Двойная запись операций на счетах, ее сущность и значение

Изменения, вызываемые хозяйственными операциями, носят двойственный характер и происходят, как правило, в двух взаимо­связанных объектах бухгалтерского учета.

Каждая хозяйственная операция отражается на счетах бухгал­терского учета методом двойной записи, то есть дважды: по дебету одного и кредиту другого счета.

Хозяйственные операции отра­жаются в бухгалтерском счете систематически в последовательности их совершения, то есть в хронологическом порядке.

Взаимосвязь между счетами бухгалтерского учета называется корреспонденцией счетов. Она выражается записью хозяйственной операции по дебету одного и кредиту другого счета. Счета, затрагиваемые в одной хозяйственной операции методом двойной записи, называют корреспондирующими счетами.

Метод двойной записи характеризуется тремя принципами:

§ отражается дважды;

§ отражается по дебету одного и кредиту другого счета;

§ на обоих взаимосвязанных счетах отражается в одной и той же сумме.

Каждая хозяйственная операция в учетном процессе в целях контроля регистрируется дважды: первый раз она отражается как свершив­шийся факт в хронологической регистрации с документальным подтверждением, а второй раз – в системной регистрации в виде разноски суммы операции по дебетуемым и кредитуемым синтети­ческим и аналитическим счетам.

Запись на счетах бухгалтерского учета производят на основании документов, поэтому все принятые бухгалтерией документы подвер­гают бухгалтерской обработке.

Один из ее этапов – запись корреспондирующих счетов по ка­ждой операции, отраженной в документе. Определение и запись корреспондирующих счетов на документах называется контировкой, а текст, указывающий наименование дебетуемого и кредитуемого счетов и сумму отра­жаемой хозяйственной операции, – бухгалтерской записью (стать­ей, проводкой, счетной формулой).

Бухгалтерские записи составляют на самом документе, кото­рым оформляется хозяйственная операция, в ведомости или журна­ле, куда записывается операция, или на отдельном специальном бланке (мемориальных ордерах).

Для облегчения записей каждому счету присваивается опреде­ленный номер (код), поэтому при составлении бухгалтерских записей указывают не наименование счетов, а их коды (например, код 50 – счет «Касса», код 51 – счет «Расчетные счета» и тому подобное).

При составлении бухгалтерских записей необходимо придерживаться следующей логической схемы:

§ исходя из экономического содержания хозяйственной операции, определить, какие объекты учета и какие счета затрагиваются данной хозяйственной операцией;

§ установить характер затрагиваемых счетов, то есть установить, пассивные это счета или активные;

§ исходя из характера изменений в составе имущества и (или) источников его образования, происходящих под влиянием хозяйственных операций, а также характера затрагиваемых счетов, определить дебетуемый и кредитуемый счета.

По характеру отражаемых данных все бухгалтерские записи делятся на реальные и условные бухгалтерские записи. Реальные записи указывают корреспонденцию счетов для отражения данных о хозяйственных операциях и фактах, приводящих к изменениям в объектах бухгалтерского учета (например, выдана заработная плата из кассы). Условные записи возникают как результат методологии учета, когда в реальной действительности хозяйственная операция не осуществлялась, а запись, указывающая корреспонденцию счетов и сумму записей по этой операции, выполнялась. Например, бухгалтерская запись в части включения расходов по управлению, учитываемых на счете 26 «Общехозяйственные расходы», в затраты на производство не отражает какой-либо реальной хозяйственной операции. Условные записи выполняются как перенос данных с одного счета на другой.

По способу отражения бухгалтерские записи бывают формульными и графическими.

Формульные бухгалтерские записи (или счетные формулы) предусматривают наряду с наименованием корреспондирующего счета указание кода счета, а в большинстве случаев наименование счета вообще не указывают.

Графические бухгалтерские записи раскрывают типизацию корреспондирующих счетов, поэтому они используются в основном при разработке программ автоматизированного учета. Пример графических бухгалтерских записей представлен на рисунке 3.1.

Рис. 3.1 Пример графических бухгалтерских записей

Корреспонденция счетов может выражаться несколькими видами счетных формул. Простейшие счетные формулы выражаются корреспонденцией двух счетов – дебет одного и кредит другого счета. Когда по хозяйственной операции затрагиваются два счета, такие бухгалтерские записи называются простыми.

В финансово-хозяйственной деятельности организации имеют место хозяйственные операции, при отражении которых в учете используется несколько счетов бухгалтерского учета, но при этом может дебетоваться один счет, а кредитоваться несколько, и наоборот, кредитоваться один счет, а дебетоваться несколько. Такие бухгалтерские записи называют сложными. Независимо от количества участвующих счетов в сложной бухгалтерской записи суммы дебетовых и кредитовых оборотов по хозяйственной операции должны быть тождествены.

Пример. Начислена заработная плата персоналу организации в сумме 100 000 руб., в том числе:

§ рабочим по производству продукции – 60 000 руб.;

§ рабочим вспомогательных производств (ремонтный цех) – 15 000 руб.;

§ персоналу аппарата управления организации — 25 000 руб.

По данной хозяйственной операции можно составить три простые бухгалтерские записи:

Дт 20 «Основное производство» – 60 000 руб.

Кт70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – 60 000 руб.

Дт 23 «Вспомогательное производство» – 15 000 руб.

Кт70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – 15 000 руб.

Дт 26 «Общехозяйственные расходы» – 25 000 руб.

Кт70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – 25 000 руб.

А можно выполнить одну сложную бухгалтерскую запись, где будет дебетоваться несколько счетов, а кредитоваться один счет. Такая сложная корреспонденция будет иметь следующий вид:

Дт 20 «Основное производство» – 60 000 руб.

Дт 23 «Вспомогательное производство» – 15 000 руб.

Дт 26 «Общехозяйственные расходы» – 25 000 руб.

Кт70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – 100 000 руб.

В сложной бухгалтерской записи должно быть не менее трех корреспондирующих счетов.

В бухгалтерском учете наряду с методом двойной записи используется и простая (униграфическая) система бухгалтерских записей. Такие записи применяются для обобщения информации о наличии и движении ценностей, не принадлежащих организации, но временно находящихся в пользовании или распоряжении данной организации. Например, материальные ценности на ответственном хранении, арендованные основные средства и тому подобное. Учет таких ценностей ведется по простой системе, и двойная запись здесь не применяется. Например, поступление в организацию материальных ценностей на ответственное хранение отражается в бухгалтерском учете записью

Дт 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение»

Передача собственнику материальных ценностей, принятых ранее на ответственное хранение, отражается в бухгалтерском учете записью

Кт 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение»