к задаче (первичные документы, промежуточ­ные и результатные документы);

- по способу заполнения (документы ручного заполнения; полуавтома­тического, при котором часть информации заносится документ автоматически из справочников, а оставшаяся часть с помощью ручного набора на клавиатуре; автомати­ческого получения, осуществляемого с помощью ЭВМ);

- по способу чтения и обработки (документы визуального чте­ния и ручной обработки, машинно-ориентированные документы, машиночитаемые документы);

- по периодичности (годовые, квартальные, месячные и т.д.);

- по срочности (срочные, несрочные).

Существующие системы документации, характерные для не­автоматизированных ЭИС, отличаются большим количеством разных типов форм документов; большим объемом потоков до­кументов и их запутанностью; дублированием информации в документах и работ по их обработке и, как следствие – низкой достоверностью получаемых результатов. Обработка докумен­тов в таких системах занимает более 40% времени работников управления. Для того чтобы упростить систему документации, используют следующие два подхода:

- проведение унификаций и стандартизации документов;

- введение безбумажной технологии, основанной на использовании электронных документов и новых информационных технологий их обработки.

Рассмотрим содержание каждого из подходов. Унификация документов выполняется путем введения единых форм докумен­тов в результате осуществ­ления синтаксической и семантической унификации. Таким образом вводится единообразие в наимено­вания показателей, единиц измерения и терминов, в результате чего получается унифицированная система документации.

Унифицированная система документации (УСД) – это рацио­нально организованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для оптимального управления неко­торым экономическим объектом. По уровням управления, для ко­торых разрабатываются УСД, они делятся на межотраслевые системы документации, используемые на всех предприятиях стра­ны, отраслевые, применяемые только на предприятиях конкрет­ной отрасли, и системы документации локального уровня, т.е. обя­зательные для использования в рамках предприятий или органи­заций.

В настоящее время разработаны следующие виды УСД на межотраслевом уровне:

- стандарты и технические условия;

- проектно-конструкторская и технологическая документация;

- проектная документация по капитальному строительству;

- плановая документация;

- статистическая отчетность;

- первичная учетная документация;

- финансовая первичная и отчетная документация;

- бухгалтерская документация бюджетных организаций и объе­динений;

- организационно-распорядительная документация;

- документация по материально-техническому снабжению;

- документация по ценообразованию и торговле.

Любой тип УСД должен удовлетворять следующим требова­ниям:

- документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС;

- УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система;

- УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи ин­формации;

- УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней;

- всё документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локаль­ных классификаторов.