Правила оформления документов

О-д текст не только регламентирует ситуацию, но и сам регламентирован (необходимость избежать всяческих неясностей и двусмысленностей в волеизъявлении). Поэтому культурой выработаны и закреплены достаточно жесткие требования к оформлению такого рода бумаг. Регламентирована не только собственно форма (композиция, выбор языковых средств), но и отдельные элементы содержания.

Эти элементы носят название реквизитов (лат. требуемое, необходимое). То есть это предписанный для каждого жанра свой набор необходимых признаков и атрибутов, установленных законом или распорядительным документом. Например, номер документа, гриф учреждения, печать, подпись, имя автора, адресата и т.п.

Совокупность реквизитов и их расположение образуют формуляр документа.

Он может быть создан по трем основным схемам.

1. трафарет стандартных формул, в пробелы между которыми человек вписывает свои данные (доверенность, например);

2. модель (реквизиты, содержательные части расположены в достаточно строгой последовательности, но содержание частей может варьироваться в зависимости от ситуации (заявление, деловое письмо).

3. схема: реквизиты и последовательность частей в значительной степени зависят от изменчивости ситуации и состава участников (объяснительная записка).

Унификация.

Создание документов по определенного рода схемам стало возможным благодаря так называемой унификации. Ее суть – нахождение общих, повторяющихся черт в деловых бумагах, регламентирующих сходные ситуации (обнаружение, вычленение инварианта из множества вариантов). Унификация касается самых разных сторон документа: его структуры, пространственного оформления, языковых конструкций, реквизитов, операций по обработке, хранению, учету.