Межстрочный интервал

Кафедра ИнОУП

Лабораторная работа №1

Освоение элементарной деятельностной компетенции «Разработка бланков документов»

Цель работы – закрепить полученный на лекционных занятиях необходимый минимум теоретических знаний в области подготовки бланков документов и отработать практические навыки, необходимые для разработки бланков документов. Предполагается закрепление знаниевых компетенций студентов, сформированных на лекционных занятиях и освоить элементарную деятельностную компетенцию «Способность разработать бланк документа».

Общие сведения

Бланк документа - это стандартный лист бумаги с реквизитами идентифицирующими автора официального документа.

Применение бланков сокращает время на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления.

Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако, при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Формат бланков.

Формат - это линейные размеры (длина и ширина или высота) печатной формы, листа бумаги, выраженных в метрических или типометрических единицах.

Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа.

Для их изготовления используется два основных формата бумаги А4 и А5 - допускается также использование бумаги форматов А3 и А6. Форматы бумаги имеют следующие размеры (в мм):

· А3 - 297 х 420;

· А4 - 210 х 297;

· А5 - 248 х 210;

· А6 - 105 х 148.

Поля бланков

Поле - это свободная от письма, печати полоса вдоль и поперек края листа бумаги.

ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает минимальные размеры полей на документе, изготовленном как на бланке, так и на обычной бумаге (в мм):

· левое - не менее 20;

· правое - не менее 10;

· верхнее - не менее 15;

· нижнее - не менее 20.

Шрифт

Шрифт - это комплект литер с буквами того или иного алфавита и всеми относящимися к нему знаками и цифрами.

Если документ составляется на компьютере, то при его подготовке рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word (программный продукт корпорации Microsoft Corporation) версии от 6.0 и выше. При печатании текста исходя из эргономических требований следует использовать шрифты, приближенные по размеру к шрифту пишущей машинки. Рекомендуется использовать шрифты: Times New Roman Cyr (Times New Roman) размером 13, 14, 15 или 12 для оформления табличных материалов и Arial размером № 12, 13, 14.

Межстрочный интервал

Межстрочный интервал, или интерлиньяж, - это расстояние между строками в абзаце.

При подготовке документов в текстовом редакторе Microsoft Word расстояние по вертикали указываются в межстрочных интервалах или в пунктах:

· одинарный интервал - 12 пт;

· полуторный интервал - 18 пт;

· двойной интервал - 24 пт.

Текст бланков (и сам текст документа) рекомендуется печатать в формате А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее - через один межстрочный интервал.

Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из несколько строк, печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяются друг от друга
1,5-2 межстрочными интервалами. Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.