Експертиза наукової та практичної цінності документів

Експертиза наукової та практичної цінності документів повинна проводитись систематично. Протягом року члени експертної комісії повинні перевіряти правильність заведення справ відповідно до номенклатури. На початку року співробітники структурних підрозділів, відповідальні за формування та зберігання справ, проглядають та відбирають документи для подальшого зберігання, а за термінами зберігання, що закінчилися, - для знищення.

Члени експертних комісій перевіряють правильність проведення цієї роботи. При цьому вони повинні проглядати не тільки описи та акти про визначення справ до знищення, але й обов'язково посторінково перевіряти найбільш важливі справи й документи, термін зберігання яких викликає будь-які сумніви.

Правильне визначення цінності документів вимагає знань історії суб'єкта, його функцій, завдань, структури, інформаційних зв'язків з іншими організаціями, системи діловодства.

Експертиза цінності документів ґрунтується на відпрацьованих теорією та практикою архівної справи принципах історизму, комплексності та всебічності оцінки документів і критеріях створення, змісту та зовнішніх ознак документів.

Конкретні терміни зберігання документів встановлюються за допомогою спеціально розроблених та затверджених архівними суб'єктами переліків документальних матеріалів із зазначенням термінів зберігання різних категорій документів.

Архівними об'єктами розроблені типові переліки. Вони встановлюють терміни зберігання документації, типової для більшості суб'єктів, і відображають загальні функції та питання їх діяльності (керівництво, контроль, планування, облік, звітність, фінансування, організація праці, постачання і збут продукції та ін.).

В процесі проведення експертизи може бути використано декілька видів типових переліків:

1) типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших суб'єктів із зазначенням термінів зберігання;

2) документів, що підлягають зберіганню в державних архівах;

3) науково-технічної документації, що підлягає зберіганню в державних архівах.

Слід зазначити, що типові переліки не можуть повністю охопити всю документацію різноманітних галузей. Тому на базі типових переліків міністерствами і відомствами розробляються переліки, що охоплюють документацію суб'єктів їх системи. Відомчі переліки повідомляють найбільш повно і систематично про документи, які створюються в процесі діяльності відомчої системи. Тому, якщо є відомчий перелік, то його потрібно використовувати при проведенні експертизи в першу чергу і тільки при його відсутності звертатись до типового переліку.