Разработка и изготовление бланков

При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Положения данного ГОСТа необходимо соблюдать.

Для государственных органов и органов местного самоуправления в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 №149-ФЗ
«Об информации, информационных технологиях и о защите информации» обязательно использование положений «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 и Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

В этих нормативных документах, в частности, указано, что бланки организационно-распорядительных документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов, независимо от того, подлежат или не подлежат передаче на государственное хранение документы организации. Реквизиты на бланке печатаются в одну краску, преимущественно черную. Возможно использование других цветов в бланках, что позволяет зрительно отличить подлинник документа от размноженного, ксерокопированного экземпляра.

Несмотря на то, что при разработке бланков необходимо соблюдать положения ГОСТа Р 6.30-2003, требования к бланкам документов возможно конкретизировать в распорядительных документах организации, инструкции по делопроизводству и правилах оформления документов. Главное, чтобы эти требования не противоречили стандарту.

Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа.

Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации
от 27 декабря 1995 г. № 1268 с изменениями и дополнениями
от 08 июня 2001 г., 14 декабря 2006 г. «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

При изготовлении бланка организационно-распорядительного документа необходимо определить:

· какие документы будут создаваться на этом бланке (все (кроме писем) или какой-нибудь конкретный вид документа);

· кто будет является автором документа, создаваемом этом бланке;

· как будут располагаться реквизиты на бланке.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам:

· расположению реквизитов;

· по автору документа;

· виду документа.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков:

· угловой;

· продольный.

В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на:

· бланк организации;

· бланк структурного подразделения;

· бланк должностного лица.

В зависимости от вида документа бланки подразделяются на:

· общий бланк;

· бланк письма;

· бланк конкретного вида документа (кроме письма).