Експертиза цінності документів

В процесі діяльності суб'єктів складається значна кількість документів, цінність інформації яких різна. Переважна частина документів несе інформацію, що має разове значення, після використання якої документи втрачають своє значення. Інші документи містять інформацію, що може знадобитися протягом декількох років. І, нарешті, певна група документів містить інформацію, корисну в наукових та практичних цілях. Такі документи повинні зберігатися постійно.

З економічної точки зору зберігати всі документи недоцільно, оскільки для них потрібні великі приміщення, обладнання, штати спеціальних працівників. Та й знайти потрібний цінний документ в такій кількості паперів буде дуже важко, тому систематично проводиться експертиза цінності документів -визначення політичного, народногосподарського, соціально-культурного та іншого значення документів з метою відбору їх на державне зберігання або встановлення термінів їх зберігання. Експертиза цінності документів проводиться в декілька етапів, починається в поточному діловодстві та закінчується в державному архіві.

Першим етапом визначення цінності документів можна вважати складання номенклатури справ, коли попередньо визначаються терміни зберігання документів, що складаються.

Вдруге експертиза цінності вже самих документів проводиться при підготовці документів для здачі їх в архів суб'єкта.

Втретє знову уточнюється цінність документів при передачі їх на постійне зберігання з архіву установи в державний архів.

Експертиза цінності документів в суб'єктах проводиться під керівництвом експертної комісії (ЕК), яка діє постійно. У великих суб'єктах зі складною структурою діють центральні експертні комісії (ЦЕК), які об'єднують та координують роботу експертних комісій структурних підрозділів. Порядок організації праці ЦЕК (ЕК) та їх функції визначені в "Основних правилах роботи відомчих архівів". Експертна комісія формується наказом керівника із числа найбільш кваліфікованих працівників, які мають великий досвід роботи та добре знають дану галузь, а також завідуючого канцелярією, відомчим архівом та керівника бухгалтерії.

До складу ЦЕК входить представник суб'єкта державної архівної служби. Головою комісії призначається один з керуючих працівників суб'єкта.

До основних завдань ЦЕК (ЕК) входить:

- розгляд проектів номенклатури справ суб'єктів та його структурних підрозділів;

- відбір документів на зберігання та знищення;

- розгляд описів справ постійного зберігання та описів справ тимчасового зберігання (більше 10 років), в тому числі і по особовому складу;.

- розгляд актів про визначення документів, призначених для знищення, та справ, термін зберігання яких закінчився;

- підготовка та внесення на розгляд експертно-перевірочних комісій пропозицій про встановлення та зміну термінів зберігання документів;

- участь в підготовці та розгляді проектів нормативно-методичних матеріалів з діловодства та архівної справи; типових та зразкових номенклатур справ; перелік документів із зазначенням термінів зберігання, інструкцій з діловодства та ін.;

- проведення інструктажу, консультацій, методичного керівництва та контролю за діяльністю ЕК структурних підрозділів і ЕК підвідомчих суб'єктів.

Експертні комісії є колегіальними органами, їх засідання протоколюються. Протоколи підписує голова та секретар комісії і затверджує керівник суб'єкта.