Охорона праці на робочому місці секретаря керівника

Невід'ємним атрибутом робочого місця секретаря керівника став комп'ютер та його периферійні пристрої (принтер, сканер, копір). Однак не можна нехтувати тим фактом, що робота з комп'ютером та іншою офісною технікою спричиняє вплив на організм людини цілої низки несприятливих факторів фізичного, хімічного та психофізіологічного ­ походження, і це може призвести до появи виробничо обумовлених захворювань.

Робоче місце секретаря керівника, розташовується в окремому приміщенні. З огляду на те, що протягом дня секретареві доводиться напружувати органи зору, дивлячись на екран монітора, найбільш придатними для роботи є приміщення з одностороннім розташуванням вікон, причому бажано, щоб площа скління не перевищувала 25-50%. Найкраще, коли вікна зорієнтовані на північ чи північний схід. Це дасть змогу усунути небажану засліплювальну дію сонячних променів. Приміщення для роботи не повинні межувати з приміщеннями, в яких рівень шуму та вібрації перевищують допустимі значення. Облаштування робочого місця секретаря керівника у приміщеннях підвальних та цокольних поверхів, а також і у приміщеннях без природного освітлення взагалі є неприпустимим.

Розташовувати робоче місце секретаря керівника потрібно так, щоб природне світло падало збоку, бажано зліва, а екран монітора встановити перпендикулярно до стіни з вікнами. Площа одного робочого місця секретаря має ста­новити не менш як 6 кв.м, а об’єм — не менш як 20 куб.м. Робоче місце необхідно розмістити на відстані не менше одного метра від стіни з вікнами, а також таким чином, щоб струмені повітря від кондиціонера чи пристроїв припливно-витяжної вентиляції не потрапляли безпосередньо на працівника.

Меблі (стіл, стілець) мають бути зручними, облад­наними спеціальними регуляторами, що дають мож­ливість враховувати антропометричні особливості працівника.

Особливу увагу слід приділити конструкції стільця. Він має бути обладнаний підіймально-поворотним ме­ханізмом і регулюватися по висоті та кутах нахилу сидіння і спинки. Для зниження статичного напру­ження м’язів рук необхідно застосовувати стілець з підлокітниками. Останні, як і сидіння та спинка, мають бути напівм’якими.

Найкращою вважається така робоча поза працівника за комп’ютером, за якої кути ліктьових, стегнових та колінних суглобів близькі до 90 градусів

Зони для роботи за комп’ютером та з документами можуть бути об’єднані чи розташовуватися окремо одна від одної.

Встановити на столі монітор доцільно таким чи­ном, щоб його верхній край був розташований на ви­соті очей. Отже, погляд спрямовується вниз — на центр екрана. Оскільки при роботі за монітором найбільш сприятливим вважається нахил голови впе­ред приблизно на 20 градусів від вертикалі (при тако­му положенні голови м’язи шиї найбільш розслаб­лені), то екран монітора також має бути нахилений назад на 20 градусів від вертикалі.

Освітлення в приміщеннях для роботи секретаря керівника має бути суміщеним, тобто недостатнє за нормами природне освітлення доповнюється штучним.

Для штучного освітлення приміщень з комп'ютеризованими робочими місцями належить використовувати загальну систему рівномірного освітлення. Світильники загального освітлення необхідно розташувати у вигляді ліній (суцільних або переривчатих) з боку від робочого місця, паралельно напрямку погляду працівника. Оптимальними є світильники з розсіяним світлорозподілом. Як джерела штучного світла рекомендується застосовувати люмінесцентні лампи, які краще поєднуються з природник світлом, аніж лампи розжарювання, а також дають можливість уникнути засліплювальної дії світла відбитого екраном монітора. Найкраще застосовувати люмінесцентні лампи типу ЛБ, оскільки вони мають найвищу світловіддачу.

Робоче місце секретаря керівника рекомендується оснастити пюпітром (оригіналотримачем), який прикріплюється біля екрана монітора. Це дасть можливість значно зменшити напруження м’язів шиї та очей при переведенні погляду з оригіналу на екран і навпаки.

На робочих місцях секретаря керівника іноді додаткове встановлюють світильники місцевого освітлення. Як джерела світла в них можуть бути застосовані лампи розжарювання, хоча перевагу все ж таки слід надавати люмінесцентним лампам.

Основні шкідливі та небезпечні виробничі фактори:

- небезпечне травмування;

- пожежна безпека;

- психофізіологічні навантаження;

--несприятливі фактори фізичної природи – електростатичні поля, електромагнітні випромінювання широкого спектра частот;

- висока напруженість зорових функцій;

- специфічні чинники ризику;

- інші фізичні та хімічні чинники:

- підвищене значення напруги в електричному ланцюгу, замикання якого може статися через тіло людини;

- підвищений рівень статичної електрики;

- підвищена напруженість електростатичного поля;

- джерела світла високої яскравості;

- підвищені рівні ультрафіолетового випромінювання;

- недостатнє освітлення на робочому місці;

- підвищений вміст у повітрі робочої зони шкідливих речовин (озону, діоксиду селену, оксидів азоту та вуглецю).

1. Розетка повинна розташовуватися поруч із офісною технікою і до неї необхідно забезпечити вільний доступ для швидкого аварійного відключення машин від електромережі.

2. Розбирати, ремонтувати і чистити офісну техніку дозволяється лише спеціалістам сервісного центру.

Забороняється:

встановлювати офісну техніку:

- у приміщенні з поганою вентиляцією;

- у зоні значного руху повітря (поблизу кондиціонерів та приладів припливної вентиляції);

- у недостатньо освітленому приміщенні;

- у місцях з прямим потраплянням сонячних променів на офісну техніку;

- на нестійкій горизонтальній основі та в місці, де може виникнути вібрація;

- у приміщенні з дуже низькою чи дуже високою температурою і вологістю

(підвищена вологість призводить до появи роси на фото циліндрі ксерокса, принтера, сканера);

- ставити на офісну техніку важкі речі;

- розміщувати поблизу офісної техніки намагнічені предмети;

- користуватися легкозаймистими аерозолями;

- знімати з офісної техніки частини корпусу.

ВИМОГИ БЕЗПЕКИ ПЕРЕД ПОЧАТКОМ РОБОТИ НА ОФІСНІЙ ТЕХНІЦІ:

1. Перевірити і відрегулювати освітленість робочого місця.

2. Увімкнути витяжну вентиляцію.

3. Оглянути копіювальну машину та іншу офісну техніку, перевірити міцність закріплення частин корпуса, справність запобіжних пристроїв, візуально перевірити наявність та справність захисного заземлення техніки.

4. Протерти предметне скло у ксероксі, сканері та монітор у ПК, кришку ксерокса, сканера м'якою ганчіркою, злегка зволоженою мийним засобом, а потім ретельно витерти сухою ганчіркою.

5. Під час підготовки офісної техніки до роботи необхідно дотримуватись таких правил:

- не вмикати техніку в розетку разом з іншими електричними приладами;

- пил з пластмасових поверхонь стирати лише злегка зволоженою ганчіркою;

- застосовувати спирт та інші розчинники забороняється.

6. Електрокабель треба підключити спочатку до техніки, а потім — до розетки.

7. У разі виявлення несправностей повідомити про це керівника відділу, викликати спеціаліста сервісного центру. До усунення несправностей роботу не розпочинати.

ВИМОГИ БЕЗПЕКИ ПІД ЧАС ВИКОНАННЯ РОБОТИ

1. Під час роботи на офісній техніці не можна вимикати машину і відкривати частини корпусу.

2. Перш ніж витягати пожмаканий аркуш паперу з ксерокса або принтера, спочатку необхідно відключити машину від електромережі і зачекати 15-20 секунд.

3. Забороняється:

- працювати без належного освітлення та ввімкненої витяжної вентиляції;

- закривати вентиляційні отвори офісної техніки;

- працювати на машині, яку не під'єднано до системи захисного заземлення;

- допускати до роботи на техніці сторонніх осіб без дозволу керівника;

- виймати папір, що застряг у транспортувальному механізмі, якщо машина не відключена від електромережі;

- залишати ввімкнену техніку без нагляду;

- розташовувати поблизу техніки легкозаймисті та горючі речовини (наприклад, пачки паперу);

- приступати до роботи з вологими руками;

- працювати із сортами паперу, що не передбачені паспортом з експлуатації даної техніки;

- класти будь-які речі або спиратися на техніку;

- штовхати або пересувати техніку під час роботи;

- вимикати техніку, виймаючи електрокабель з розетки (необхідно спочатку

вимкнути машину на пульті керування);

- маніпулювати вузлами та деталями машини, крім тих, що зазначені в інструкції з експлуатації.

ВИМОГИ БЕЗПЕКИ ПІСЛЯ ЗАКІНЧЕННЯ РОБОТИ

1. Вимкнути техніку, витягнути електрокабель з розетки.

2. Вимкнути витяжну вентиляцію.

3. Прибрати робоче місце.

4. Вимити руки з милом.

ВИМОГИ БЕЗПЕКИ В АВАРІЙНИХ СИТУАЦІЯХ

1. У разі раптового зникнення напруги в електромережі негайно вимкнути машину і витягнути електрокабель з розетки.

2. У аварійних ситуаціях, що виникли і висвітлені відповідним кодом на дисплеї,.вимкнути..машину.

3. Якщо при повторному увімкненні дисплей показує ту саму аварійну ситуацію, повідомити її номер спеціалісту сервісного центру.

4. У разі виникнення пожежі негайно повідомити про це телефоном пожежну частину, вжити (по можливості) заходів щодо евакуації людей, гасіння (локалізації) пожежі та збереження матеріальних цінностей; повідомити про пожежу керівника чи відповідну компетентну посадову особу та чергового по об'єкту; у разі необхідності викликати інші аварійні служби (медичну, газорятувальну тощо).

5. У разі нещасного випадку негайно викликати швидку допомогу, повідомити керівника, надати потерпілому першу долікарську допомогу, залишити на робочому місці устаткування в такому стані,
в якому воно було на момент нещасного випадку, якщо це не становить загрози для життя та здоров'я працівників.

Дотримання вищезазначених вимог і рекомендацій з охорони праці дасть можливість секретаря керівника підвищи­ти продуктивність та якість праці, а найголовніше — значно знизити ризик набуття професійно зумовлених захворювань.

Висновок

Підводячи підсумок, я з'ясувала, що завершальним етапом процесу діловодства є підготовка виконаних документів до архівного зберігання. Але спочатку експертна комісія організації має провести експертизу цінності документів. Експертиза цінності документів у діловодстві проводиться при складанні номенклатури справ. Роботу з організації та проведення експертизи цінності документів повинна проводити постійно діюча експертна комісія (ЕК) організації. Перед архівна підготовка справ включає дві процедури: опис та оформлення справ.

Оформлення справи - це комплекс робіт з його переобліку, нумерації аркушів, внутрішнього опису документів. Починається воно з моменту запевнення справи в діловодстві і завершується в процесі підготовки його до передачі у відомчий архів. Опис є обліковим документом і основною частиною науково - довідкового апарату архіву, забезпечує оперативний пошук документів. Опис складається у трьох примірниках: один передається разом із справами у відомчий архів, другий - додається в якості підстави до протоколу засідання експертної комісії, третій - залишається в якості контрольного екземпляра в апараті підприємства.

У відомчий архів передаються справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Передача справ здійснюється лише з описів та відповідно до складеного завідувачем архівом графіком, погодженим з керівником структурних підрозділів і затвердженим керівником організації. Разом зі справами до архіву передаються реєстраційно-контрольні картотеки діловодної служби установи.
Організації, повністю перейшли на без паперовий документообіг, мають можливість заощадити значні площі, займані раніше під архівосховища. Автоматизовані технології дозволяють істотно прискорити діловодні операції з підготовки справ до архівного зберігання.

Після закінчення діловодного року виробляється сортування справах всієї бази даних про документи установи, що сформувалася протягом року в процесі реєстрації документів. Дані про документи організації за минулий рік використовуються для складання опису всіх документів, згрупованих у справах. Всередині справи документи розташовуються по порядку надходження. Для справ постійного і довготривалого зберігання такий список документів справи роздруковується у вигляді внутрішнього опису і підшивається на початку справи.

Архівні правила передбачають складання описів справ постійного і довгострокового термінів зберігання. Наявність автоматизованої системи обліку дозволяє скласти подокументно опису, неможливі раніше при традиційної паперової технології зважаючи на їх трудомісткості. Такі опису значно полегшують і прискорюють пошук необхідних документів в архіві, забезпечують їх облік та збереження.

У разі передачі документів на державне зберігання на вимогу архівних органів на основі подокументно описів легко можуть бути сформовані узагальнені описи на справи постійного і довгострокового термінів зберігання.