Документы внемашинной сферы

Документы являются основным носителем информации во внемашинной сфере. Документы в соответствии с функциями управления подразделяются на норма­тивно-справочные, плановые и другие документы условно-постоянной информа­ции, мало изменяемой во времени, и документы оперативной, первичной учетной информации, фиксирующей протекание тех или иных процессов. На рис. 4.8 ука­заны некоторые виды документов той и другой группы.

Документы условно-постоянной информации. Справочники содержат перечень объектов определенного вида (подразделений, оборудования, должнос­тей, профессий, заказчиков и т. п.). В справочнике имеется таблица, в каждой стро­ке которой указан код, наименование объекта и другие его характеристики. В номенклатурно-ценниках, по форме таких же, как справочники, представлена вся номенклатура объектов (на предприятии, в цехе, на складе и т. п.) с указанием единицы измерения и цены за единицу.

Производственные нормативы содержатся в конструкторско-технологических документах. Например, норма расхода материала содержится в маршрутной карте, где отражается технологический процесс изготовления деталей. Календарно-плановые нормативы содержат цеховые нормы задела (в днях) на детали или изделия.

Договора поставщика с заказчиком содержат планы поставок, объемы партий по­ставок. Плановые документы содержат количественные плановые показатели выпуска деталей, готовых изделий и т. п. Организационно-распорядительные документы включают положения, уставы, акты, протоколы, постановления, приказы и др.

Документы учетной информации. Приходно-расходные документы содер­жат учетные данные по отгрузке или отпуску товаров и материалов, а также по­ступлении изделий (на склад, в цех и т. д.). Это – накладные, приходно-расходные ордера, карточки складского учета, ведомости инвентаризации и другие документы.

Данные о выполнении плановых показателей отражаются в план-графиках, отчетах, статистических сводках. Система показателей определяется уровнем планирова­ния. Показатели выполнения плана на уровне подразделения (участка) служат не только для отчета, но и для целей регулирования и управления. Платежные пору­чения отражают факт оплаты поставленной продукции заказчиком.

Извещения об изменении нормативно-справочной информации предназначены для корректировки информационной базы, поддержания ее в актуальном состоя­нии. Например, они содержат изменения по номенклатуре деталей, товаров, изме­нения в названиях, кодах, изменения цен, тарифов, норм и других показателей.

Общая характеристика документов. Все документы характеризуются наименованием, отражающим содержание документа, и формой, определяющей структуру документа.

По характеру возникновения документы делятся на первичные, содержащие ис­ходные данные, и производные, содержащие результаты обработки информации других документов. По роли в общей технологии обработки данных документы деляются на:

– документы, используемые для первоначальной загрузки внутримашин­ной ин­формационной базы (вся нормативно-справочная и другая условно-постоян­ная информация);

– документы для ввода оперативной (учетной) информации;

– извещения об изменении, периодически поступающие для корректиров­ки ра­нее введенной информации и поддержания внутримашинной информа­ционной базы в актуальном состоянии;

– запросные документы, содержащие условия поиска данных, и документы, ини­циирующие выполнение задач.

Форма документа. Документы оформляются и заполняются в установ­ленном порядке. Каждый документ имеет постоянную часть, которая опреде­ляется фор­мой (макетом). Форма документа отображает структуру информа­ции, содержа­щейся в документе, и определяет состав, название и размещение реквизитов, вхо­дящих в документ. Для выявления структуры информации важны две части – заголовочная (шапка) и содержательная. В шапке обычно содержится код фор­мы, указано название (вид) и номер документа, дата за­полнения, общие данные для всего документа. Содержательная часть включает названия реквизитов и место, отведенное для их значений. Содержательная часть может быть простой, когда реквизиты имеют единственное значение, табличной в виде многострочной таблицы с наименованием реквизитов в заголовке колонок и множеством значений реквизита в столбце. Часто документ имеет комбинированную форму. Приме­рами документов с табличной частью являются всевозможные справочники, номенклатура-ценники, плано­вые документы, приходно-расходные документы. Две фор­мы документов, имеющих табличную часть, приведены в табл. 4.3, 4.4, 4.5.

Таблица 4.3